E-postE-post Sekretærkonferansen 28. april 2010 Odd Erik Asphaug, Fagforbundets Faggruppe IKT
Arkivering av e-post Professor dr. juris, Jan Fridthjof Bernt på eForvaltingskonferansen: ”Alt som er relevant for en sak skal arkiveres, også e-post, SMS og telefonsamtaler”.
Hvor formelt er e-post? Papirbrev Faks E-post SMS/MMS Telefon Annet
Hva er e-post? Wikipedia: … forkortelse for elektronisk post... er en elektronisk posttjeneste der dokumenter og meldinger blir sendt fra en datamaskin til en annen over et datanettverk. … sendes mellom brukere via e- posttjenere,... på Internettet og er en av de mest brukte tjenestene der.
Uønsket e-post, spam og virus Minst 80% av all e-post er spam, kanskje over 90%. Adressene våre er verdifulle! ”Phishing”, hoax (bløffemeldinger), kjedebrev osv. Virus sprer seg selv i e-post
Skikk og bruk Fagforbundets Kaffekurs: Tar opp ”de 7 dødssynder” og kommer med ”7 botsøvelser”. I tillegg er det stoff om regelverket og øvelser. Veldig bra! Se under fagforbundet.no/ska:
Skikk og bruk Bruk av til-, kopi- og blindkopiadresser. Bruk emnefeltet! Skriv kort og konsist og samtidig fullstendig. Ikke sendt til flere enn nødvendig. Hvordan svare når flere er involvert? –Ikke misbruk ”Svar alle”… –… men utelat heller ikke de som ikke bør utelates Dokumenter som vedlegg? Bruk vanlige høflighetsfraser. Det er også andre måter å kommunisere på.
Hvilket program brukes? Microsoft Outlook er svært vanlig. Outlook er en del av kontorpakken MS Office. Versjon? Antakelig Outlook 2003 eller Outlook 2007 – tipsene gjelder disse.
Outlook 2003 vs. 2007
Tips Hurtigtaster, hurtigtaster, hurtigtaster! Hurtigtaster sparer tid og skuldre/arm. Mange hurtigtaster i Windows er gjennomgående. Hva er de viktigste hurtigtastene i Windows? –Enter, Tabulator, Esc (pluss piler, PgUp, PgDn)? De fleste kjenner til og bruker (?) ctrl+A, ctrl+C, ctrl+X, ctrl+V, ctrl+P Hva med ctrl+Z? Ctrl+Y? F1? F7? De vanskelige brødrene Ctrl+F og ctrl+B Alt+tab Windows-knappen. Hvordan redder Win+M deg når du er på Facebook og sjefen kommer? Hva gjør Win+E?
Tips Hurtigtaster gjør deg ung og vakker! Ctrl+N - ny melding Ctrl+Enter - send melding Enter - åpne (merket) melding Esc - lukk melding (og dialogbokser etc) Ctrl+B - videresend melding Ctrl+R - svar på melding Ctrl+U - marker som ulest Ctrl+1 - bytt til e-post Ctrl+2 – bytt til kalender
Tips Lag signatur(er) Under Alternativer, E-postformat kan du legge til flere signaturer og bestemme hvilke som skal brukes når. Det er mulig å legge inn bilde av for eksempel håndskrevet underskrift.
Tips Følg opp meldinger Sorter ved å klikke på overskrift Bruk Feltvelger (høyreklikk i overskriften) om du vil ha flere kolonner Bruk flagg og tid for oppfølging Avansert søk (crtl+skift+F)
Tips Bruk fraværsassistenten. Du trenger ikke fortelle hvor du er.
Tips Det er enkelt å lage regler
Tips Sende individuelle likelydende melding til flere Man kan flette til e-post fra Word. Lag en ny melding, ”mal”. Ta ctrl+B for hver du skal sende til, så lages nye som du fyller ut. Bruke Outlook-mal.
Tips Kalender La andre få se kalenderen din Merk avtaler du ønsker å skjule som privat Send evt. konfidensielle dokumenter som egen melding utenom møteinnkalling. Legg inn helligdager hvis det ikke er gjort. –Kalenderalternativer, Legg til helligdager.
Tips Rydde i postboksen Ctrl+A merker alle meldinger i en mappe (Delete sletter dem) Klikk og skift+klikk merker til og fra Ctrl+klikk merker en og en melding, evt. fjerner merking. Sorter for eksempel etter avsender Bruk søkemappe ”Store e-postmeldinger” Sjekk særlig Sendte elementer Tøm Slette elementer
Videre studier Microsoft: Videoeksempler, mini-kurs, lesestoff, søk Knowledge group: YouTube, søk for eksempel på Outlook 2003 Facebook! Grupper for MS Office. Twitter
Noe mer før lunsj? Takk for meg! Kontakter, distribusjonslister?