Beredskap og krisehåndtering i virksomheten HMS – faglig forum 31.01.17 Eivind L. Rake, SEROS/UiS og HVL tlf. 91336270 eivind.rake@lyse.net

KRISE? Forberede og Håndtere! Oslo og Utøya 220711 Foto Oslo: Scanpix Foto Utøya: REUTERS/Marius Arnesen/NRK/Scanpix Oslo og Utøya 220711

Hvorfor beredskap? Vi tar det for gitt Vi må…. Det forventes => Vi må håndtere «ulykkene» Det etterspørres Vi må være klare den dagen det skjer!

Beredskap og beredskapsarbeid Beredskap; planlegging og forberedelser av tiltak for å begrense eller håndtere kriser eller andre uønskede hendelser på best mulig måte (DSB) Beredskapsarbeid reduserer både sannsynligheten for at en hendelse skal inntreffe og begrenser konsekvensene av en hendelse hvis den først inntreffer

Krisebegrepet KRISE Når ”ledelsen” oppfatter at kritiske verdier truet betydelig usikkerhet tidspress KRISE Begrepsbruk i hht CRISMARt: Se http://www.crismart.org/ CRISMART

Ry/tillit => omdømme Økonomi Ansatte Kritiske verdier truet => betydelig trussel mot viktige verdier i organisasjonen Liv & helse (Miljø) Selskapet Ry/tillit => omdømme Økonomi Ansatte Trussel mot betydelige verdier; Økonomi ( verdier, olje, inflasjon, aksjer..), kan også gjelde den enkelte som mister jobben Samfunnsstrukturer og samfunnsordning (demokrati) Store gevinster Liv og helse Kroner Produksjon/Framdrift i prosjekt Aksjekurs Omdöme Ny regjering => Tsunamien? New Orleans

Krisedefinisjon En krise kan defineres som en hendelse som har potensial til å true viktige verdier og svekke en organisasjons evne til å utføre sine funksjoner  (etter DSB)

Uønskede hendelser Hendelser som avviker fra det normale og har medført eller kan medføre tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier (DSB) Uønskede hendelser utvikler seg ikke alltid slik vi har tenkt når beredskapsplanen ble lagd

Eksempler på uønskede hendelser Lastebil utfor stup Eksplosjon i tunnel Kontorbrann Ulykke på firmafesten Ansatt forvunnet Datahacking Mistet sikker kontrakt Uventet underskudd Korrupsjonsmistanke Underslag Etikkutfordringer Negative presseoppslag Leveranseproblemer – manglende tjenestelevering Misfornøyd kunde Kvalitetsproblemer Kontraktsproblem Myndighetsutøvelse

Utsagn Ved å Identifisere verdiene for virksomheten => Liv og helse, miljø, økonomi, omdømme Identifisere trusler og farer => kartlegge risikoene Planlegge forebyggende tiltak Planlegge beredskapstiltakene vil vi håndtere de uønskede hendelsene og krisene tilfredsstillende

Overordnet mål for beredskapsarbeidet er risikostyring Risikostyring; Det innbefatter alle tiltak og aktiviteter som gjøres for å styre risiko. (Aven) Risikostyring krever systematisk beredskapsarbeid og forberedelser. Grunnlag; De krav eller målsetninger vi har for å opprettholde hele eller deler av virksomheten Risikovurderingene for vår egen virksomhet

Systematisk beredskapsarbeid Mål og rammer Kartlegging Beredskaps-analyse Plandokument Iverksette Evaluering og endring

Mål og rammer Er beredskapens og krisehåndteringens formål å oppfylle kravene? Økonomisk overskudd Kvalitet på beredskapen Dilemma; Balansere økonomi og beredskap Store utgifter til beredskap  Lite energi til beredskap Mål: Bærekraftig beredskap

Kartlegging og analyse – noen moment Hva skal vi håndtere? Risikoanalyse (eks. ROS) og beredskapsanalyse Hvilke av virksomhetens oppgaver skal prioriteres? Individer og organisasjon => fastsette behov for planverk og beredskap (eks. tiltakskort, ressurser, kompetanse og ferdigheter) Hva må/bør vi øve? => hva ønsker vi å oppnå? => når øve?

