BOTT Økonomi og HR (ERP)

Presentasjon om: "BOTT Økonomi og HR (ERP)"— Utskrift av presentasjonen:

1 BOTT Økonomi og HR (ERP)
Tromsø 10. november 2016 Programleder Gaute Munkeby red. Geir Sørensen 20. januar 2017

2 Teknisk begrunnelse Behov for systemforenkling er sentralt. Redusere risiko samt skjulte drift/forvaltningskostnader: Bred enighet om ønske om mer standardisering og velge standardløsninger dersom mulig (beste praksis). Eksempel på systemskisse av aktuelle løsninger (NTNU).

3 Juridisk begrunnelse Bakgrunnen for anskaffelsen og overordnet tidsvindu

4 Styringsmålene for programmet
De løsningene som anskaffes skal gi universitetene enklere og mer brukervennlige løsninger samt redusere risiko i fht dagenes systemkompleksitet  Anskaffelsen skal ivareta forretningsområdene økonomi, lønn og HR på en helhetlig måte, herunder prosjektøkonomi, innkjøp og budsjett  Anskaffelsen skal resultere i effektive og standardiserte felles systemløsninger for universitetene  Anskaffelsen skal tilstrebe etablering av felles overordnede prosesser og felles drift, samt samarbeid om forvaltning av løsningene

5 Prosesskartlegging høsten 2015
7 forretningsområder To sentrale formål Utkast underlag til anskaffelsesprosessen Start på langsiktig forankringsprosess 2 sentrale formål: Spørsmål i forstudien: Er prosessene såpass like på tvers av BOTT at en kan og bør gå ut felles med en anskaffelse ?

6 Beskrevet prosesser i fellesskap
ØKONOMIMODELL Felles arbeid i to runder Beskrive felles prosesser Inngå i anskaffelsesgrunnlaget Mye grunnleggende informasjon Status Dagens praksis INNTEKTER OG OPPGJØR PROSJEKT-ØKONOMI BUDSJETT BESTILLE OG BETALE LØNN delprosesser HR flere prosesser

7 Prosjektmetodikk Basert på Difis rammeverk

8 Innovativ målbasert konkurranse med forhandling
Valg av anskaffelsesmetodikk Innovativ målbasert konkurranse med forhandling Anskaffelsen skal baseres på målbasert konkurranse. både anbudsunderlag og evaluering skal utformes slik at tilbyderen som i best mulig grad oppnår høyest grad av måloppnåelse med sine løsninger og beskrivelser, får høyest score i konkurransen (kvalitetsdelen). Evalueringskriteriet vil være å evaluere i hvilken grad og hvordan løsningene bidrar til best måloppnåelse og best bidrar til underlagets prosessbeskrivelser.

9 Anskaffelses prosjektet
Organisering av ERP-prosjektet frem til Styringsgruppe Prosjektleder Anskaffelses prosjektet Leveranseansvar: At det etableres kontrakter som erstatter eksisterende med tilhørende anskaffelsesprosess

10 Utover våren og sommeren 2016 dukket det opp spørsmål av typen
Hvilke effekter ser vi av en slik anskaffelse ? Hvilke gevinster kan en se for seg å kunne ta ut på sikt ? Hvordan bør BOTT organiseres på sikt for å kunne forvalte løsningene fremover ? Hvordan forholder vi oss til andre statlige tjenesteleverandører som f.eks DFØ ? Hvor like skal vi egentlig være i fht prosessene fremover, og hva vil det si i praksis ? Er vi èn eller 4 kunder, evnt 5 med UNINETT ? Hva vil det kreve av en samarbeidsavtale ? Hvordan involverer vi linjene på en god måte ?

11 Organisering av ERP-prosjektet frem til 1.10.16
Januar 2016 September 2016 Styringsgruppe Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektleder Anskaffelses prosjektet Anskaffelses prosjektet ?? Leveranseansvar: At det etableres kontrakter som erstatter eksisterende med tilhørende anskaffelsesprosess Leveranseansvar: At det etableres kontrakter som erstatter eksisterende med tilhørende Anskaffelsesprosess + utrede rammer for prosjektet

12 Anskaffelses prosjektet
Organisering av ERP-programmet Styrene Styrene Styrene Styrene Eier Styringsgruppe Programleder Programkontor Anskaffelses prosjektet OU-prosjektet Leveranseprosjekt Leveranseansvar: At det etableres kontrakter som erstatter eksisterende med tilhørende anskaffelsesprosess Leveranseansvar: At løsningene konfigureres, testes og innføres på en hensiktsmessig måte Tett samarbeid med leverandør Leveranseansvar: Løpende avklaringer i av rammer for anskaffelsen

13 Organisering av ERP-programmet – sentrale ressurser pt
Styrene Styrene Styrene Styrene Kjell Bernstrøm(UiB) Dir på hvert BOTT Prosjekteier Øk dir på hvert BOTT Personal dir (NTNU) IT-sjef (UiT) IT-strategiress (UiO) Kjetil Skog (UiB) Ingvild I Larsen (UiB) Ellen Gravklev (UiO) Kristian Rikvold-Jess (UiO) Amy Strand (UiB) Per Bruvold (UiB) Styringsgruppe Helle Solvang (UiO) Marit Brennset (UiO) Gaute Munkeby Programleder Programkontor Ottar Sylte Geir Sørensen (UiT) Marte Holmemo (NTNU) Camilla Kuhlmann (UiO) Kirsti Aarøen (UiB) Anskaffelses prosjektet OU-prosjektet Leveranseprosjekt Linje - Faggrupper og IKT Linjeledelse Prosesseiere Linjeledelse, IKT og ERP-BOTT (mottak)

