UNNTAK FRA SØKERLISTER

Presentasjon om: "UNNTAK FRA SØKERLISTER"— Utskrift av presentasjonen:

2 UNNTAK FRA SØKERLISTER
Relaterte kilderVed vurderinga av i kva grad ålmenta bør ha innsyn i søkjarlister, gjer det seg gjeldande ulike omsyn. Det sterkaste argumentet for innsynsrett er at dette gir ålmenta ein sjanse til å kontrollere at det ikkje blir teke utanforliggande eller usaklege omsyn ved tilsetjingar i det offentlege. Innsyn gir dessutan borgarane høve til å verke inn på kven som blir tilsett i ei offentleg stilling. Forvaltninga skal på vegner av fellesskapen forvalte dei verdiane og ressursane som høyrer til samfunnet. Det er derfor viktig at det er mogleg for ålmenta å kontrollere at dei personane som er best eigna, blir tilsette i offentlege stillingar. Det er særleg to omsyn som taler mot innsyn i søkjarlister. For det første omsynet til søkjarane og deira personvern. For enkelte søkjarar til offentlege stillingar vil det kunne skape vanskar dersom det blir kjent at dei søkjer ny stilling, til dømes i høve til klientar og kundar eller i høve til noverande arbeidsgivar og medarbeidarar. Det andre omsynet som taler mot innsynsrett, er omsynet til ei best mogleg rekruttering til offentleg forvaltning. Ein regel om full innsynsrett i søkjarlister kan føre til at potensielle kandidatar lèt vere å søkje, og såleis at det offentlege taper kampen om den best kvalifiserte arbeidskrafta til leiande stillingar. Vurderingen må skje konkret og i forhold til hver enkelt søker og de grunnene som er angitt for at hun eller han ikke skal føres opp på den offentlige søkerlisten. Forvaltningen har som utgangspunkt rett, men ikke plikt, til å unnta opplysninger om at noen har søkt en stilling, fra innsyn. Begrunnelsen for å imøtekomme en slik anmodning vil normalt være at vedkommende søker har et legitimt behov for å holde hemmelig at hun eller han søker en ny stilling, av hensyn til nåværende tilsettingsforhold eller virksomhet, for eksempel som advokat. Det er grunn til å tro at denne unntaksadgangen vil kunne øke søkermengden til visse stillinger, ikke minst i den form at man vil kunne få flere søkere fra privat sektor, herunder praktiserende advokater. Se imidlertid notene til fjerde punktum om de motforestillingene som gjør seg gjeldende mot slikt hemmelighold. Det gis her en føring for forvaltningens vurdering av spørsmålet om det skal praktiseres merinnsyn i en situasjon hvor det foreligger en anmodning om å unnta et navn fra søkerlisten. Vurderingstemaet, slik det er formulert i loven, korresponderer ganske nøye med de kriteriene som Sivilombudsmannen formulerte i en rekke saker om meroffentlighet i forhold til den tilsvarende bestemmelsen om unntak fra søkerlisten i offvl § 6 første ledd nr. 4 tredje punktum, se oversikten i innstillingen fra Offentlighetslovutvalget s (i Utvalgets vurderinger) og sammendraget i proposisjonen s (i pkt Gjeldande rett). I proposisjonen gir departementet (Ot.prp. nr. 102 ( ) pkt Departementet sitt syn, s. 77) uttrykk for at «gjeldande rett representerer den beste balanseringa av dei motstridande omsyna, og bør videreførast». Ut fra sammenhengen er det rimelig klart at med «gjeldande rett» mener departementet her den forståelse som Sivilombudsmannen har lagt til grunn når det gjelder anvendelsen av merinnsynsregelen på søkerlister. Som eksempler på stillinger som det knytter seg stor offentlig interesse til, og der terskelen for å få gjennomslag for en anmodning om ikke å bli oppført på søkerlista vil være høy, nevner proposisjonen (Ot.prp. nr. 102 ( ) Til § 25 Unntak for tilsetjingssaker m.m., s. 149) stilling som departementsråd, direktør eller leder for statlige direktorater eller uavhengige organer, fylkesmann eller rådmann i kommunene. Kravet om at det skal særlige grunner til for å imøtekomme en anmodning om ikke å bli ført opp på søkerlisten, innebærer at det generelle ubehaget en søker vil kunne oppleve ved at det blir kjent at hun eller han har søkt en stilling ikke vil være nok. For at en slik anmodning skal kunne imøtekommes ved søknad til en slik stilling, må det foreligge spesielle omstendigheter og påvises at innsyn vil kunne føre til mer konkrete skader eller ulemper for søkeren. Departementet la til grunn (Ot.prp. nr. 102 ( ) Til § 25 Unntak for tilsetjingssaker m.m., s. 149) at det også ved søknad på slike stillinger vil kunne gjøres unntak for en søker som er selvstendig næringsdrivende, og som risikerer redusert kundetilgang dersom det blir kjent at det er fare for at vedkommende kan komme til å legge ned virksomheten. Dette er så å si kjerneområdet av saker som har begrunnet adgangen til å gjøre unntak fra søkerlisten. Mer usikkert er det om det er riktig når departementet (s. st.) uttaler at det kan være grunnlag for å imøtekomme en anmodning fra en søker som er tilsatt i en lederstilling i det offentlige om ikke å bli ført opp på den offentlige søkerlisten fordi det kan skape ekstra uro i en virksomhet under omstilling eller omorganisering om det blir kjent at hun eller han har søkt en ny stilling. Her er vi i realiteten over i hensyn som i første rekke knytter seg ikke til søkerens, men til det offentliges egen interesse, og hvor det at vedkommende søker en ny stilling vil kunne være et relevant moment ved vurderingen av forholdene ved vedkommendes virksomhet. Det må ut fra bestemmelsens forhistorie og Sivilombudsmannens praksis bare være forholdsvis eksepsjonelle forhold som kan begrunne et unntak i en slik situasjon. I høve til stillingar som det ikkje knyter seg stor offentlig interesse til, skal det mindre til for at ei veging av dei ulike omsyna fell ut til fordel for søkjaren fordi kontrollomsynet her ikkje vil gjere seg gjeldande i særleg grad. Dei kryssande omsyna gjer seg derimot gjeldande med full kraft når det er spørsmål om å utelate søkjarar frå søkjarlista ved tilsetjing i leiande stillingar. Her må det krevjast at det ligg føre særlege grunnar for at ei oppmoding om ikkje å bli ført opp på den offentlege søkjarlista skal bli teken til følgje. Dette inneber likevel ikkje at det aldri vil vere høve til å ta oppmodinga til følgje i slike tilfelle, men at ein må gjere ei konkret vurdering i høve til kvar enkelt søkjar, og at kontrollomsynet normalt vil vege tungt ved denne typen tilsetjingar.

