Tilbyderkonferanse fredag 8. mai kl Åpen anbudskonkurranse EØS Rammeavtale matvarer produksjonskjøkken

Agenda Innledning Konkurranseform Mercell Gjennomgang av konkurransedokumentene Praktiske råd Planlagt framdrift Spørsmål

Innledning Rammeavtale på kjøp av matvarer til produksjonskjøkken. Konkurransen er delt inn i 4 rammeavtaler og matvarene som inngår i leveransene omfatter husholdningsprodukter, fersk frukt og grønnsaker, fersk/frossen fisk og fiskeprodukter og fersk/frossen kjøtt og kjøttprodukter.

Konkurranseform – Åpen anbudskonkurranse Åpen anbudskonkurranse medfører forhandlingsforbud. Leverandør kan ikke endre sitt tilbud etter tilbudsfristen Oppdragsgiver har meget begrenset mulighet til å avklare uklarheter eller be om supplerende informasjon Leverandør må være forsiktig med forbehold eller formuleringer som kan fortolkes som forbehold (herunder ”presiseringer”, ”merknader”, fotnoter etc) samt formuleringer som kan føre til at tilbudet ikke lenger er sammenlignbart med konkurrenters tilbud

Konkurransedokumentene hentes i Mercell: Tilbudet skal leveres inn elektronisk i Mercell! Det er anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. MERK: Tilbudet må leveres under riktig delleveranse.

Oversikt over de ulike delleveranser i Mercell

Kvalifikasjonskrav – Like for alle delleveransene - krav knyttet til leverandørens egnethet - kravene må være oppfylt for at tilbudet skal bli vurdert - dokumentasjon lastes opp under hvert krav direkte i Mercell Skatteattest/Merverdiavgiftsattest Firmaattest HMS-egenerklæring (se vedlegg) Økonomisk og finansiell kapasitet Tekniske og faglige kvalifikasjoner –Gjennomføringsevne - personell –Gjennomføringsevne – utstyr –Referanseskjema – lignende oppdrag (se vedlegg) Kvalitetsstyring Andre kvalifikasjonskrav - underleverandører

Minimumskrav for 4 delleveranser - krav til leveransen Besvares under fanen delleveranse (1- 4) «minimumskrav» direkte i Mercell. Alle krav skal bekreftes under den delleveransen det leveres tilbud på. Hvis det er krav til dokumentasjon lastes dette opp under det enkelte minimumskrav.

Tildelingskriterier Fanebladet «kriterier» Laveste pris: Pris (fylles inn i fanen «produkter) Dokumentasjon lastes opp under filer under delleveranse (1-4).

Konkurransedokumenter: Delleveranse 1-4 Under fanen delleveranse 1-4 «dokumenter» i Mercell: Konkurransegrunnlag Standardkontrakt Bilag 1 Oppdragsgivers spesifikasjon Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Administrative bestemmelser Vedlegg A – Samhandlingsavtalen Vedlegg B - Leveringssteder Bilag 4 Samlet pris- og betalingsbestemmelser Bilag 5 Endringer i den generelle kontraktsteksten Bilag 6 Endringer av leveransen etter kontraktsinngåelse Vedlegg 2 HMS egenerklæringsskjema Vedlegg 3 Referanseskjema Vedlegg 4 Forpliktelseserklæring

Elektronisk signatur Innlevering av tilbud via Mercell krever elektronisk signatur Obs! Det kan ta noen dager å få levert en elektronisk signatur.

Mercell support Tlf Epost:

Gjennomgang av konkurransedokumentene Rammeavtale på kjøp av matvarer til produksjonskjøkken. Konkurransen er delt inn i 4 delleveranser: –Delleveranse 1: Produksjonskjøkken, Husholdningsprodukter –Delleveranse 2: Produksjonskjøkken, Fersk frukt og grønnsaker –Delleveranse 3: Produksjonskjøkken, Fersk/Frossen fisk og fiskeprodukter –Delleveranse 4: Produksjonskjøkken, Fersk/Frossen kjøtt og kjøttprodukter

Gjennomgang av konkurransedokumentene forts. Rammeavtalens varighet 2 år med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten i 1 år + 1 år, totalt maksimalt 4 år. Oppstart av kontrakt:

