Sameiermøte 2017 Vegamot 8, 29. mars 2017

Agenda Konstituering Godkjenning av årsregnskap 2016 Innkomne saker Valg av møteleder Registrering av frammøtte og evnt. fullmakter Valg av sekretær Valg av 2 personer til å signere protokollen sammen med møteleder Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av årsregnskap 2016 Styrets årsberetning Revisjonsberetning Regnskap Styrehonorarer 2016 Innkomne saker Valg Styreleder for 1 år 2 x styremedlem for 2 år Varamedlem for 1 år Valgkomité for 1 år

Vedlegg til årsberetning 1. Internkontroll ifølge internkontrollforskriften skal alle borettslag og boligsameier ha en rutine for gjennomgang av risiko-områdene vann, brann og el på fellesarealer. Det bekreftes at Sameiet Blomsterenga har et etablert IK-system som Styret arbeider i henhold til. For egenerkæringer: ref. Sjekklister for den enkelte beboer utdelt på Sameiermøtene fom 2014. Listene er også tilgjengelige på hjemmesiden.

Vedlegg til årsberetning 2. Styrets har i året som har gått jobbet med følgende saker Styringssystem og internkontroll Leverandører (kontrakter, vedlikehold av avtaler) Din Vaktmester (vedlikehold sommer/vinter/vaktmester) Renhold fellesareal Heiskontroll Forvaltning, Bonitas Porter Parkering Serviceavtale varmeanlegg, ny avtale Garantisak mot utbygger på fellesareal Gartnerarbeider Utvendig rekkverk fra Gamle Jonsvannsvei

Vedlegg til årsberetning Dugnad EL-bil lading på sameiet Brannvern i sameiet Varmtvannsanlegget for leilighetene Skifte av pakninger i rørskap i leilighetene Løpende vedlikehold, utarbeidelse og oppfølging av vedlikeholdsliste Behandling av henvendelser/saker fra beboere i sameiet Dyrehold i sameiet Velforeningen, service pumpehus Engasjement rundt utbygging Granåsen gård øst/vest

Vedlegg til årsberetning 3. Saker som styret skal jobbe med framover IK perm Leverandøravtaler Oppfølging av vedlikeholdsliste Brannvern i sameiet Behandling av henvendelser/saker fra beboere i sameiet Utbyggingsplaner Granåsen gård øst/vest Løpende vedlikehold

Vedlegg til årsberetning 4. Vedlikehold som er gjennomført i løpet av året Takettersyn Garasjeporter og åpnere Service varmeanlegg, bytte av utslitte deler på varmesentral Service heisanlegg Utskiftning av utvendige lamper/lys Løpende vedlikehold fra vaktmester Behandling av utvendige ståldører Ettersyn utearealer (fast årlig prosedyre) Velforeningen, service pumpehus

Vedlegg til årsberetning 5. Vedlikeholdsplaner framover Gartnerarbeider Takettersyn Behandling av utvendige ståldører Løpende vedlikehold fra vaktmester Service EL anlegg Service varmeanlegg Ettersyn utearealer (fast årlig prosedyre) Tilkomst/kjørebane ved utvendige avfallscontainere (innkjøringen fra WKS) Velforeningen, service pumpehus

2.A Godkjenning av styrets årsberetning Eierforhold Styret Revisor Likestilling Ansatte og arbeidsmiljø Påvirkning av det ytre miljø Sameiets økonomiske resultat i 2016 Forutsetningen om fortsatt drift Vedlegg Internkontroll Styrets har i 2016 jobbet med følgende saker Saker som styret skal jobbe med framover Vedlikehold som er gjennomført i løpet av året Vedlikeholdsplaner framover Sameiermøtet godkjente styrets årsberetning

2.B Godkjenning av revisjonsberetning Sameiermøtet godkjente revisjonsberetningen

2.C Godkjenning av regnskap Resultat Driftsresultat kr 114 Årsresultat (overskudd) kr 19 581 Årsresultatet fordeler seg slik: Leilighetene kr -3 611 Rekkehusene kr 20 623 P-kjeller kr 2 569

2.C Godkjenning av regnskap Noter til regnskapet Note 1 – Anleggsmidler Det ble i 2016 installert kabling for tilkobling av ladestasjoner for bil Samlet kostnad for de 5 garasjekjellerne er kr. 79 620