3 Innsyn i søkerlister Utgangspunktet i offentleglova § 3 er innsyn for alle i offentlige saksdokumenter. Rett til innsyn i tilsettingssaker er regulert i offl. § 25. Det kan unntas fra offentlig innsyn i dokumenter i tilsettingssaker, offl. § 25 første ledd. Unntak: alle har rett til innsyn i søkerlister, offl. § 25 andre ledd. Søkerlisten er en oppstilling med navn og enkle individualiserende kjennetegn over dem som har søkt vedkommende stilling. Dette må ikke blandes sammen med utvidet søkerliste slik dette er definert i forvaltningslovforskriften 15. desember 2006 nr § 15 første punktum; «søkeres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet». Søkerlisten er offentlig så snart den er utarbeidet, se § 4 annet ledd. Den utvidede søkerlisten er det som alminnelig utgangspunkt bare søkerne som har rett til innsyn i. Forvaltningsorganet har plikt til å sørge for at søkerlisten er tilgjengelig, selv om det bruker et privat konsulentfirma ved tilsettingen. Det skal settes opp et slikt dokument også om forvaltningsorganet har sørget for å gi informasjon om hvem som har søkt på annen måte, for eksempel ved å gi muntlig informasjon eller ved delvis innsyn i søknadene. Søkerlisten skal som alminnelig regel inneholde navnet på alle søkere som ikke har trukket søknaden sin før listen blir offentliggjort. Etter annet ledd tredje punktum kan opplysninger om en søker likevel unntas fra innsyn dersom søkeren selv ber om det, jf. også bestemmelsen i fjerde punktum om vurderingstemaet når det skal tas stilling til en slik anmodning.

