Vedlegg 2 Organisasjonsendring

Presentasjon om: "Vedlegg 2 Organisasjonsendring"— Utskrift av presentasjonen:

1 Vedlegg 2 Organisasjonsendring
Anskaffelsesprosessen: Innkjøp og BtB

2 Anskaffelsesprosessen
Innkjøp og Avtale Implementering av kontrakt Bestilling til Betaling Inngående fakturabehandling

3 Overordnede føringer for anskaffelsesprosessen
Policy NTNU Utvikling og opp- Følging av mål Strategiske Anskaffelses- Prosesser: Innkjøpsprosessen Systemer og teknologi Overordnende roller og ansvar Operative anskaffelsesprosesser: Bestilling til Betaling Organisasjon og kompetanseutvikling Regler og rammeverk for offentlig sektor

4 Bemanningssituasjon BtB: Leverandørgruppa: Førstekonsulent: 1
Konsulenter: 6 Bestillere: Førstekonsulent: 1 og Konsulent: 1 Prosessleder: Førstekonsulent: 1 Innkjøp: Innkjøpssjef: 1 Rådgivere: 2 Seniorkonsulenter: 2 Førstekonsulenter: 3

5 Suksessfaktorer for ny organisasjon, ( fra Innkjøp)
Betingelser/forutsetninger ved etablering av felles seksjon, som eksempler kan nevnes: Kompetanseplan Karriereplan Stillingsstruktur og muligheter for lønnsutvikling Samlokalisering og kontorløsninger (cellekontor) Evt frigjøring av ressurser benyttes til administrative rutiner og enklere kjøp Flere ansatte – større fleksibilitet, tyngde og mer synlig Administrasjonssekretær/lederstøtte Større økonomiske rammer Lønn må gjenspeile risiko og ansvar Konkurransedyktig lønnsutvikling Seksjonsleder for ny seksjon

6 Suksessfaktorer (fra Innkjøp)
Gruppeledere (faglig leder – uten personalansvar) Nytt navn på organisasjon: navnekonkurranse Kick-off for ny seksjon, bruke tid og ressurser på teambygging Rekruttering fra eksterne miljøer med god innkjøpskompetanse God ledelse/leder Evne til å se muligheter der andre ser trusler og overføre dette på medarbeiderne Mindre avstand mellom ledelse og ansatte, Må gis større mulighet til involvering i beslutningsprosesser som angår oss/vår profesjon Brukervennlige systemer Tid til å bygge kompetanse på systemene Produksjonsplanlegging og oppfølging av arbeidsoppgaver på tvers i den nye seksjonen for bedre kapasitetsutnyttelse og ressursstyring Godt arbeidsmiljø Nye lokaler med bedre fasiliteter , større plass , lokaler tilpasset medarbeider og arbeidsoppgaver

7 Risikofaktorer for ny organisasjon (fra Innkjøp)
Negativ lønnsutvikling for Innkjøp hvis sammenlignet med BtB Omstillingsprosess: «gammel vane , vond og vende» Verden blir som før : to grupperinger uten felles tilhørlighet Egen mentalitet og evne til omstilling Manglende vilje til omorganisering /endring / nye oppgaver. Omorganisering kan sees på som trussel Hva om leder ikke evner å gjennomføre omorganiseringen Leder får mindre tid til hver enkelt Mindre tid med fokus på strategiske innkjøp Ikke hensyntar synliggjorte risikofaktorer Detaljstyring Unngå «innavl» (flytting mellom seksjoner) og «forgubbing» Posisjonering/»albuetakling» dersom arbeidsoppgaver faller bort i organisasjonen Lukkede miljøer /grupperinger , mister åpenhet og stor takhøyde Åpent landskap oppleves negativt av de fleste (konsentrasjonsproblemer) Kjønnsmessig fordeling

8 Risikofaktorer (fra Innkjøp)
Leder får større personalansvar og blir flyttet et hakk opp og ellers blir alt som før Personalkonflikter Vanskelig å få midler til å rekruttere ekstern kompetanse pga evt overtallighet i BtB Fortsatt for knappe midler til kompetansebygging Mangelfull kreativitet pga «forgubbing» (får ikke rekruttert nye) Samlokalisering i åpent landskap (regnskapsavd) vil medføre enda dårligere inneklima (luft, støy) Jo flere vi blir dess vanskeligere å få gjennomslag for våre saker/ønsker Ulike arbeidsprosesser - fare for lik behandling av roller og ansvar. Gruppens arbeidsoppgaver er svært forskjellig mht innhold og ansvar (likhets-spøkelset) Mindre fleksibilitet mht ferieavvikling Dårligere lønnsutvikling: lønnsfrys Våre forventninger blir ikke innfridd

9 Risikofaktorer (fra BtB)
BtB-gruppen ser ingen kritiske faktorer til ny organisasjon. BtB gruppen forventer at ledelsen har fokus på lokaliteter som ivaretar alle arbeidsoppgaver Noen i BtB gruppen er redd for at ikke alle blir sett på som likeverdige og viktige ressurser i den nye seksjonen. Dette gjelder forholdet mellom kolleger.