Gjennomgang konkurransedokumenter forts. Oversikt over leveringssteder finnes i Bilag 3 Vedlegg B under delleveranse 1-4. Det kan skje endringer vedrørende leveringsadresser og leveringssteder underveis i kontraktsperioden. Det private gamlehjem og Soltun aldershjem avvikles i november I tillegg vil noen private institusjoner, anslått til ca. 2 – 4, bli avviklet i avtaleperioden. Samtidig åpnes Gartnermarken Omsorg Pluss i november 2015, og et nytt sykehjem, Råstølen Sykehjem, ferdigstilles 2. halvår Plasstallet på aldersinstitusjoner vil i avtaleperioden bli opprettholdt. Nygård skoles kantine skal knyttes til delleveranse 1,2 og 4, og oppdatert oversikt over leveringssteder vil bli lagt til under delleveranse 1,2 og 4.

Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. Pris- og produktskjemaet for hver delleveranse 1-4 må eksporteres til Excel for å se alle kolonnene som tilbyder må fylle inn. Dokumentet skal lastes opp under fanen «filer».

Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. I minimumskravene er det stilt krav til hele leveransen og disse må oppfylles.

Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. Tildelingskriterium: Laveste pris Pris Tilbudsprisene vil bli vektet mot oppgitt årlig estimert volum per varelinje. Indeks: Delleveranse 1 Produksjonskjøkken, Husholdningsprodukter og Delleveranse 2: Produksjonskjøkken, Fersk frukt og grønnsaker Matvarer konsumprisindeks (1998=100), delindeks gruppenivå.

Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. Indeks: Delleveranse 3: Produksjonskjøkken, Fersk/Frossen fisk og fiskeprodukter Fisk konsumprisindeks (1998=100), delindeks undergruppenivå 1. Indeks: Delleveranse 4: Produksjonskjøkken, Fersk/Frossen kjøtt og kjøttprodukter Kjøtt konsumprisindeks (1998=100), delindeks undergruppenivå 1.

Kontrakt Bergen kommunes standardkontrakt er lagt til grunn Noen endringer/tillegg til standardkontrakten, se kontraktens bilag 5.

Kontrakt forts. Bilag 3, pkt. 8.2, Servicegrad: Servicegraden skal være på minimum 97,5 %. Dersom servicegraden på ordrelinje- eller varenivå er lavere enn 97,5 % i løpet av en kalendermåned, og dette ikke skyldes forhold på Oppdragsgivers side eller forhold utenfor Leverandørs kontroll, har Oppdragsgiver rett til å ilegge Leverandør en bot på inntil (beløp varierer) NOK for en måned. Er det i løpet av samme kalendermåned gitt dagbøter etter kontraktens punkt , skal dette komme i fradrag fra det beløp som ilegges etter denne bestemmelsen. Når Oppdragsgiver vurderer å ilegge bøter etter denne bestemmelsen, vil han vurdere bl.a. hvor stort avvik som foreligger og om servicegraden gjentatte ganger ikke har tilfredsstilt minimumskravet. Bøter kan ilegges inntil 1 måned etter at statistikk etter punkt 8.3 er mottatt fra Leverandør. Bøter etter denne bestemmelsen kan først ilegges 5 hele kalendermåneder etter at kontrakten er startet opp.

Praktiske råd for å unngå avvisning Ikke levert dokumentasjon for alle kvalifikasjonskrav! –Følgende kan oppdragsgiver innhente etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Skatteattester –Firmaattest –HMS-egenerklæring –Følgende kan ikke innhentes etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Dokumentasjon for tekniske/faglige kvalifikasjoner (gjennomføringsevne personell; erfaring fra liknende oppdrag; kvalitetsstyringssystem. Forbehold mot kontrakt som ikke er uvesentlige Èn eller flere celler i prisskjemaet mangler utfylling, pris ift. enhet.

Planlagt framdrift Siste frist for spørsmål: , kl.12:00 Tilbudsfrist: , kl. 12:00 Kvalifisering/Evaluering – uke 25 Administrativ sak – uke Kontraktsignering uke Oppstart av kontrakt:

Spørsmål?