4 Innsyn for part Part i saken har utvidet innsyn i dokumenter, blant annet utvidet søkerliste. Alle søkere er part i saken. Navnet til søker tas ikke ut av utvidet søkerliste. Informasjon en part får om andre søkere er taushetsbelagt, fvl §§ 13, 13 b, 13 c. Hvilke opplysninger en part har rett til innsyn i er nærmere regulert i forvaltningsforskriften kapittel 5, §§ 14 – 19. Navnet til søker tas ikke ut av utvidet søkerliste. Utvidet søkerliste, (§ 15 utvidet søkerliste). Fra tid til annen ber søkere til stilling om å få utvidet søkerliste. Det er viktig å være oppmerksom på at når søker får slik søkerliste, skal han/hun samtidig gjøres oppmerksom på at han/hun har taushetsplikt om den informasjonen han/hun får om andre søkere. Hjemmelen for å gi søker utvidet søkerliste finnes i forvaltningslovforskriften kap 5. Kravet om taushetsplikt framgår av forvaltningslovens § 13, med begrensning av taushetspliken i § 13b 1. og 2. Forvaltningslovens § 13c pålegger oss å sørge for at den som får utvidet søkerliste blir informert om taushetsplikten.

5 Innsyn for andre enn part
Etter offl. § 25 første ledd første punktum kan hvem som helst be om innsyn i søkerliste. Søkerlisten skal inneholde navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosted- eller arbeidskommune for hver søker. Søkerlisten skal bør normalt være satt opp innen to til tre dager etter søknadsfristens utløp.

6 Unntak fra innsyn Etter offl. § 25 andre ledd tredje punktum, kan det gjøres unntak fra innsyn for opplysningar om en søker dersom vedkommende selv ber om det. Ved vurderingen av om en slik anmodning skal tas til følge, skal det legges vekt på om det knytter seg særlig offentlig interesse til stillingen. Forvaltningen har i utgangspunktet rett, men ikke plikt, til å unnta opplysninger om at noen har søkt om en stilling fra innsyn. For å unnta må begrunnelsen normalt være at søker har et legitimt behov for å holde hemmelig at hun eller hun søker en ny stilling.

