Webinar - Prosjektarbeid og samhandling Anders Kolstad og Espen Nergaard 20.05.2015

Agenda Bakgunn og bruksområder Hvilke muligheter har vi i Public 360? Demo av løsning Gevinster og oppsummering

Generell prosjektdokumentasjon

Bygge- og oppgraderingsprosjekter

Anskaffelser

Utarbeidelse av kvalitetsdokumenter

Utarbeidelse av strategidokumenter

Budsjettarbeid

Arbeidsområde for forskere

Eksterne prosjektdeltakere Forskere fra andre virksomheter

Hva kan Software Innovation hjelpe med?

Muligheter som finnes i 360 Prosjektentitet i standard løsning 360 Samarbeidsrom for interne deltakere 360 Samarbeidsrom for eksterne deltakere

Prosjektentitet i Public 360 Organisering av saker og dokumenter i et overordnet prosjekt Mulighet for å legge på standard forløp Enkel deling av informasjon og utveksling av dokumenter i en prosjektgruppe For interne deltakere Sharepoint muliggjør enkel deling av informasjon og utveksling av dokumenter i en gruppe uten bruk av e-post eller andre former for oversendelser

360° Samarbeidsrom for interne deltakere Effektiv utveksling og deling av informasjon og dokumenter i prosjekter Opprett en Sharepoint Site / Site collection med knytning til 360 sak/prosjekt  Arkivering av informasjon fra Sharepoint SharePoint-funksjonalitet Delte dokumenter, kalender, gruppediskusjoner, oppgaver, samskriving +++ Kjente 360° webdeler i tillegg til Sharepoint webdeler Skreddersy dine egne arbeidsområder 360° brukere kan umiddelbart logge inn 360° Samarbeidsrom er en modul som sørger for effektiv utveksling og arkivering av informasjon og dokumenter i prosjekter Sharepoint muliggjør enkel deling av informasjon og utveksling av dokumenter i en gruppe uten bruk av e-post eller andre former for oversendelser

360° Samarbeidsrom for eksterne brukere Publisere 360° dokumenter til eksterne Eksterne kan laste opp filer Eksterne kan se 360° webparts Tilgang gjennom FAB – Forms Based Authentication SharePoint genererer automatisk brukernavn og passord som blir sendt på mail

Løsning Prosjektentitet 360 Samarbeidsrom for interne deltakere Forløp Organisering og strukturering av informasjon 360 Samarbeidsrom for interne deltakere Opprettelse av samarbeidsrom for interne SharePoint mal 360 Samarbeidsrom for eksterne deltakere

Lag samarbeidsrom basert på Sharepoint maler fra 360° sak eller prosjekt En bruker jobber i 360° med et prosjekt. Personen registrerer dokumenter, planlegger arbeidet sitt med en forløpsmal, inviterer deltakere etc... Fra fanen «Samarbeidsrom» er det mulig å registrere et Sharepoint samarbeidsrom

Opprette et samarbeidsrom basert på mal Visning av prosjektets arkiverte dokumenter Visning av delte dokumenter i Sharepoint samarbeidsrommet Visning av forløp Visning av prosjekt detaljer

360° Samarbeidsrom - arkiveringsfunksjonalitet Integrerte arkiveringsfunksjoner for alle dokument bibliotek En eller flere filer kan overføres samtidig – som nytt dokument, som vedlegg eller som en ny revisjon Arkiveringen kan automatiseres fra en workflow i SharePoint Hvis dokumentet er arkivert til 360°, så vil dokumentnr vises her Gå tilbake til 360° prosjektet

360° Samarbeidsrom – relevante settinger på Sharepoint dokumentbiblioteket Den som opprettet samarbeidsrommet kan bestemme om dokumentene blir kopiert eller flyttes fra biblioteket til 360° - dette kan endres i ettertid.

Diskusjoner og chat gjennom 360 samarbeidsrom Legg til ny diskusjon. Skriv inn emne og brødtekst Arkivering av chat

Eksempel på oppsett av samarbeidsrom Diskuter Søk etter informasjon Spørreundersøkelse Oversikt over oppgaver

Standard 360 webparts kan gjenbrukes i SharePoint sites

Eksempler på annen Sharepoint funksjonalitet som kan benyttes Tabeller, bilder og koblinger Arbeidsflyt Kalender Kunngjøringer Sjekkliste Wiki-side Kontaktinformasjon Dedikerte lister over dokumenter som møtereferat, notater, logg, prosjektdokumenter o.l.

360° samarbeidsrom for eksterne brukere Eksterne trenger ikke være medlem av ditt AD Kontaktpersoner er kopiert fra prosjektet i 360° til samarbeidsrommet i Sharepoint. Egen administrasjonsside i Sharepoint for å administrere tilgangsrettigheter i arbeidsrommet.

360° Samarbeidsrom - tilgang til eksterne kontakter

Annen praktisk funksjonalitet Søkemuligheter for Samarbeidsrom i 360° Søkbare via Globalt hurtigsøk Abonnere på endringer i Samarbeidsrom Oppsett må gjøres i SharePoint

Gevinster Bevaring av prosjektdokumentasjon Spre bruken av 360 i organisasjonen Ta i bruk god SharePoint funksjonalitet Lage tilpassede arbeidsflater Enklere å samarbeide med eksterne deltakere Bidrar til kunnskapsdeling internt og eksternt

Oppsummering 360° Samarbeidsrom for interne deltakere er inkludert i løsning 360° Samarbeidsrom for eksterne deltakere Lisens: 16 000 kr inkl mva Implementering: estimert 12 timer Drift: 3 alternativer avhengig av totalt antall virksomheter som har avropt modulen – meld interesse til UNINETT S&V: 3 360 kr i året Arbeidsmøter Kartlegge status i dag og mulighetsrom Enkelt oppsett av et samarbeidsrom

Veien videre Tenk på hvordan dere ønsker å strukturere informasjonen i prosjekter Kategorisering av saker og dokumenter, prosjektforløp, eksterne deltakere, ønsket arbeidsflate for prosjektdeltakere etc. Book et arbeidsmøte med Anders Datasheets etc finnes på Community Mulig nytt webinar i andre halvår Basert på tilbakemeldinger Basert på planlagte arbeidsmøter

Send inn deres spørsmål på chatten eller på epost Send inn deres spørsmål på chatten eller på epost. Svarene blir tilgjengeliggjort sammen med presentasjonen