Gruppe administrativ organisering Gruppa skal foreslå den framtidige administrative organiseringen ved NTNU fra 1.januar 2017. Les mer om hva gruppe for administrativ organisering skal gjøre. Medlemmer: Dekan Anne Kristine Børresen, NTNU (leder) Høgskoledirektør Roar Tobro, HiÅ Høgskoledirektør Inge Øystein Moen, HiG Avdelingsdirektør Gunnar Bendheim, HiST Prodekan Hans Marius Eikseth, HiST Adm. koordinator Liv Alfhild Unhjem, NTNU Adm. leder Hege Ertzaas Fossland, NTNU Ansatterepr. Gry Alterskjær, Forskerforbundet NTNU Ansatterepr. Gunnhild N. Furnes, Forskerforbundet HiÅ Ansatterepr. Iver Johnsen, NTL NTNU Ansatterepr. Kjerstin Tobiassen, Akademikerne HiST Student Ole-Jakob Oosterhof, HiG Student Marte Øien, HiST

Målbilde – hvordan ønsker vi at administrasjonen skal fungere? Samarbeid på kryss og tvers Fokus på primæroppgavene Kvalitet Samhandling: fag og administrasjon Effektiv Proaktiv Teknologiske muligheter Tydelig ledelse Gode prosesser Fleksibel

Dilemmaer i administrativ organisering I første rapport 1.10.2015 drøftes prinsipper som bør kjennetegne en god administrasjon. Moderne administrative tjenester må oppfylle krav til kvalitet og brukernærhet, strategisk evne, effektivisering, teknologi og digitalisering og fleksibilitet. I notatet presenteres også noen dilemmaer, som gruppa mener må avveies når administrasjonen skal organiseres: Standardisering vs. fleksibilitet Sentralisering vs. brukernærhet Enhetlig ledelse vs. fagadministrativ ledelse Linje vs. matrise Generalister vs. spesialister Menneske  – maskin i en kunnskapsorganisasjon IT - Fellesløsninger vs. lokale systemer

Milepæler i arbeidet med administrativ organisering 1. oktober 2015: Om prinsipper for administrativ organisering Innspillsrunde i oktober om alternativer Bidrag til arbeidet med faglig organisering 1. november 2015: Alternativer for faglig organisering Inkludert: vurdering av administrativ organisering Høringsrunde 1. februar 2016: Forslag til administrativ organisering – hovedmodeller Innspillsrunder januar Styret: Administrative konsekvenser av alternativer for faglig organisering Styret: Prinsipper/modeller for administrativ organisering Juni (el. august): Forslag til administrativ organisering for nye NTNU Styret: detaljert forslag om administrativ organisering Grunnlag for bemanningsplaner Forslag til implementeringsplan Høsten 2016: Innplasseringer av ansatte med nye arbeidsoppgaver Fra workshop 20.10.2015.

Forslag skal sendes til rektor 1.februar 2016 Hva det vil omfatte (slik det nå ser ut): Levere underlag for styrets beslutning (trolig i august 2016) Framlegget må være så konkret at en den nye organiseringen kan implementeres i linja 1.1.2017 Organisasjonsstruktur og muligens antydning om størrelse på stabene Prinsipper for delegasjoner og oppgaveplassering på organisasjonsnivåene Roller Analyse i forhold til vurderingskriteriene Føringer for implementeringsarbeidet, f.eks. standardisering av prosesser Hva det ikke vil omfatte (slik gruppa nå ser det): Ikke hvem som skal inn i de nye enheter – verken leder eller medarbeidere Ikke design av standardiserte prosesser Valget av fakultetsstruktur i februar får også betydning. Smal eller bred struktur spiller en rolle for adm. organisering. Ny høringsrunde i mai.

Medvirkningsplan Workshop med ledere, studenter og ansatte på alle nivå i slutten av januar Prinsipper for plassering av oppgaver Arbeidsflyt – prosesser Rollen som prosesseier Involvering av arbeidsgruppene med pålegg om å utvide dem med representanter fra fakultet og institutt Bruke eksisterende fora: Administrativt lederforum Gruppe for fakultetenes koordinatorer Eksisterende matriser Regelmessig kontakten med gruppene under 2 og 3 Høringer i perioden mars – mai

Samspillet mellom arbeidsgruppene under «Sikker drift» og sekretariatet for Administrativ gruppe Leverandører på «bestilling» Respondører - «testførere» på skisser under arbeid Drøftingsarena og rådgiver Lyttepost

Foreløpige prinsipper fra diskusjonene Ikke dekke alle administrative funksjoner på alle nivå Tilpassede organisatoriske (asymmetriske) løsninger Hensynet til campus Ålesund og Gjøvik Lokalt personalansvar Prosesseierskap Digitalisering og standardisering Mobilitet Plassering av administrative oppgaver: Det vil være lite hensiktsmessig å ha administrasjoner som dekker alle funksjoner på alle nivå. For å få enklere arbeidsflyt, unngå dobbeltarbeid og overlapp mellom organisatoriske enheter, må administrative prosesser kunne gjennomføres på tvers av nivåer. Plasseringen kan være på institusjons- og fakultetsnivå eller fakultets- og instituttnivå og i noen tilfeller institusjons- og instituttnivå. Plassering av oppgaven og fullmaktene vil variere med funksjonsområde og oppgavetype. Tilpassede organisatoriske løsninger: Ut fra effektivitets- og kvalitetshensyn bør en åpne for ulike organisatoriske løsninger, bl.a. asymmetriske. Et eksempel er at et stort fakultet ivaretar enkelte administrative funksjoner på vegne av et mindre et stort søsterfakultet. Det at NTNU vil ha campuser på Gjøvik og Ålesund tilsier i seg selv asymmetriske løsninger. Lokalt personalansvar: Administrativt tilsatte som utfører og ivaretar funksjoner ved fakultet eller institutt, bør som hovedregel rapportere til linjelederen for den aktuelle enheten. Dette innebærer at fjernledelse så langt som mulig bør unngås. I store administrative enheter er det naturlig at linjeleder delegerer denne oppgaven. Prosesseierskap: NTNU vil som en stor organisasjon, ha en rekke kompliserte administrative arbeidsprosesser med mange arbeidsoppgaver som gjerne involverer enheter på flere nivå og avdelinger på tvers. For å forenkle og koordinere gjennomgående arbeidsprosesser bør en fastsette hvem som skal ha prosesseierskapet for bestemte administrative funksjoner. Digitalisering og standardisering: Der det er fornuftig ut fra en helhetsvurdering skal NTNU standardisere og digitalisere sin tjenester. Standardisering og digitalisering må ha brukervennlighet i fokus. Mobilitet: For å bygge kultur, øke kompetansen og innsikten om ulike funksjoner og oppgaver bør forholdene legges godt til rette for mobilitet mellom nivåer, avdelinger og campuser f.eks. i form av hospitering, karriereplaner.