7 Momenter ved vurderingen:
Særlig offentlig interesse. Personvernhensyn Rekrutteringshensyn Vil innsyn medføre konkret skade eller ulempe? Vurderingen skal være konkret for hver søker på bakgrunn av grunner søkeren oppgir for ikke å bli oppført på søkerlisten. Ved vurderinga av i kva grad ålmenta bør ha innsyn i søkjarlister, gjer det seg gjeldande ulike omsyn. Det sterkaste argumentet for innsynsrett er at dette gir ålmenta ein sjanse til å kontrollere at det ikkje blir teke utanforliggande eller usaklege omsyn ved tilsetjingar i det offentlege. Innsyn gir dessutan borgarane høve til å verke inn på kven som blir tilsett i ei offentleg stilling. Forvaltninga skal på vegner av fellesskapen forvalte dei verdiane og ressursane som høyrer til samfunnet. Det er derfor viktig at det er mogleg for ålmenta å kontrollere at dei personane som er best eigna, blir tilsette i offentlege stillingar. Det er særleg to omsyn som taler mot innsyn i søkjarlister. For det første omsynet til søkjarane og deira personvern. For enkelte søkjarar til offentlege stillingar vil det kunne skape vanskar dersom det blir kjent at dei søkjer ny stilling, til dømes i høve til klientar og kundar eller i høve til noverande arbeidsgivar og medarbeidarar. Det andre omsynet som taler mot innsynsrett, er omsynet til ei best mogleg rekruttering til offentleg forvaltning. Ein regel om full innsynsrett i søkjarlister kan føre til at potensielle kandidatar lèt vere å søkje, og såleis at det offentlege taper kampen om den best kvalifiserte arbeidskrafta til leiande stillingar. Vurderingen må skje konkret og i forhold til hver enkelt søker og de grunnene som er angitt for at hun eller han ikke skal føres opp på den offentlige søkerlisten. Det er ikke tilstrekkelig at det oppleves som ubehagelig at det blir kjent at man har søkt en ny stilling. Må foreligge spesielle omstendigheter som gjør at innsyn fører til konkrete skader eller ulemper for søkeren. I høve til stillingar som det ikkje knyter seg stor offentlig interesse til, skal det mindre til for at ei veging av dei ulike omsyna fell ut til fordel for søkjaren fordi kontrollomsynet her ikkje vil gjere seg gjeldande i særleg grad.

8 Eksempler på unntak fra Justis- og politidepartementets veileder til offl:
Redusert kundetilfang for private næringsdrivende. Skape uro at leder i det offentlige slutter under en omstilllings- eller omorganiseringsprosess.

9 Særlig offentlig interesse
Det skal mye til å unnta dersom det knytter seg særlig offentlig interesse for en stilling, som departementsråd, direktør i statlig direktorat, fylkesmann, direktør i offentlig virksomhet o.l. Som eksempler på stillinger som det knytter seg stor offentlig interesse til, og der terskelen for å få gjennomslag for en anmodning om ikke å bli oppført på søkerlista vil være høy, nevner proposisjonen (Ot.prp. nr. 102 ( ) Til § 25 Unntak for tilsetjingssaker m.m., s. 149) stilling som departementsråd, direktør eller leder for statlige direktorater eller uavhengige organer, fylkesmann eller rådmann i kommunene. Kravet om at det skal særlige grunner til for å imøtekomme en anmodning om ikke å bli ført opp på søkerlisten, innebærer at det generelle ubehaget en søker vil kunne oppleve ved at det blir kjent at hun eller han har søkt en stilling ikke vil være nok. For at en slik anmodning skal kunne imøtekommes ved søknad til en slik stilling, må det foreligge spesielle omstendigheter og påvises at innsyn vil kunne føre til mer konkrete skader eller ulemper for søkeren. Departementet la til grunn (Ot.prp. nr. 102 ( ) Til § 25 Unntak for tilsetjingssaker m.m., s. 149) at det også ved søknad på slike stillinger vil kunne gjøres unntak for en søker som er selvstendig næringsdrivende, og som risikerer redusert kundetilgang dersom det blir kjent at det er fare for at vedkommende kan komme til å legge ned virksomheten. Dette er så å si kjerneområdet av saker som har begrunnet adgangen til å gjøre unntak fra søkerlisten. Mer usikkert er det om det er riktig når departementet (s. st.) uttaler at det kan være grunnlag for å imøtekomme en anmodning fra en søker som er tilsatt i en lederstilling i det offentlige om ikke å bli ført opp på den offentlige søkerlisten fordi det kan skape ekstra uro i en virksomhet under omstilling eller omorganisering om det blir kjent at hun eller han har søkt en ny stilling. Her er vi i realiteten over i hensyn som i første rekke knytter seg ikke til søkerens, men til det offentliges egen interesse, og hvor det at vedkommende søker en ny stilling vil kunne være et relevant moment ved vurderingen av forholdene ved vedkommendes virksomhet. Det må ut fra bestemmelsens forhistorie og Sivilombudsmannens praksis bare være forholdsvis eksepsjonelle forhold som kan begrunne et unntak i en slik situasjon. I høve til stillingar som det ikkje knyter seg stor offentlig interesse til, skal det mindre til for at ei veging av dei ulike omsyna fell ut til fordel for søkjaren fordi kontrollomsynet her ikkje vil gjere seg gjeldande i særleg grad. Dei kryssande omsyna gjer seg derimot gjeldande med full kraft når det er spørsmål om å utelate søkjarar frå søkjarlista ved tilsetjing i leiande stillingar. Her må det krevjast at det ligg føre særlege grunnar for at ei oppmoding om ikkje å bli ført opp på den offentlege søkjarlista skal bli teken til følgje. Dette inneber likevel ikkje at det aldri vil vere høve til å ta oppmodinga til følgje i slike tilfelle, men at ein må gjere ei konkret vurdering i høve til kvar enkelt søkjar, og at kontrollomsynet normalt vil vege tungt ved denne typen tilsetjingar. Det gis her en føring for forvaltningens vurdering av spørsmålet om det skal praktiseres merinnsyn i en situasjon hvor det foreligger en anmodning om å unnta et navn fra søkerlisten. Vurderingstemaet, slik det er formulert i loven, korresponderer ganske nøye med de kriteriene som Sivilombudsmannen formulerte i en rekke saker om meroffentlighet i forhold til den tilsvarende bestemmelsen om unntak fra søkerlisten i offvl § 6 første ledd nr. 4 tredje punktum, se oversikten i innstillingen fra Offentlighetslovutvalget s (i Utvalgets vurderinger) og sammendraget i proposisjonen s (i pkt Gjeldande rett). I proposisjonen gir departementet (Ot.prp. nr. 102 ( ) pkt Departementet sitt syn, s. 77) uttrykk for at «gjeldande rett representerer den beste balanseringa av dei motstridande omsyna, og bør videreførast». Ut fra sammenhengen er det rimelig klart at med «gjeldande rett» mener departementet her den forståelse som Sivilombudsmannen har lagt til grunn når det gjelder anvendelsen av merinnsynsregelen på søkerlister.

