– 1.2 TILBUDSKONFERANSE PØS kl 12.00

Agenda  Kort orientering om Undervisningsbygg og PØS  Tilbudsinnbydelsen  Kvalifikasjonskrav  Tildelingskriterier  Dokumentasjon  Frister og fremdrift  Tilbyder Presentasjon  Spørsmål tar vi til slutt! 2

Om Undervisningsbygg Nøkkeltall  Eier og driver 177 skoler med ca. 750 skolebygg i Oslo  Ca. 1,3 millioner kvadratmeter, elever og ansatte  Bokført verdi - ca. 15 milliarder kroner  Investerer årlig for rundt 2 milliarder kroner  140 fast ansatte og 60 innleide 3

Prosjektavdelingen 4 Prosjekt- direktør Prosjekt- utvikling Rehab 1Rehab 2 Total 1Total 2Total 3 Risløkka Komp.senter Prosjekt- rådgivning Utvikler og prosjekterer Prosjekterer og gjennomfører

Prosjektene  Undervisningsbygg har en rekke ulike prosjekter i størrelsesorden fra underkant av 1 million kroner til opp mot 2 milliarder kroner  Vi utvikler, prosjekterer og gjennomfører investeringsprosjekter i henhold til Oslo Kommunes investeringsmodell.  Prosjekttyper:  Utvikling  Rehabilitering  Ombygging  Tilbygg  Nybygg  Paviljong (Permanente og Midlertidige)  Inventar 5

PØS  Ivareta god økonomistyring og forutsigbarhet i prosjektporteføljen  Brukervennlig og funksjonell løsning, selvforklarende for prosjektleder og andre brukere i oppfølging av prosjektene  Standardløsning, men tilpasninger vil trolig være nødvendig  Styring og oppfølging av både enkeltprosjekter og porteføljen  Oppfølging på totaltall og år  Budsjettoppfølging, prognostisering, rapportering  Kontrakts- og endringsoppfølging  Tilpasset PNS struktur  Fleksibilitet i presentasjon og sammenstilling av prosjektinformasjon og talldata i rapporter (for eksempel presentere prosjekter etter seksjon, avdeling, bevilgningstype, prosjektleder osv.)  Nøkkeltall 6

Teknisk plattform  Teknisk plattform. Pr nå -> utvikling  Servere, klienter  OS/AD (SSO), Databaser  Nettverk  Lokalnett, OK-MAN  Leverandørtilgang  Integrasjon  Sentrale systemer – ITAS  Lokale systemer 7

Tilbudsinnbydelsen  Informerer om  Selve konkurransen  Frister  Kvalifikasjonskrav  Tildelingskriterier  Dokumenter i tilbudsinnbydelsen  Formalia i tilbudet som skal leveres 8

Tilbudsinnbydelsen - kvalifikasjonskrav  Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er minimumskrav for å kunne delta i konkurransen  Hva skal leveres?  Skatte- og avgiftsattester  HMS – egenerklæring  Bruk vedlegg 1 for utfylling  Dokumentasjon om lovlig etablert foretak – firmaattest  Dokumentasjon om kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag  Dvs. leveranse av prosjektøkonomistyringssystem til offentlig/privat byggherre med variert prosjektportefølje bestående av flere aktive prosjekter per år i størrelsesorden fra 1mnok eller høyere.  Bruk vedlegg 2 for utfylling, attester vedlegges.  Dokumentasjon som viser at leverandøren har et tilfredsstillende kvalitetssystem/styringssystem  Dokumentasjon som viser at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet i organisasjonen  Bruk vedlegg 3 for utfylling  Dokumentasjon som viser at leverandøren har økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten 9

Tilbudsinnbydelsen - Tildelingskriterier  Hva blir vektlagt i tildeling av kontrakten?  Pris (30% - 40%)  Her vektlegges blant annet totalpriser, opsjonspriser  Gjennomføringsevne (15% - 25%)  Her vektlegges blant annet prosjektteamets erfaring, roller/bemanning, metodikk for og beskrivelse av gjennomføring, fremdriftsplan  Løsningsforslag (40% - 55%)  Her vektlegges blant annet oppfyllelse av kravspesifikasjonen og kundens behov, standardløsning vs. utvikling.  Inndeling kravtabell  Kravene er gradert i forhold til viktighetsgrad. I evalueringen av tilbyders løsningsforslag vil viktighetsgraden tas med i betraktningen og tilbyders kravoppfyllelse vektlegges. Følgende inndeling er lagt til grunn:  Absolutte krav  Svært viktige krav  Viktige krav  Ønskelige krav 10

