IT-Workshop IT-Workshop Rotary Distrikt 2310 Distriktstrening v/ DICO Per H Thrane-Nielsen (Oslo RK) Høvik skole, Lier

Per H Thrane-Nielsen Utdannelse / Jobb  Bachelor: IT, Fysikk, Kjemi / MBA  Har designet web-løsninger for flere bedrifter / organisasjoner inkl. ANSA  IT-sjef / Konsulent i et par mindre selskap  IT-sjef i PSI / Consafe Logistics  Server / SharePoint Administrator i PGS Privat  Gift, småbarnsfar, hus og hage Rotary  Oslo RK (6 år)  Fadder: Claus Dahl  Har sittet i IT-komiteen og jobbet/strevd mye med WebComputing  Kom inn som DICO under Marianne  Kampsaker: Brukervennlighet / Enhetlig løsning / Samarbeid

Agenda 1.Hva skjer fremover 2.Opplæring / Support 3.E-post 4.Nytt Medlemsnett 5.Web-sider 6.Enhetlig pålogging 7.Annet

1. Hva skjer fremover

Medlemsnett:  Nytt Medlemsnett på luften  Nytt Medlemsnett full drift  Distriktet arrangerer hands-on opplæringsseminar første halvdel av juni 2016 E-post:  DICO resetter passord og fjerner forwarding sommer 2016  Nytt passord sendes CICO når dette utføres Single sign-on:  Høsten 2016 får medlemmer tilgang til alt de skal se ved pålogging via klubbens sider – inklusive web-redigering, medlemsnett, e-post, klubb/komite-arkiv

2. Opplæring / Support

  Feil / opprettelse av web-side:  Andre IT-spørsmål:  Distriktets IT-seminar

3. E-post

 All e-post korrespondanse vi har som følge av de verv vi har i Rotary, bør utføres fra adresse grunnet merkevarebygging.  E-post addressene forblir uendret fra år til år uavhengig av personer.  Ved gode rutiner for vedlikehold av innboksene e-post bli et viktig arkiv som sikrer kontinuitet og forenkler kompetanseoverføring.  E-post generelt er et viktig tilleggsverktøy for kommunikasjon med medlemmer som er uavhengig av tilstedeværelse.

3. E-post  Forwarding (videresending) frarådes grunnet følgende: Samme e-post blir distribuert til flere uten at man vet hvem som tar tak i saken. E-post man selv sender får som avsender, hvilket er viktig for merkevarebygging og e-post konto blir ikke vedlikeholdt og mister fullstendig sin arkivfunksjon.  President, sekretær og CICO bør alle legge kontoen som en ytterligere konto på PC og mobil og innarbeide felles e-post rutiner for oppfølging.  I tillegg til info på finnes nødvendig info om bruk og oppsett av e-post i eget PDF- dokument utarbeidet av DICO.

3. E-post  Passord for alle addresser vil endres av DICO i løpet av sommeren og alle forwarding-adresser fjernes som et tiltak for å få bukt med flere e-post problemer. Nytt passord vil sendes CICO registrert i Medlemsnett.  Om forwarding absolutt ikke kan unngås kan CICO oppdatere dette.

3. E-post: Problemer & ansvar Ansvaret til leverandøren:  Sørge for god oppetid og backup  Minimere spam som slipper igjennom  Forebygge / fjerne svartelisting Vårt ansvar:  Jevnlig vedlikehold av innboksene  Forhindre uautorisert aksess

3. E-post: Bruk av Webmail

3. E-post: Bruk av Outlook

4. Nytt Medlemsnett

4. Medlemsnett vs My Rotary  Medlemsnett er en del av en IT-plattform utarbeidet for klubber og distrikt  Medlemsnett laster opp alle endringer til Rotary International, men Rotary International synkroniserer ikke all informasjon mot Medlemsnett  My Rotary er en flott portal for enkeltmedlemmer levert av Rotary International

4. Nytt Medlemsnett  Dagens løsning er utdatert både hva gjelder hardware og plattform.  Nytt Medlemsnett er “navet” til den nye plattformen som inneholder websider / e-post / arkiv og erstatter dagens innlogging mot alle disse.  Det vil helt sikkert være ting som må endres underveis, men den nye løsningen vil erstatte dagens løsning

4. Nytt Medlemsnett

4. Nytt Medlemsnett: Profil

4. Nytt Medlemsnett: Land

4. Nytt Medlemsnett: Distrikt

4. Nytt Medlemsnett: Distrikt - Klubber

4. Nytt Medlemsnett: Distrikt - Endre

4. Nytt Medlemsnett: Distrikt - Vis

4. Nytt Medlemsnett: Klubb

4. Nytt Medlemsnett: Klubb - Endre

4. Nytt Medlemsnett: Medlemmer

4. Nytt Medlemsnett: Medlemmer - Vis

4. Nytt Medlemsnett: Medlemmer - Endre

5. Web-sider

Web-sider  En av våre viktigste markedsføringskanal  Skal tiltrekke nye medlemmer  Minimer mengden informasjon  Husk jevnlige oppdateringer  Tenk igjennom før man legger ut kontaktinfo Intranet  Delen av web-løsningen som kun er tilgjengelig for medlemmer  Her kan man gjerne ha mye mer informasjon tilgjengelig  Med lansering av nytt medlemsnett som håndterer aksesser blir dette en mye viktigere kanal for medlemskommunikasjon Sammenlikn gjerne med hvorledes ser utwww.rotary.org

5. Web-sider

6. Enhetlig pålogging

 Fra høsten 2016 tar Nytt Medlemsnett over hva gjelder autentisering og aksesskontroll for web, e-post og arkiv.  Man trenger aldri mer å benytte noe annet enn sin egen bruker-konto får å få tilgang til alle IT-tjenester via innlogging på klubbens hjemmeside.  Man trenger imidlertid fortsatt passord til klubbens e-post adresse når man skal legge til denne på PC eller mobil.

7. Annet