Arkivsjef Grete Gavelstad ORGANISASJON Kommunens eierstrategi – Dokumentasjonsplikt i interkommunale samarbeid og selskap Arkivsjef Grete Gavelstad

Interkommunale samarbeid og selskaper Offentleglova § 2 angir lovens virkeområder Juridisk vurdering om samarbeidet/selskapet ikke omfattes av offentleglov og dermed ikke pålagt dokumentasjonsplikt iht denne omfattes av offentleglov og dermed kravene om tilrettelegging for innsyn omfattes av både offentleglov og arkivlov og dermed tilrettelegging for innsyn og full arkivplikt med tilhørende bevaring av dokumenter https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16?q=offl Selskapsformen (AS, IKS osv) er uvesentlig, det er punktene under som angir om et selskap er underlagt offentleglov og ev. også arkivplikt Punkter som må vurderes juridisk b)Har selskapet myndighet til å gjøre enkeltvedtak eller lage forskrifter, c)Har det offentlige en eierandel som indirekte eller direkte gir mer enn halvpartene av stemmene i øverste organ d)Har det offentlige indirekte eller direkte rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i øverste organ Selv om bokstav c eller de er oppfylt, er likevel ikke selskaper som hovedsakelig driver næring i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private ikke offentleglova Se aktuell paragraf i sin helhet https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16/KAPITTEL_1#KAPITTEL_1 ORGANISASJON

Dokumentasjonsplikten Ingen dokumentasjons- plikt Dokumentasjonsplikt iht offentleglov Dokumentasjons- plikt iht arkivlov Grønn – ingen dokumentasjonsplikt iht offl eller arkivlov - Sidestilt med privat næringsliv. Behovet for å ha orden i dokumentasjonen er ikke noe mindre selv om det ikke reguleres av det off lovverket. Eiere kan ved opprettelse av selskaper stille krav til hvordan dokumentasjonen lagres for å få ut statistikker, besvare spørsmål fra eierkommuner inkl kontrollutvalg og revisjon. God forretningsskikk bør alltid ligge til grunn i selskapene. Lys blå – for å oppfylle kravene i offentleglova må selskapet journalføre all inn- og utgående korrespondanse. Det må kunne produseres en offentlig journal (oversikt over korrespondansen der eventuelle opplysninger som er unntatt fra offentlighet er skjermet). Dette for at presse, media og allmennheten skal kunne be om innsyn. Selskapets dokumenter må oppbevares slik at disse kan gjenfinnes og leveres ut på spørsmål. Det er ikke likevel ikke krav om bevaring av dokumentene for ettertiden, kun journalen. Bevaringstid anslås til ca 10 år. Det er ikke oppgitt noe i offentleglov om tidspunkt for eventuell kassasjon. Mørk blå – all korrespondanse må journalføres iht kravene i arkivlov og offentleglov slik offentlig forvaltning for øvrig må. I tillegg til de forvaltningsmessige kravene til bevaring av saksdokumenter så skal det tilrettelegges for innsyn, åpenhet og transparens. Dokumentene skal som hovedregel bevares for all ettertid i depot ORGANISASJON

Eksempler Selskaper som driver næring direkte i konkurranse med og på samme vilkår som private vil ofte ikke være underlagt dokumentasjonsplikten i verken offentleglov eller arkivlov Selskaper der det offentlige har mer enn 50% styring over stemmene i øverste organ er underlagt offentleglov og tilrettelegging for innsyn det offentlige har en eierandel som indirekte eller direkte gir mer enn halvpartene av stemmene i øverste organ det offentlige indirekte eller direkte rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i øverste organ Dersom selskaper har myndighet til å gjøre enkeltvedtak er de alltid underlagt både offentleglov og arkivloven Jurister må ofte vurdere hvilken gruppe et selskap/samarbeid havner i. Ikke sjelden kommer to ulike vurderinger fram til ulikt svar. Det viktigste er at det er selskapsformen som avgjør hvilket lovverk som regulerer selskapet, men innholdet i oppgavene og de øvrige punktene i offentleglova § 2. Det er viktig at eiere har dette avklart før selskapene opprettes. ORGANISASJON

Selskaper og samarbeid som ikke reguleres av offentleglova Sidestilles med privat næringsliv God orden i dokumentasjonen viktig selv om det ikke er lovpålagt iht arkivlov eller offentleglov Eierkommuner, kontrollutvalg og revisjon skal kunne utbe og motta verifiserte opplysninger raskt Det skal framgå av selskapsavtale at samarbeidet / selskapet er underlagt offentleglov eller arkivlov eller ingen av dem God forretningsskikk alltid viktig Ingen eier selskapets dokumenter, så IKKE bruk egen Outlook, egne filområder osv. Filer eller papirdokumenter må oppbevares på områder der de er sikre og der alle som skal ha tilgang finner dem (arkivsystem anbefales…) ORGANISASJON

Selskaper som reguleres av offentleglova Interkommunale samarbeid som er underlagt offentleglova har journalføringsplikt iht reglene i arkivlov med forskrift Åpenhet og gjennomsiktighet sikres via innsyn i offentlige journaler eller registre Dokumentene som er journalførte må kunne framlegges ved innsynsforespørsler Dokumentene er ikke omfattet av arkiv- og bevaringsplikt iht arkivlov (!) En kan ikke organisere seg bort fra innsynsretten….. Åpenhet og innsyn skal sikres uavhengig av om det er kommune eller et selskap som har det daglige ansvaret for en oppgave. En må journalføre dokumenter for å sikre innsynsmuligheter for allmennheten. Hvem som helst kan likevel be om det meste dersom et selskap er underlagt offentleglova. Det er nok at en vet en opplysning eller et dokument finnes – presse, media eller andre trenger ikke oppgi referanser eller annet. ORGANISASJON

Selskaper som reguleres av offentleglov og arkivlov Selskapsavtalen skal inneholde opplysninger om følgende Arkivansvarlig Øverste leder alltid ansvarlig. Myndighet kan delegeres – navn eller rolle må framgå Arkivordning og -organisering Kjøpes arkivtjenesten av en av eierkommunene eller drifter selskapet dette selv, valg av arkivsystem, backup-løsninger, publisering av offentlig journal mm Depotløsning Hvilket depot skal eldre/avsluttede arkiver avleveres til Finansiering av arkivuttrekk, digital bevaring for ettertiden og henvendelser om innsyn . Selskapsavtale eller reglement eller andre styringsdokumenter må inneholde opplysninger om arkivplikten og hvordan den ivaretas. Selskaper og samarbeid på tvers av fylkesgrenser – skal Vest-Agders depot eller Aust-Agders depot bevare for ettertiden? Skal eierkommunene eller selskapet betale for utgiftene til å ha arkivene i depot? Dette må avklares ved oppstart av selskapet- ORGANISASJON

Eierkommunenes ansvar i forhold til dokumentasjonsplikten Ha oppdatert oversikt over alle interkommunale samarbeid og selskaper og om de er underlagt offentleglov eller arkivlov eller ingen av dem Påse at alle selskapsavtaler har opplysninger om hvilket lovverk vedr dokumentasjon som regulerer det interkommunale samarbeidet eller selskapet Ved arkivplikt skal det framgå av selskapsavtalen hvilket depot som skal bevare arkivet for ettertiden Oversikt (aktuelt å ha i både eierskapsmelding og arkivplan) ORGANISASJON

Arkivsjef Grete Gavelstad ORGANISASJON Arkivsjef Grete Gavelstad