Avslutning av arkiv Periodisering Oslo, Kari Remseth 1

Agenda  Definisjoner/begreper som benyttes  Regelverk  Hvorfor og når periodiserer vi?  Omorganisering  Prinsipp for periodedeling  Ulike periodiserings- og bortsettingsprinsipper (Noark)  Fagsystem og periodisering  Eksempel – sammenslåing av kommuner  Sjekkliste ved periodisering Kari Remseth2

Hva er et arkiv?  Arkiv eller et enkeltarkiv er dokumenter laget av, eller kommet inn til, en arkivskaper og samlet som et resultat av dennes virksomhet.  Dokumenter som mottas eller produseres i kommunen/organet  Dokumenterer saksbehandling og vedtak  Spor etter aktiviteter, transaksjoner  Også elektroniske databaser og fagsystemer er arkiv Kari Remseth3

Hva er et elektronisk arkiv?  Et arkiv hvor informasjonen er produsert av et IT-system og lagret i et binært format på elektroniske databærere (medier).  Eksempler på elektroniske arkiver:  Journal- og arkivsystemer, dvs. systemer som styrer arkivering og gjenfinning av saksdokumenter (Noark)  Spesialiserte fagsystemer. Dette er som oftest saks- behandlings-systemer, men de kan også ha integrerte funksjoner for arkivering  Registre og databaser som fungerer som informasjonskilder i saksbehandlingen. Disse kan være felles for hele virksomheten.  Elektroniske arkiver kan bestå av:  Register-/databaseinformasjon (strukturert informasjon).  Tilknyttede elektroniske dokumenter (inn- og utgående brev, notater mm.) Kari Remseth4 Noark-4 og eller Noark-5- standard er krav til elektroniske arkiver

Hva er dokument? ”ei logisk avgrensa informasjonsmengde som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning eller overføring”. Kari Remseth5

Periodedeling/periodeskille  Periodedeling  Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne eller ujevne mellomrom.  Alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor en arkivperiode settes bort samtidig og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet  Arkivmaterialet og journalen deles inn i tidsbolker eller perioder  Overgangen mellom to perioder kalles periodeskille Kari Remseth6

Database Database:  Strukturert samling av søkbar informasjon, lagret på elektroniske medier  Kan inneholde flere arkivskapere Proveniens:  Arkivmaterialets opphav, dvs. hvem som er arkivskaper Kari Remseth7

Regelverk  Arkivforskriften, (§ 2-4 og kapittel III B §§3.12 – 3.17)  NOARK 4 og 5  Fonnes: Arkivhåndboka for offentlig forvaltning, kap. 7.2  Veiledning i periodisering av offentlige arkiver (Riksarkivaren 2006)  Omorganisering i offentlige organer – en veiledning for arkivet (2007)  Det utarbeides nå en veiledning (SAMDOK) i forbindelse med strukturendringen i kommunene – ferdig 2016 Kari Remseth8

Hva skal periodiseres (§2-4)?  Virksomhetens journal og arkiv  Deler av arkivet kan holdes utenfor periodiseringen eller følger andre prinsipper for periodisering. Dette skal i så fall beskrives i arkivplan Kari Remseth9

10 Noark 4Noark 5 Kari Remseth Periodedeling Saksarkiv (fast periodedeling) Personalarkiv Arkivdel:  Ordningsprinsipp  Bortsettings-  prinsipp

 Hvorfor og når periodiserer vi? Kari Remseth11

Hvorfor periodisering?  Påbud i regelverket  Gjøre klar for deponering/avlevering til arkivdepot  Omorganisering – bl.a. kommunereformen  Ivareta proveniensprinsippet  Ny arkivnøkkel  Overgang fra manuell til elektronisk journalføring  Overgang fra papirbaserte - til elektroniske arkiver  Kvalitetssikring Kari Remseth12

Hvorfor periodisering av el arkiv?  Frigjøre plass i databasen  Databasen blir mer håndterlig (responstid, back-up,etc.)  Gjenfinning, søk  Bytte av sak-/arkivsystem uten at data konverteres?  Datakvalitet  Kvalitetssikring Kari Remseth13

Når?  Normal periodisering:  Ikke oftere enn ca hvert 4-5. år  Det anbefales å følge kalenderåret. Dette såfremt det ikke skjer grunnleggende endringer som krever periodisering Kari Remseth14

To typer periodeskille  SKARPT SKILLE: Ved periodens slutt, settes det skille. Ingen saker flyttes med til ny periode, selv ikke saker som er under behandling  OVERLAPPINGSPERIODE: En periode etter periodeskillet brukes til å avklare hvilke saker som er aktive og dermed går videre i ny arkivperiode, og hvilke som er avsluttet og dermed tilhører den avsluttede perioden  Metode som benyttes i kommunereformen? Kari Remseth15

Skarpt periodeskille  Periodeavslutningen gjennomføres når arkivperioden er over - absolutt strek settes ved periodeskillet  Alle dokumenter som ble registrert i perioden avskrives og settes bort samlet. Nye saker opprettes i ny periode for saker som ikke er avsluttet. Kari Remseth16