Beredskapsområdet: Hendelser vi skal ha beredskap for å kunne håndtere HØY 6 9 2 BEREDSKAPSOMRÅDET 7 5 Sannsynlighet 1 4 3 8 LAV HØY Konsekvens

Øvelser Øvelser bedrer evnen til å håndtere uforutsette hendelser Skaff oss erfaringer => bli flinkere til å gjøre det riktige når ulykken skjer Tekniske ferdigheter Press og stress Opptreden Situasjonsvurderinger Beslutningsprosessene Usikkerhetshåndtering Samarbeid og koordinering ………

Teste ut Beredskapen og beredskapsorganisasjonen Endringer i organisasjonen Planverk Utstyr og lokaliteter Metoder Ferdigheter, organisatoriske og individuelle …….. Bekreftelse av egne ferdigheter, de ansattes ferdigheter/kompetanse, planer, prosedyrer osv. Utvikle selvtillit før ulykken virkelig skjer Er vi gode nok? Endringer?

Alle har en plan til de får seg en midt i trynet Mike Tyson Mike Tyson mot John Smith (1987), YouTube

Fallgruber Beredskapsplan for planens skyld => hyllemat «Læring» etter hendelser og øvelser glemmes fort => Vi følger ikke opp

Systematisk beredskapsarbeid ROS-analyse Lovkrav Tidligere erfaringer Beredskapsanalyse Ytelseskrav Dimensjonerende krav Evaluering Beredskapsplan/ Beredskapsordning Opplæring, trening og øvelser Demobilisering og normalisering Håndtering og skade-begrensning Varsling og mobilisering H E N D E L S E

Noen kriseutfordringer for din organisasjon Lite erfaring fra kriser Forstå krisens omfang Hvem eier krisen? Forstå at “andre” må ta over, at hjelp trengs

Hvem tar over??? Når tar “myndighetene” over? Privatisering (out-sourcing) => ingen til å respondere når krisa er her Snu virksomheten (og tankene) fra drift til krise Er beredskapsplanen hyllemat eller et kjent verktøy?

Daglig drift har fokus => hvordan få plass/tid/økonomi til; Planlegging og vedlikehold Øvelse Økonomi (beredskap koster!) Ledelse(til stede) Erfaring Kapasitet Kompetanse Hvordan forberede og dimensjonere håndteringen av en ukjent krise?

Kriseorganisering Strategisk  Operativt  Taktisk Fjern  nær 2 nivå som regel nok => På stedet og på kontoret

Krisehåndtering - kommunikasjon Evnen til god og ryddig kommunikasjon med ansatte, pårørende, media og andre er avgjørende for å begrense skadevirkningene Hva skal man si? Hvordan bekrefte informasjon? Hvem må og bør informeres? Hvorfor skal man si det man gjør? Hvem skal si det? Vær tilgjenglig, tydelig og ryddig Krisekommunikasjon dreier seg i stor grad om å fortelle hva man foretar seg og å vise ansvarlighet, kontroll og empati => holdning!

Hva er beredskaps- og krisehåndteringsforsettene dine for 2017?

Eksempler Avklare Hva gjør jeg når jeg blir varslet om en uønsket hendelse? Kultur Planlegge og gjennomføre tiltak som gir en god beredskapskultur Øvelser Utarbeide øvelsesprogram for alle ansatte Alle øvelser skal være evaluert innen 1 uke

Avsluttende råd Kjenn organisasjonen din => enkeltmennesker Sosialisering er viktig Engasjer og involver toppledelsen => SJEFEN Desentralisert krisehåndtering => selvstendighet Utvikl en «generell» kort plan

Forbered dere på det uventede => progresjon i opplæring, trening og øvinger Tren og øv, tren og øv Følg opp! Gjør noe med det som er påpekes og gjør det fort! => Holdninger er viktig for en god beredskap og krisehåndtering Gå foran med et godt eksempel => vis vei! Beredskapsarbeidet skal aldri ta slutt

Forberedelse til din krise Hvis du visste at det i løpet av de 2 neste årene ville skje en krise der du jobber, men ikke visste hvor det ville skje hva som ville skje når det ville skje hva vil du da gjøre for å forberede deg?

“Overraskelser bør ikke komme uventet” Helge Krogh (1889 – 1962)

CRISMARt: Se http://www.crismart.org/