1 Post/arkiv rutiner Barnehagene i Gjøvik kommune Utarbeidet av arkivleder Anne Haugom, feb 2011

2 Tema arkivloven og forholdet til andre lover journalføring, opplysninger i journalen inngående post/utgående post arkivverdig post/arkivuverdig post arkiver i bhg mapper for bhg barn, innhold personalmapper, innhold saksarkiv, innhold avlevering, rydding

3 Arkivloven Formålet med loven er bevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden. Arkivloven § 6 : Arkivansvaret Offentlig organ plikter å ha arkiv, og disse skal være ordna og innrette slik at dokumentene er trygge som informasjons- kilder for nåtid og ettertid.

4 Forholdet til andre lover Offentlighetsloven har bestemmelser om plikt til å føre journal som viser til arkivforskriften Forskrift om informasjonssikkerhet henviser til arkivloven og Arkivverket Personopplysningsloven har bestemmelser om sletting som henviser til arkivloven

5 Journalføring Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av inngående og utgående dokument som etter offentlig- hetsloven § 4 må regnes som saks-dokument for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling verdi som dokumentasjon Journaler skal føres elektronisk eller på papir.

6 Opplysninger i journalen Ved registrering av dokument i journalen skal følgende føres inn : Journalføringsdato Saks- og dokumentnr (elektronisk journal) Journalnr (papirbasert journal) Avsender og mottaker Opplysninger om sak, innhold eller emne Dato på dokumentet

7 Forts. I tillegg skal journalen inneholde arkivkode og hvor dokumentet er arkivert Arkiver i bhg : Arkivet over barnhagebarn (alfabetisk, f.nr) Saksarkivet (arkivkode etter emne) Personal arkivet (alfabetisk, f.nr)

8 Inngående post Post som kommer til barnehagen pr brev og pr. epost. Arkivverdig post skal tas ut på papir og arkivuverdig post skal fordeles til rette vedkommende.

9 Arkivverdig post Definisjon : inngående/utgående post som er gjenstand for saksbehandling eller dokumentasjon for nåtid og ettertid Dokument som gjelder et enkelt barn Dokument som gjelder en enkelt ansatt Dokument som har blitt behandlet i bhg

10 Arkivuverdig post Invitasjoner til kurs, konferanser og seminarer Trykksaker Reklame Tidsskrifter

11 Utgående post All utgående post skal journalføres i journalen, jfr inngående post. Kopi av det utgående brevet skal legges i arkivmappa (barnehagebarnet sitt, personalmappa til den ansatte, eller i saksarkivet)

12 Arkiver i bhg Barnehagene har i hovedsak ett arkiv : mapper for barnehagebarn i tillegg har barnehagene et personalarkiv (som bare skal inneholde kopier, orginal skal være i personalarkivet i rådhuset) og et saksarkiv (emnearkiv) I tillegg kommer evt dagbøker…

13 Mapper for bhg barn Hvert barn skal ha sin egen mappe, som skal inneholde bl.a. helseforhold avtaler med foreldre notat fra foreldresamtaler brev fra/til foreldre saker om pedagogiske hjelpetiltak IOP/halvårsrapporter

14 Forts. enkeltvedtak, tildeling av ressurser skademelding avviksrapport klage fra foreldre loggbøker møtereferat, vedr enkelt barn notat fra observasjoner

15 Forts. Dere skal ikke arkivere : dokument vedr. felles opptak, disse skal arkiveres i saksarkivet ferieplaner for barna meldingsbøker som fungerer i stedet for muntlig kommunikasjon bilder av enkeltbarn, flere barn

16 Personalmapper Orginale dokumenter i ei personalmappe skal oppbevares på rådhuset, og skal derfor leveres sekretariatet (arkivet) for journalføring i ESA Dere skal bare ha et skyggearkiv (kopier)

17 Forts. Følgende arkiveres ikke i personalarkivet egenmeldinger sykemeldinger fravær : korte permisjoner/ferie timelister politiattest (kryss av på arb.avtalen at den er sett, så makuleres den)

18 Saksarkiv I saksarkivet (emnearkivet) skal dere arkivere : brev inn/ut fra bhg (ikke om enkelt-barn) møtereferat/notater (personalmøter)(211) årsmeldinger (211)(private bhg 211.3) budsjett (102.1) branntilsyn (556.1) vikarer på tilkalling (047.1)

19 Avlevering av bgh barn mapper Når barnehageåret er over skal alle mappene på barn som slutter tas ut av arkivet og settes bort i bhg. Ingen dokumenter som har verdi som dokumentasjon skal tas ut og makuleres. Mappene avleveres til arkivleder i rådhuset etter 5 år, eller ved behov. Før avlevering må mappene ryddes…

20 Avlevering av personal mapper Bhg skal oppbevare mapper på sluttede ansatte i 10 år etter at den ansatte har sluttet. Mappene skal da avleveres til arkivleder i rådhuset, som samkjører mappene med arkivet for sluttede ansatte i rådhuset.

21 Rydding av mapper Ta vekk : binders plastomslag post-it lapper ekstra kopier gummistrikk tape

22 Forts. Hvert barn/ansatt skal ha egen mappe Mappene skal legges i syrefrie arkivbokser, fås ved henvendelse til rådhuset på tlf Utenpå arkivboksene skrives navnet på barnehagen og innhold, eks. Marka bhg, barnehagebarn A-C, født 1998 Mapper over sluttede ansatte trenger ikke å legges i syrefrie arkivbokser

23 Forts. Ved avlevering til rådhuset skal det følge en oversikt/liste over barn/ansatt. Skriv : fullt navn, født.nr/pers.nr Ta kontakt med arkivleder i rådhuset, tlf 89811, for avtale om tid Gjøvik kommune har arkivdepot avtale med Fylkesarkivet i Oppland (LHMR) Etter 25 år på rådhuset foretas avlevering dit