Forts. skarpt periodeskille  Hvis saken er under behandling ved periodeskillet, oppretter man ny sak i ny periode, og lager henvisning både i gammel og ny periode (på saksnivå i Noark-systemet)  Men: Kan gjøre unntak fra hovedregelen om å flytte uavsluttede saker fra gammel til ny periode Kari Remseth17

Arkivperioder – eksempel skarpt skille Kari Remseth18

Skarpt periodeskille skal brukes ved:  Manuell journalføring  Overgang fra manuell til Noark-basert journalføring  Bytte av elektronisk sak-/arkivsystem (uten at man konverterer data)  Innføring av fullelektronisk arkiv?  Overgang til ny arkivnøkkel (gjelder ikke nødvendigvis Noark-4 og 5 system)  Vesentlige omorganiseringer, nedleggelser, etc. Kari Remseth19

Typer omorganisering  Nedleggelse av organ  Sammenslåing av organer  Overføring av oppgaver til annet organ  Skifte av forvaltningstilhørighet  Sammenslåing/oppsplitting av funksjoner/saksområder/enheter og avdelinger internt  Privatisering og konkurranseutsetting Kari Remseth20

Omorganisering  Omorganisering - arkivets verste fiende? Kari Remseth21

Skarpt skille ved omorganisering Virksomhet A og B Ny virksomhet C B:Arkivperiode B:Arkivperiode A:Arkivperiode A:Arkivperiode C:Arkivperiode Kari Remseth22

Periodisering med overlappingsperiode  Brukes ved Noark-basert journalføring og ved ”normal” overgang mellom to perioder  Overlappingsperiode på 1 eller 2 år  Periodeavslutningen/ bortsettingen utsettes til overlappingsperioden er over Kari Remseth23

Kari Remseth24

Periodisering i Noark-4 og 5  Ett arkiv kan bestå av en eller flere arkivdeler  En arkivdel kan være emneordnet eller objektordnet  Ulike perioder og bortsettingsprinsipp for de ulike arkivdelene  Den enkelte arkivdel har en status:  A (aktiv)  B (bortsatt)  O (overlapping)  U (uaktuell) Kari Remseth25

26 Noark 4Noark 5 Kari Remseth Periodedeling Saksarkiv Personalarkiv

Fremgangsmåte ved periodisering av emnebaserte arkivdeler i Noark 4 og 5  Ved overlappingsperiodens start settes arkivstatus til O for de arkivdeler som skal periodiseres  Ny arkivdel med status A opprettes. Nye saker knyttes til denne arkivdelen  Når et nytt dokument registreres i en sak fra den gamle perioden, det vil si i en arkivdel med status O, flyttes hele saken (automatisk el manuelt) til den arkivdel som er arvtaker (dvs. til arkivdelen med status A) Kari Remseth27

Forts. Fremgangsmåte ved periodisering av emnebaserte arkivdeler i Noark-4 og 5  Ved overlappingsperiodens slutt endres arkivdelens status fra O til B (bortsatt). Arkivdelen er sperret for nye registreringer. Arkivdelen inneholder saker det ikke har vært aktivitet på i overlappingsperioden  Den aktive arkivdelen inneholder alle nye saker samt eldre saker som det har vært aktivitet på i overlappingsperioden Kari Remseth28

Forts. Fremgangsmåte ved periodisering av emnebaserte arkivdeler i Noark-4 Når overlappingsperioden er over:  Saker fra gammel periode som det ikke har vært aktivitet på og som er avsluttet, utgjør avsluttet arkivperiode. Perioden ryddes og tilhører nå ”bortsettingsarkivet”.  Rapporter/lister lages over materialet  Aktivt arkiv består av: saker som er blitt opprettet i overlappingsperioden samt gamle saker som har fått tilført nye dokumenter Kari Remseth29

Kari Remseth30

Fremgangsmåte ved periodisering av objektordnede arkivdeler i Noark-4/Noark-5  Objektordnede arkivdeler: personalarkiv, elevarkiv, eiendomsarkiv etc.  Den opprinnelige arkivdelen har status A  Ved periodeskillet opprettes det en ny arkivdel U. Denne mottar uaktuelle saker/objekter fra den aktive arkivdelen. Dette gjøres enten fortløpende, en gang i året eller ved slutten av perioden  Arkivdelen med status U kan settes til status B ved periodeslutt  Den aktive arkivdelen har alltid status A Kari Remseth31

Forts. periodisering i Noark-4/Noark-5  Databasen kan inneholde flere arkivperioder, dvs. den kan inneholde både aktive og bortsatte arkivdeler  Avsluttede arkivdeler: kun søkemuligheter  De eldste arkivdelene/periodene saneres etter hvert ut  I Noark-4/Noark-5 kan overlappingsperiode benyttes ved innføring av ny arkivnøkkel  En kopi av den avslutta perioden skal deponeres til arkivdepot Kari Remseth32

