1 Kommunal åpenhet Lillesand kommune

innbyggere ansatte, 555 årsverk - Knutepunkt Sørlandet - Blindleia - Stor næringsaktivitet - Nasjonal kommunikasjons- myndighet - Ikea - 2 lokalaviser og 2 regionale

3 Våre verdier Respekt Åpenhet Humor

4 Lillesand kommune har valgt å være en åpen kommune Vi tilstreber åpenhet ift vår korrespondanse Vi tilstreber åpenhet i alle møter kommunen har Vi tilstreber åpenhet gjennom ansattes ytringsfrihet Vår tenkning og praktisering bygger på et etisk grunnlag som tydeliggjøres i Lillesand kommunes etiske reglement og våre verdier.

5 Åpenhet handler om tilgjengelighet, kvalitet og holdninger! I 2002 la Lillesand kommune ut fullelektroniske postlister (Innsyn) på hjemmesiden. I 2005 vedtok bystyret reglement for åpenhet, innsyn og informasjon for Lillesand kommune I 2006 vedtok bystyret egne etiske retningslinjer både for ansatte og folkevalgte. I 2007 fikk vi fullelektronisk sakarkiv (slutt på blå- og rødkopi). I 2010 fikk vi en ny grafisk profil. I 2010 publiserte vi en ny hjemmeside. I 2013 fikk vi nytt intranett og en internkontrolløsning I 2015 vedtok vi retningslinjer for bruk av sosiale medier

Digitaliserte tjenester handler også om åpenhet

«Åpenhetskommunen» Ga oss Flavius-prisen i 2007 og andre utmerkelser. Har gitt oss mye positiv omtale (men pressen har også brukt det mot oss). Hjemmesiden vår, som døgnåpen informasjonskanal, er mye i bruk og har oppnådd fine resultat på kvalitetsundersøkelser

8

Litt fra begrunnelsen: De mest åpne kommunene i Aust-Agder fylke er Lillesand og Grimstad, begge med 14 poeng (av 18) etter åpenhetsindeksens kriterier. Lillesand og Grimstad er raske til å besvare innsynskrav, og er de eneste kommunene i Aust-Agder som har vedtatt å holde kontrollutvalgsmøtene sine åpne. Lillesand er tidligere tildelt Flavius-prisen (2007) for sitt arbeid for å åpne kommunen, og Lillesand utmerker seg stadig på åpenhet. Lillesand er en av få norske kommuner som legger ut dokumentene i postlisten som klikkbare filer, slik at innbyggere og presse umiddelbart kan gjøre seg kjent med innholdet i dokumentene.

Mer om fullelektronisk postliste og innsyn Alle kommuner skal ha tilgjengelige postlister, men da vi i 2002 publiserte fullelektroniske postlister på hjemmesiden vår var både Datatilsynet og Fylkesmannen bekymret ift. personvernet. Postlisten vår blir automatisk generert av sakarkivsystemet (Websak). Vi har digitalt søkbare postlister og digitalt søkbart arkiv, med dokumentene som klikkbare filer. Det ble behov for offentlighetsgraderingen IP (Ikke publisert) for dokumenter som er offentlige, men som ikke skal publiseres på nett (jf. fødselsnummer). Dokumentet bestilles ved ønsket innsyn.

Mer om fullelektronisk postliste og innsyn Forutsetter en kompetent arkivtjeneste som har tilstrekkelig med kontrollrutiner (postlista sjekkes 3 gang før publisering) og generelt god internkontroll. Er krevende ressursmessig, men samtidig sparer organisasjonen mye tid ift. innsynsforespørsler. Forutsetter kompetente saksbehandlere med gode skriftlige rutiner, ikke minst ift offentlighetsgradering.