2.C Godkjenning av regnskap Noter til regnskapet Note 2 – Fordringer Seksjoneierne i Blomsterenga er meget gode betalere og det er sjeldent utestående krav på felleskostnader Av fordringer på kr. 150 135 er kr. 147 398 forskuddsbetalt forsikring for 2017

2.C Godkjenning av regnskap Noter til regnskapet Note 3 – Langsiktig gjeld Det ble i 2015 tatt opp et lån på 650 000 kroner for delvis dekning av kostnader til maling av utvendige kledning på felles boligmasse Lånet har fastrente på 3,5% med 3 års nedbetalingstid Avdrag i 2015 103 361 kr Restlån 31.12.2015: 546 369 kr Avdraget i 2016: 212 834 kr Er fordelt etter sameiebrøken Fremkommer ikke i resultatregnskapet Restlån 31.12.2016 333 535 kr

2.C Godkjenning av regnskap Noter til regnskapet Note 7 – Lønnskostnader Det er i regnskapet satt av 113 000 kroner inkl. arbeidsgiveravgift i styrehonorar for avtroppende styre

2.C Godkjenning av regnskap Noter til regnskapet Note 7 – Lønnskostnader Det er i regnskapet satt av 113 000 kroner inkl. arbeidsgiveravgift i styrehonorar for avtroppende styre Sameiermøtet godkjente styrehonorar for 2016

2.C Godkjenning av regnskap Noter til regnskapet Note 12 – Fjernvarme Regnskap 2016 viser følgende resultat for fjernvarme: Budsjett kr 600 000 Regnskap kr 539 561 Resultat kr 60 439 Det er gjort avsetning for kr 60 439 for fremtidige fjernvarmekostnader

2.C Godkjenning av regnskap Noter til regnskapet Note 13 – Vedlikehold Kostnader for vedlikehold i 2016 var 379 098 kroner mot 1 049 929 kroner i 2015. Kostnadene fordelte seg slik: Drift/vedlikehold uteområder kr. 146 678 Vedlikehold av heis kr. 138 581 Vedlikehold av bygninger kr. 28 999 Pumpestasjonen kr. 24 950 Drift/vedlikehold parkeringskjeller kr. 14 178 Øvrige kr. 25 712 Den store kostnadsreduksjonen til 2016 skyldes maling av ytre kledning på felles boligmasse i 2015

2.C Godkjenning av regnskap Balanse Årets resultat (overskudd) kr. 19 581 overføres til egenkapital som derved økes til kr. 19 919 Det gjøres en avsetning på kr. 60 439 til dekning av kommende fjernvarmekostnader Ingen usikre fordringer Påløpte kostnader er reelle kostnader og ikke anslåtte beløp

2.C Godkjenning av regnskap Balanse Årets resultat (overskudd) kr. 19 581 overføres til egenkapital som derved økes til kr. 19 919 Det gjøres en avsetning på kr. 60 439 til dekning av kommende fjernvarmekostnader Ingen usikre fordringer Påløpte kostnader er reelle kostnader og ikke anslåtte beløp Sameiermøtet godkjente denne disponeringen av resultat for 2016

3. Innkomne saker Styret hadde innen fristen 09.03.2017 ikke mottatt saker for behandling på Sameiermøtet.

4. Valg Styre Valgkomite Revisor Avgående styre Valg av styreleder Valg av styremedlemmer Valg av varastyremedlem Valgkomite Avgående valgkomite Valg av valgkomite Revisor

4. Valg Avgående styre Styreleder Ola Dalby på valg Styremedlem Linda van Dijk på valg Svein Enoksen på valg Svein Hatlem valgt til 2018 Alexander F. Røstum valgt til 2018 Varastyremedlem Stian Eilertsen på valg

4. Valg Nytt styre Styreleder Ola Dalby velges for 1 år Styremedlem Janne Sæther velges for 2 år Svein Enoksen velges for 2 år Svein Hatlem valgt til 2018 Alexander F. Røstum valgt til 2018 Varastyremedlem Stian Eilertsen velges for 2 år

4. Valg Avgående valgkomite Tom Rune Arnsen på valg Helge Lund på valg Sameiermøtet gjenvalgte begge i valgkomiteen

4. Valg Revisor Revisor for 2016 har vært BDO v/ revisor Arve Sunde I flg. Vedtektene tjenestergjør revisor inntil ny revisor velges Sameiermøtet vedtok å ikke skifte revisor.