Innsyn Thor Kvatningen - it-konsulent / Trondheim kommune/byarkivet

Åpen Modig Kompetent Trondheim kommunes motto 2Trondheim kommune

Kommuner er ikke pålagt å legge ut postjournal på nett, men ”alle” gjør det Åpenheten i offentlig forvaltning understøtter idealene om: – Demokrati – Rettssikkerhet – Personvern Kommunen og offentlighet 3Trondheim kommune

Viktig for pressen og allmennheten å ha mulighet til å undersøke og framføre kritikk mot offentlige myndigheter på vegne av fellesskapet Hvorfor 4Trondheim kommune

Sentrale sider ved idealet om åpenhet i forvaltningen. – Rettigheter til å få utlevert dokumenter og opplysninger som forvaltningsorganer har, særlig slike opplysninger som gjelder offentlig myndighetsutøvelse. – Innsynsrett for enhver er etablert i offentlighetsloven § 2 – Parter har innsyn i henhold til forvaltningsloven § 18 – Personer som det er registrert opplysninger om har rett til innsyn etter personregisterloven § 7 Innsynsrett og offentlig informasjon 5Trondheim kommune

Postjournaler – Bygg-, plan- og delingssaker – Postjournal øvrige enheter Politiske saker Innsyn i Trondheim kommune 6Trondheim kommune

Postjournaler – Journal med all post siste 6 måneder Doktype: I, U, N, X – Dokumenter legges ut for Byggesakskontoret (I, U, N, X) Bydrift (I,U) Byplankontoret (I,U) 3 dagers forsinkelse pga. registrering og kvalitetskontroll 700 dokumenter hver dag Innsyn - postjournal 7Trondheim kommune

Historisk materiale fra ca – Tilgjengelig elektronisk etter hvert Skanning pågår Tilgjengelig internt Tilgjengelig i papirform – Ved henvendelse i lesesal Tilgjengelig elektronisk fra 2003 Tilgjengelig via internett fra 2011 Innsyn i byggesaker 8Trondheim kommune

Politiske møtedokumenter – Sakliste – Møteinnkalling – Saksfremlegg Vedlegg – Saksprotokoller – Møteprotokoll Legges ut en uke før møte Tilgjengelig fra 2003 Innsyn - politiske saksdokumenter 9Trondheim kommune

– Søker daglig frem dokumenter Dok U, N, X - status E Dok I - status M, S – Sjekker hoveddokument og vedlegg Dokument finnes og ser normale ut Innhold med tanke på gradering – Kan overprøve gradering Sjekker tittel, brevdato, avsender, kopimottaker – Status settes til ”J” Rutiner ved byarkivet Kvalitetsikring av post 10Trondheim kommune

Søker frem: – Alle dok - 3 dager gamle – Status ”J” – Publiser alle – PDF-konverter alle Publisering av post 11Trondheim kommune

Produseres av sekretariatet Publiseres umiddelbart – Saksliste – Saksfremlegg med vedlegg – Møtedokument med alle saker Publisering av møtedokumenter 12Trondheim kommune

Hvor finner jeg innsynsløsningen 13Trondheim kommune

Bygg, plan og delingssaker 14Trondheim kommune

472 henvendelser om innsyn første halvår 2012 oktober innsynsbegjæringer Innsynskrav 15Trondheim kommune

Personlig henvendelse Bestilling via e-post Ny innsynsak opprettes Aktuell arkivsak oppdateres – Referanse til innsynsaken Innsynskrav besvares innen tre virkedager Innsynskrav – hva skjer? 16Trondheim kommune

Registrerer hvem som har begjært innsyn – Referanse mellom innsynsak og arkivsak Offentlighetsvurdering av dokument – OK – kopieres dokument og legges som vedlegg til svarbrev i innsynsaken – IKKE OK Sladde deler av dokument Gradert dokument – Hvis vi vurderer avgradering sjekkes alltid med saksbehandler og ev. jurist Krav om innsyn 17Trondheim kommune

18Trondheim kommune

Politiske møter og dokumenter papirløse møter 19Trondheim kommune

20Trondheim kommune

Møtekalender 21Trondheim kommune

Historikk – papirløse møter Beslutning tatt for 3 år siden Møtedokumenter produsert av møtesekretærer – Sakspapirer uten vedlegg Sakspapirer behandlet manuelt og trykket av grafisk avdeling – Vedlegg lagt til manuelt Dokumenter lagt ut på hjemmesiden av kommunikasjonsavdeling 22Trondheim kommune

Utfordringer Dokumentmengde – Store dokumenter – Bygningsrådet 1200 sider 500Mb - komprimert til 50Mb Kontroll og klargjøring – Mye håndarbeid Mange feilkilder – Dokumentstatus – Dokument mangler – Dokumentversjoner 23Trondheim kommune

Papirløse møter - Hva ønsket vi å oppnå – Rasjonalisere arbeidet for sekretariatet – Redusere arbeidet for grafisk avdeling – Raskere utsending av sakspapirer Til politikerne Til alle – Lettere å holde oversikt over saksdokumentene – Sikre arkivering av alle møtedokumenter – Muligheter for å skrive egne kommentarer i elektroniske saksdokumenter – Spare papir og dermed også spare miljø og penger 24Trondheim kommune

Dokumenter tilpasset papirløs behandling Justert layout for alle møtedokumenter – Saksliste – Saksfremlegg – Saksprotokoll – Møteprotokoll Skrifttype Calibri Slutt på sakstittel med store bokstaver 25Trondheim kommune

Fra papir til elektroniske møter Dokumentmaler tilpasset Ny innsynsløsning Politikere jobber elektronisk – Har pc / iPad – Laster ned dokumenter manuelt Interaktiv publisering i møte Videostreaming av bystyremøter Elektronisk møteledelse og avstemming 26Trondheim kommune

Papirløse møter - Hva har vi oppnådd – Bedre oversikt over saksdokumenter og vedlegg – Bedre søkemulighet på ”gamle saker” – Politikerne er fornøyde – Adresseavisa er fornøyd – Økt etterspørsel om innsyn i saker – Ett møtedokument for egen forberedelse (markering og kommentarer) – Betydelig redusert tidsbruk og arbeidsmengde for sekretariat og trykkeri – Sikret arkivering av alle møtedokumenter – Redusert kostnader til trykking og porto 27Trondheim kommune Trykkekostnader 2011 Bystyret Bygningsrådet ~ = 0

Ordfører i Trondheim Rita Ottervik 28Trondheim kommune Når Rita er fornøyd Så er jeg fornøyd