Reglement for åpenhet, innsyn og informasjon for Lillesand kommune 1) Prinsipper - For å styrke det kommunale folkestyre, muligheten for deltagelse og kontroll og den enkeltes rettssikkerhet, skal alle ansatte i Lillesand kommune bidra til størst mulig åpenhet om vår virksomhet. Som innbyggere er de våre oppdragsgivere og har krav på mest mulig informasjon om hvordan vi løser våre oppgaver. - Lillesand ønsker dessuten at synspunkter på virksomheten vår fremmes i det offentlige rom. - Kommunen skal derfor se til at nødvendig opplæring kan gis ansatte.

2) Informasjonsansvar på vegne av kommunen - Lillesand skal tilrettelegge for at innbyggerne får mest mulig utfyllende informasjon om vår virksomhet som forutsatt i kommuneloven § 4. - Alle ansatte kan gi faktaopplysninger om eget arbeidsfelt, så lenge disse ikke omfattes av lovbestemt taushetsplikt. - Rådmannen kan gi sektorsjef og enhetsleder rett til å gi opplysninger og uttalelser pva sin sektor / enhet. - Ordfører, varaordfører og rådmann har generell fullmakt til å gi opplysninger og uttalelser om hele kommunens virkefelt.

3) Ansattes ytringsfrihet - Ansatte har full rett til å kunne kontakte og uttale seg til media også i omstridte spørsmål innad i kommunen, hele tiden innenfor grenser satt av lovbestemt taushetsplikt. - Kommunen vil ikke etterforske eller anmelde ansattes kontakt med media gitt de samme grenser. - Den enkelte ansatte skal gjøre oppmerksom på at det dreier seg om personlige ytringer og ikke ytringer eller uttalelser pva kommunen. Kommunal stillingstittel, brev, faks eller e-post skal derfor ikke brukes. - Hver ansatt skal lojalt gjennomføre kommunale vedtak, men må også når vedtak er fattet, kunne påtale kritikkverdige forhold eller utilsiktede virkninger.

4) Møteoffentlighet - Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. Dører skal lukkes bare når det er pålagt i loven eller er strengt nødvendig. - Avstemning i spørsmål om å lukke dører skal skje for åpne dører, og vedtak skal protokollføres med aktuell lovhjemmel. - Personalsak som skal unntas fra møteoffentlighet er saker som angår den enkelte arbeidstagers tjenstlige forhold

5) Dokumentoffentlighet Anmodninger om innsyn i kommunens dokumenter reguleres av offentlighetsloven, forvaltningsloven, kommuneloven og arkivloven. Innenfor rammene av disse lover, skal følgende prinsipper legges til grunn: - Vi skal praktisere størst mulig grad av meroffentlighet. Adgangen til å unnta dokumenter utarbeidet til intern saksforberedelse, skal anvendes i dette lys. - Den som ber om innsyn, skal normalt få svar innen neste arbeidsdag. Unntaksvis kan svar først gis innen tredje påfølgende arbeidsdag. - Inneholder et dokument opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt, skal dokumentet likevel utleveres, hvis de taushetsbelagte opplysninger kan tas ut, eller ved at navn og andre identifiserende kjennetegn fjernes. - Sakslister til kommunale møter settes opp i god tid og offentliggjøres med alle berammede saker samtidig med utsendelsen til utvalgsmedlemmer. - Ved utlysing av stillinger på enhetsledernivå eller høyere, skal vi opplyse at navn på søkere vil offentliggjøres. Bare rent unntaksvis vil anmodninger om å unntas fra oppføring på den offentlige søkerlisten, kunne tas til følge. - Ved innhenting av anbud skal det snarest etter anbudsfristens utløp settes opp en sammenlignbar liste over de inngitte anbud. Denne anbudsoversikten er offentlig.

17 Hva sier reglementet om Dokumentoffentlighet og innsyn Vi praktiserer størst mulig grad av meroffentlighet (= merinnsyn) i henhold offentlgelova § 11 som sier: Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak.