10 Eksempler på begrunnelse
Jeg vil ikke at sjefen skal vite at jeg søker ny jobb. Har hemmelig/skjermet adresse. Offentlighet om søknaden vil skade eksisterende og kommende kundeforhold for meg personlig og virksomheten jeg jobber i. 21. mars 2016 (sak 2015/1740) Saken gjelder utarbeidelsen av offentlig søkerliste og adgangen til å unnta noen av søkerne fra denne ved tilsetting av administrerende direktør ved Helse Møre og Romsdal HF. Ombudsmannen er enig med helseforetaket i at det ut fra stillingens nivå og offentlige interesse burde stilles høye krav til de aktuelle søkernes behov for unntak. Ettersom to av anmodningene om unntak ikke var nærmere grunngitt, er det imidlertid vanskelig å se at helseforetaket har foretatt en konkret og individuell vurdering av anmodningene. Selv om det er søkeren som er nærmest til å opplyse grunnen til at vedkommende anmoder om unntak, tilsier hensynet til god rekruttering at helseforetaket burde etterspurt en nærmere begrunnelse for de tilfellene der det ikke var gitt. Dersom en anmodning om unntak fra søkerlisten ikke er (tilstrekkelig) begrunnet, bør helseforetaket om mulig innhente slik begrunnelse. Av de tre som hadde bedt om å bli unntatt offentlighet, hadde A begrunnet anmodningen. C skal i følge advokaten – samme dag som søkerlisten ble offentliggjort – ha trukket søknaden uavhengig av spørsmålet om unntak. Helseforetaket skal ikke ha bedt om (ytterligere) begrunnelse fra noen av søkerne. B skal, i en telefonsamtale etter at det var gitt avslag på anmodningen om unntak, ha opplyst at hennes begrunnelse for unntak var at hun ikke ønsket at søknaden skulle gjøres kjent for hennes arbeidsgiver.