Periodisering av andre elektroniske databaser/ fagsystem  Kartlegge systemene for å avgjøre om informasjonen lagret er bevaringsverdig informasjon/dokumentasjon  Skal være dokumentert slik at materiale kan benyttes etter avlevering – dvs.  dokumentasjon av det opprinnelige systemet og bruken av dette  beskrivelse av tabelluttrekkenes struktur og innhold Kari Remseth33

Fagsystem  Spesifiserte føresegner om fagsystem finn vi i arkivforskrifta §§ 2-13 og 2-14 og Riksarkivaren si forskrift kapitla VIII og IX.   Kari Remseth34

Fagsystem - periodedeling Riksarkivarens hjemmeside vedr Kommunereformen  «Planlegge saman med involverte sakshandsamarar i kommunen, it-personale og arkivarar.  Kva fagsystem skal førast vidare?  Kva skal avviklast, og når, og korleis dette skal føregå» Kari Remseth35

KS - FoU ‐ prosjekt som skal avklare hvilke digitale konsekvenser en kommunesammenslåing kan få og bidra til at kommunesektoren er innovativ i reformprosessen.  Prosjektet skal bidra til å svare på følgende problemstillinger i en rapport:  Hvordan bør kommuner som skal slå seg sammen forberede seg med hensyn på IKT-infrastruktur og fagsystemer?  Hvordan kan virkemidler og endrede rammebetingelser bidra til gode digitale løsninger ved en kommunesammenslåing?  Hvilke muligheter for innovasjon og økt digitalisering kan en kommunesammenslåing åpne for?  Internt prosjekt i KS der KS-Advokatene vurderer juridiske implikasjonene på digitaliseringsområdet ved en kommunesammenslåing. Utredningen ser blant annet på anskaffelsesreglementet og avtaleverket. Kari Remseth36

Arkivversjoner fra alle elektroniske systemer skal inneholde  uttrekk fra databasetabeller, jf. § 8-10 til § 8- 14,  eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, jf. § 8-15 til § 8-20,  beskrivelse av tabelluttrekkenes struktur og innhold, jf. § 8-26 til § 8-27,  dokumentasjon av det opprinnelige systemet og bruken av dette, jf. § 8-28 til § 8-29  informasjon om avleveringen eller deponeringen, jf. § Kari Remseth37

Rapporter (obligtoriske)  Kassasjonsliste (§3-14) obligatorisk i Noark-4  Bortsettingsliste (§3-14) er en fullstendig arkivliste over det som skal bevares, tilsvarende avleveringslisten  Avleveringsliste (avsluttet del av basen)  Overføringsliste (§3-22) Kari Remseth38

Inderøy kommune Mosvik Inderøy Kari Remseth39

Kristiansund kommune  Frei og Kristiansund ble slått sammen til en kommune fra  Kari Remseth40

Bodø kommune  Bodø og Skjerstad ble slått sammen til en kommune fra Kari Remseth41

Bevaring/kassasjon  ( Arkivforskriften §3-20 og 3-21) og Riksarkivarens forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.  Kommunene: Krav til bevaring. Merbevaring?  #KAPITTEL_4 er endret ved forskrift 20 desember 2013 nr 1739 – i kraft 1. februar #KAPITTEL_4  Hvordan håndteres bevaring/kassasjon ved periodedeling? Kari Remseth42

Forberedelser til periodisering (1) (sjekkliste)  Kartlegge kostnader. Behov for ekstrahjelp?  Sette seg inn i regelverk og relevant litteratur  Info til saksbehandlere/ ledere / arkivpersonale  Skarpt eller mykt skille?  Utarbeide midlertidige rutiner i overlappings- eller overgangsperiode  Overlappingsperiode: Automatisk eller manuell overføring av saker? Kari Remseth43

Forberedelser til periodisering (2) (sjekkliste) Opprydding  Avskrivning og avslutning av saker - RESTANSEOPPFØLGING!  Viktig i Noark ved automatisk overføring: Journalføring av ikke- journalførte utgående dokumenter (i R, F og E-status).  Vurdere kjøring av skript, teste og kvalitetssjekke disse  Hjelperegistre (ansatte, adm. enheter, adressater, arkivkoder)  Luke ut feil i saks-/journalpostopplysninger  Presedenser? Avgradering?  Elektroniske dokumenter konverteres til arkivformat.  Noe på papir?  Kari Remseth44

Forberedelser til periodisering (3) (sjekkliste)  Opprette nye arkivdeler etc. i arkivsystemet  Hvis papirarkiv: Samle inn utlånte saker, innkjøp av arkivbokser/-mapper og etiketter, rydde plass til nytt arkiv, etc.  Periodisering av database og deponering til arkivdepot: Kontakte It-avdelingen og arkivdepot, evnt leverandør  Tilgang til avsluttet periode: Separat historisk base for avsluttet periode?  Oppdatere arkivplan (tidspunkt, type, bestandoversikt, hva som er deponert/avlevert..) Kari Remseth45

TAKK FOR MEG! Kari Remseth46