Fædrelandsvennens innsyns-portal

Status for Agder for innsyn via hjemmesiden 1) Søkbare med arkiv: 4 kommuner, herunder Lillesand 2) Søkbare: 17 kommuner 3) Uten søkemotor: 9 kommuner

Mest populære sider som har blitt vist i løpet av siste måned 20

Bruk av lillesand.kommune.no i april måned ÅrØkterBrukereSidevisninger

Hovedprinsipp i reglementet «For å styrke det kommunale selvstyre, muligheten for deltagelse og kontroll og den enkeltes rettssikkerhet, skal alle ansatte skal bidra til størst mulig åpenhet om vår virksomhet.» «Lillesand ønsker dessuten at synspunkter på virksomheten vår fremmes i det offentlige rom.»

Mer fra reglementet… «Lillesand skal tilrettelegge for at innbyggerne får mest mulig utfyllende informasjon om vår virksomhet» (Kommuneloven § 4)

24 Om ansattes ytringsfrihet «Alle ansatte kan gi faktaopplysninger om eget arbeidsfelt, så lenge disse ikke omfattes av lovbestemt taushetsplikt.» «Ansatte har full rett til å kunne kontakte og uttale seg til media også i omstridte spørsmål innad i kommunen.» (I henhold til grunnloven § 100 og den europeiske menneskeretts-konvensjonen.) «Hver ansatt skal lojalt gjennomføre kommunale vedtak, men må også etter at vedtak er fattet, kunne påtale kritikkverdige forhold eller utilsiktede virkninger.»

25 Mer om ytringsfrihet og ansattes hensyn «Den enkelte ansatte skal gjøre oppmerksom på at det dreier seg om personlige ytringer og ikke ytringer eller uttalelser på vegne av kommunen. Kommunal stillingstittel, brev, faks eller e-post skal derfor ikke brukes.» Arbeidstaker må dessuten selvsagt forholde seg til lov og forskrift: –Hensynet til tredjepersoners privatliv –Hensynet til offentlige interesser (rikets sikkerhet etc.) –Hensynet til taushetsplikten (brudd på forvaltningsloven eller spesiallovgivning) –Hensynet til arbeidsgivers legitime interesser «Kommunen vil ikke etterforske eller anmelde ansattes kontakt med media»

26 Om uttalelsesrett og uttalelsesplikt «Ordfører/ varaordfører og rådmann har generell fullmakt til gi opplysninger og uttalelse om hele kommunens virkefelt.» Ledere i Lillesand kommune, ned til enhetsledernivå, har en uttalelsesplikt. Ansatte har uttalelsesrett

27 Åpne politiske møter Vi følger loven ved at alle folkevalgte organers møter er åpne (innenfor rammen av lov). Vi praktiserer også kontrollutvalgsmøter med åpne dører.

28 Om etiske retningslinjer ” … Ansatte kan komme i situasjoner der de kan bli stilt ovenfor valg som skaper etiske dilemmaer. Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høye krav til den enkeltes etiske holdninger i sin virksomhet….” Ikke blande egne og offentlige interesser Bruke myndighet med varsomhet og forstand Ha en fri og uavhengig stilling i forhold til saker der en har myndighet

29 Den krevende åpenheten Stiller strenge krav til alle ansattes kunnskap om lov og forskrift ift informasjonssikkerhet og personvern. (Også svært aktuelt ift sosiale medier) Fullelektronisk postliste forutsetter høy kvalitet på arkivtjenesten og gode kontrollrutiner. (Feil på postlista blir «avismat».) Fullelektronisk postliste kan skape frustrasjon hos innbyggerne som ikke har tenkt over at de kommer «på postlista». Saksbehandlerne må tenke over hvordan man formulerer seg, særlig ift mer «uformelle» eposter som er arkivverdige.

Utviklingsområder Flere fullelektroniske skjema (altså flere fullelektroniske tjenester) Vi utreder en hovedside på Facebook (mens tjenestene har tatt i bruk Fb) Ansattes ferdigheter innen mediehåndtering.