Tilbudsinnbydelsen – Dokumentasjon (se punkt 17.2 i tilbudsinnbydelsen) 11 1 Signert tilbudsbrev - Eventuelle forbehold skal fremgå klart av tilbudsbrevet. 2 Skatte og avgiftsattester 3 HMS – egenerklæring 4 Lovlig etablert foretak (firmaattest) 5 Dokumentasjon som viser at tilbyder har kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag 6 Dokumentasjon som viser at tilbyder innehar tilfredsstillende kvalitetssystem 7 Dokumentasjon som viser at tilbyder innehar tilstrekkelig kapasitet i organisasjonen 8 Kredittvurdering/-rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. 9 Statens standardavtale for IT-anskaffelser, kjøpsavtalen 10 Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon, Bilag 1A - Vedlegg til kundens kravspesifikasjon –eksempler, Bilag 1B – Vedlegg til kundens kravspesifikasjon – Referanser tilbudt løsning, Bilag 2 - Leverandørens løsningsforslag – inkl. utfylt tabell bilag 1-kundens Kravtabell 11 Bilag 3 - Kundens tekniske plattform 12 Bilag 4 - Prosjekt og fremdriftsplan 13 Bilag 5 - Testing og godkjenning 14 Bilag 6 - Administrative bestemmelser, Bilag Vedlegg til Administrative bestemmelser 15 Bilag 7 - Samlet pris og prisbestemmelser 16 Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten 17 Bilag 9 - Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen 18 Statens standardavtale for IT-anskaffelser, vedlikeholdsavtalen 19 Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon, Bilag 2 - Leverandørens løsningsforslag - inkl. utfylt tabell bilag 1-kundens kravtabell 20 Bilag 3 - Kundens tekniske plattform 21 Bilag 4 - Prosjekt og fremdriftsplan 22 Bilag 5 - Tjenestenivå med standardisert prisavslag 23 Bilag 6 - Administrative bestemmelser 24 Bilag 7 - Samlet pris og prisbestemmelser 25 Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten 26 Bilag 9 - Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen KVALIFIKASJONSKRAV TILDELINGSKRITERIER

Orientering om frister og fremdrift Tilbudsfrist  22 desember 2011 kl  Innlevering: Fredrik Selmers vei 2, 4 etg. i kundesenteret Tilbudsåpning  22 desember 2011 kl  Ikke anledning til å delta ved tilbudsåpning Tilbyderpresentasjoner  Estimert til uke 4 – 2012 (endret fra uke 3 i tilbudsinnbydelsen) Tildeling  Estimert til uke 6 – 2012 Kontraktsinngåelse  Estimert til uke

Tilbyder Presentasjon  Tenkt avholdt uke 4 – 2012  Gjennomføring vil avhenge av antall tilbydere  Innkalling og informasjon sendes ut en uke i forkant  Tilbyder skal:  Presentere den tilbudte løsningen  Presentasjonen skal holdes av tilbudte ressurser i prosjektet  Tid til rådighet under presentasjonen:  Alle tilbydere får 1 ½ time til disposisjon  Det settes av en ½ time til rigging i forkant av presentasjonen  Selve presentasjonen (powerpoint, lagring av skjermdump etc.) leveres kunden som dokumentasjon.  Eventuelle spørsmål besvares skriftlig (begrenset antall) 13

Spørsmål til tilbudsinnbydelsen og tilhørende dokumenter?  Besvarelse av spørsmål fra tilbudskonferanse legges ut på Doffin  Dukker det opp spørsmål i etterkant av tilbudskonferansen oppfordres det om at disse sendes inn snarlig.  Etterskrift: Det settes frist til 14 desember 2011 for innsending av spørsmål.  Spørsmål samles opp og besvarelse legges ut på Doffin (ukentlig eller oftere) SPØRSMÅL? 14