Endelig kartlegging av nåsituasjon Workshop 2 Endelig kartlegging av nåsituasjon

Agenda workshop 2 Rammer og formål Presentasjon av opptegnet prosess fra workshop 1 Identifisering av tidstyver, hindringer og forbedringsområder Gruppen blir enige om prosessoversikt nåsituasjon og mulige forbedringsområder som oversendes til prosesseier

Mål for dagen Bli enige om et felles oversikt over prosessen med prioriterte utfordringer Prosessleder tegner opp prosessen og legger frem gruppens forslag til prioriterte utfordringer for prosesseier Mål satt for prosessforbedringen: Eks Redusere tid Redusere kost Øke kvalitet (brukertilfredshet) [ALB] Skal ikke vi introdusere RPA/årsaksanalyse/gå over tidstyver igjen første? Prosessleder til forbedring (også i tråd med ev mål satt for prosessforbedringen i mandatet eksempelvis spare tid, redusere manuelt arbeid etc)

Ineffektiv bruk av kompetanse Tidstyver Overproduksjon Dobbeltarbeid Unødig overlevering Avbrytelser Overproduksjon: Vi produserer/leverer mer enn det mottakeren umiddelbart har behov for. Gjelder også arbeid som kunne vært unngått i utgangspunktet, eller hører hjemme hos andre funksjoner/enheter Dobbeltarbeid: Samme aktivitet utføres flere ganger, innad i samme enhet, og/eller på tvers av organisasjonen Unødvendige og/eller mange overleveringer av oppgaver. Unødig transport av dokumenter, informasjon, gjenstander, mennesker, osv Stadige avbrytelser, skifte mellom oppgaver og sette seg inn i en sak flere ganger Vente på dokumenter, informasjon, gjenstander, avklaringer, godkjenning, tilganger, systemer, etc. Oppgaver / saker venter på å bli behandlet Unødvendige køer av oppgaver. Skaper ekstra henvendelser, kompleksitet, arbeid med prioriteringer, sortere og holde orden på køene, rapportering, etc. Unødig lager mht. fysiske varer [synes flaskehals skal inn under køer også med tanke på enheter og individer som monopoliserer oppgaver/roller og dermed skaper køer hos dem når arbeid kunne vært distribuert for raskere behandling] Unødig arbeid og omarbeid som skapes som følge av feil i det vi mottar, i egen prosess eller i etterfølgende steg i prosessen Erfaring, kunnskap og kompetanse som ikke blir fanget, delt og utnyttet innad i enheten og/eller på tvers av organisasjonen og prosessene. Ikke «rett person på rett plass», eller manglende opplæring mht. rolle Venting Køer Feil og omarbeid Ineffektiv bruk av kompetanse

Kartlegging av prosessen - Gråpapir og lapper

Gjennomgang av prosessen Vi går gjennom prosessen på nytt Hva er hovedutfordringene slik den ser ut i dag? Beslutte forslag til prosesseier over hvilke utfordringer det er viktigst å gjøre noe med 80% riktig bilde holder... du får ikek 100%  Henge opp prosessstegene, sette opp aktiviteter og utfordringer, justere etter sist - gå prosessen Bli enige om utofrdringer som oversendes til prosesseier

Opptegnet prosess Lim inn tegning fra visio Denne tegningen er produsert etter arbeid fra WS1 og viser arbeidet før kvalitetssikring[ALB]

Kvalitetssikring av nåsituasjon Oppsummer med hvem og hvordan prosessleder har kvalitetssirket prosessen som ble beskrevet i forrige WS

Prosessen etter kvalitetssikring Lim inn oversikt over prosessen etter kvalitetssikring og kommenter eventuelle nye momenter eller innspill fra de personer/grupper prosessleder har snakket med.

Veien videre Prosesseier får våre forslag til godkjenning Workshop 3 – design ønsket situasjon xxx WS 1 dato WS 2 dato WS 3 dato WS 4 dato WS 5 dato