14 Leveranseprosjektet med leverandørens organisering
Leverandørens ressurser Funksjonelt IKT Test Konvertering Opplæring Mottak (ERP-BOTT) Funksjonelt IKT Test Konvertering Opplæring Kundens ressurser

15 Faser i programmet Når løsningen(e) er
ferdig konfigurert og testet (oppstartsdag) Når løsningene er akseptert og satt i ordinær drift /forv (leveringsdag) Når kontrakt er signert Anskaffelsesfasen (Anskaffelsesprosjektet) Leveransefasen Mottaksfasen Drift og forvaltningsfasen OU-fasen (OU-prosjektet)

16 Det skjer delvis parallelt
Anskaffelsesfasen (Anskaffelsesprosjektet) Leveranse og mottaksprosjektet Leveransefasen Gevinst- realisering Mottaksfasen Leveransefasen Gevinst- realisering Mottaksfasen OU-fasen (OU-prosjektet) Drift og forvaltningsfasen

17 Leveranser fra anskaffelsesprosjektet
Datainnsamling (behov, krav mm) Underlag for leverandørkonferanse Leverandørkonferanse, gjennomføring Kvalifikasjonsgrunnlag med relevante dokumenter Konkurransegrunnlag med relevante dokumenter Mottak av tilbud Gjennomføring av forhandlinger Evalueringsrapport og innstilling Underskrevet avtale/-r Overlevering av avtaleverk til ERP-BOTT Avslutning av konkurransen

18 Leveranser fra OU-prosjektet
Avklarer rammene for anskaffelsesprosjektet, underlag for beslutninger i ledelsen Hvordan jobber BOTT i fht andre sammenlignbare virksomheter ? (GAP-analyse) Hvordan ser vi for oss å innføre løsningene; serielt, parallelt ? Hvordan bør mottak og bestillerapparatet (forvaltningsapparatet) se ut på sikt ? (ERP-BOTT) Utarbeide samarbeidsavtale mellom BOTT-ene Skal det signeres 1 eller 4 / 5 avtaler ? (Uninett) Hvor like skal BOTTene være mht prosesser ? (prinsipper for standardisering, konfigurering og spesialtilpasninger) Effekt- og gevinstplaner og gevinstavtaler Utarbeide plan for pilot og utrulling av løsninger til de forskjellige BOTT-er

19 Mot et helhetlig målbilde
«Bytte av dagens IT – løsninger gir i seg selv ikke de store gevinstene» De store gevinstene er knyttet til nye arbeidsformer (felles standard arbeidsprosesser) modeller å organisere seg på (forvaltning) For å kunne hente ut gevinster av en systeminvestering: arbeidsprosessene bør være relativt like (ble konkludert med i forstudien) understøttes av felles helhetlige IT-løsninger velge felles skalerbare driftsløsninger Videreføre og utvide det samarbeidet realisert gjennom BOT/BOTT mot nye felles mål.

20 Kjernen av det vi går mot…
Selv-betjening Standard Data - integrasjon Fleksibilitet Kjernen av det vi går mot… Formålet: Styrke universitetenes evne til å levere administrative og tekniske tjenester som støtter opp om organisasjonens primærvirksomhet med utgangspunkt i størst mulig grad av Standard produksjonsprosesser Felles forvaltning og systemer Systemforenkling Kvalitet i tjenestene innen: Økonomistyring (fra budsjettering til regnskapsrapportering) rett oversikt til rett nivå HR (fra rekruttering til avslutning) rett person med rett lønn til rett tid Innkjøp (fra bestilling til betaling) rett vare til rett pris Mulige gevinster: bedre oversikt, høyere brukertilfredshet, stordriftsfordeler, effektiv ressursbruk Målet: BOTT kjerneløsning med BOTT forvaltningsapparat.

21 Steg i utviklingen av BOTT-samarbeidet
BOTT v1 er noe annet enn dagens samarbeid. ERP-BOTT MÅ kunne utvikle seg til et felles forvaltningsapparat for sektoren.

22 Overordnet videre prosess i programmet
Lande rammene for anskaffelsen (krever at det utarbeides diverse beslutningsunderlag for ledelsen) Videre håndtering av DFØ Fremtidig organisering av BOTT (fra BOT til BOTT) Framtidig forvaltningsmodell Hvem er kunden ? (antall avtaler) Hva er ambisjonene i fht effekter og gevinster på ml lang og lang sikt ? Oppgradere konkurransegrunnlaget i hht dette Møter med markedet for å teste ut ulike hypoteser Ferdigstille konkurransegrunnlaget Utlyse konkurransen(-e) Evaluere tilbud – 2017/18 Innstille leverandør(er) Signere kontrakt Oppstart av Innføringsprosjektet/-ene Innføring og overtagelse av linja/-ene (ERP-BOTT) – 2019

23 Risiko Får vi landet de overordnede rammer for anskaffelsen ?
Får vi involvert linjene på en hensiktsmessig måte i fht innføring ?

24 Anskaffelse / innføring / forvaltning
Prosjektet sett i faser ”HYPE” / stemning Forprosjekt Idè Uforpliktende Lave kostnader Få prioriteringer Alle er enige Kompromisser, kulturforskjeller Anskaffelse / innføring / forvaltning Prioriteringer Kostnader / ressurser Vi har jo egentlig aldri ønsket dette! Vi blir ikke hørt ! Det var bedre før Uenighet Kompleksitet Forsinkelser Bør hvert BOTT gå hver for seg ? Modning Lykkes med leveranser, nye måter å jobbe på Nye muligheter/spinnoffs Gevinster Fornøyde brukere Vil vi dette ? TID