Ledelsesperspektivet Mennesker ser bare det de er forberedt på å se Emerson.

Presentasjon om: "Ledelsesperspektivet Mennesker ser bare det de er forberedt på å se Emerson."— Utskrift av presentasjonen:

1 Ledelsesperspektivet Mennesker ser bare det de er forberedt på å se Emerson

2 2 Hovedspørsmål! Hvorfor lager og vedlikeholder organisasjoner organisatoriske minne?

3 3 Minne Input (message to phone a friend) Output (phone call) Data (phone number) Processes (using a phone) Processor (person) Newell-Simon modellen av det menneskelige systemet for informasjonsbehandling

4 4 Utvidet menneskelig informasjonsbehandlingssystem Data Processes Internal processor Internal memory InputOutput External memory DataProcesses External processors

5 5 En organisatorisk modell for behandling av informasjon Data (sales) Processes (sales forecasting) Internal processor (market analyst) Internal memory Input (market research) Output (sales campaign) External memory Data (demographic data) Processes (statistical analysis External processors (marketing consultant) An organization

6 6 Administrasjon av data Hele verdien i dette selskapet er i menneskene. Hvis du brente ned alle fabrikkene våre og vi bare fikk beholde menneskene og våre arkiver, ville vi snart være like sterke som før. Thomas Watson, Jr. Tidligere leder for IBM

7 7 Individuell dataadministrasjon Internt minne er begrenset Eksternt minne utvider det interne minnet

8 8 Kalender Prinsipper bak kalenderen Fast plass og rekkefølge Rask tilgang 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. juledag, 1852 Breakfast on the veranda Read newspapers Open gifts Check lunch preparations Pre-lunch drinks Christmas lunch Afternoon nap Drive to club Christmas dinner Port and cigars © 1803, The Expeditioner, London

9 9 Name Address Rudyard Kipling Name Address Name Address Name Address © 1815, The Expeditioner, London PO Kyhber Pass Northwest Frontier India Jack London PO Klondike Alaska K-L K L Addressebok Prinsipper: Ferdig oppsatt lagringsplass Rekkefølge Rask tilgang

10 10 Arbeidsliste Prinsipper Struktur Støtte for rask oversikt To Be Done This Week Action List Explore Nile Write journal Shoot crocodile Unwrap mummy √ √ © 1823, The Expeditioner, London

11 11 Sammenlikning mellom systemer for dataadministrasjon Indre Lav kapasitet? Hurtig Lettvint Ytre (eksterne) Store? Langsomme Ikke så lettvinte

12 12 Organisatorisk dataadminstrasjon Organisasjoner må også huske Å bestemme hvor og hvordan data skal lagres innebærer ofte kompromisser. Organisatoriske data brukes av forskjellige informasjonssystemer

13 13 Typer av informasjonssystemer Bruker statistisk analyse og AI for å identifisere skjulte sammenhenger i dataene Data mining Presenterer en multidimensjonal oversikt over data OLAP Gir toppledelsen informasjon som støtter overvåkning av organisasjonens ytelse og utvikling og gjennomføring av strategier. EIS Brukes som underlag for beslutninger ved å analysere og modellere data DSS Bearbeider data fra TPS for å lage informasjon som støtter planlegging, styring og administrasjon. MIS Samler og lagrer data for rutinetransaksjoner.TPS Systemets hensiktType of IS

14 14 People & technology Data Forberede framtida (MIS, EIS, DSS, OLAP, data mining) Nye forretningssystemer Håndtere nåtiden (TPS) Huske fortiden (databaser og data warehouse) Informasjonssystem-syklusen Transaksjoner

15 15 Ønskelige egenskaper for data Delt mellom flere applikasjoner og brukere med samtidig tilgang Transportable Sikret Riktige Oppdaterte Relevante

16 16 Komponenter av organisasjonshukommelse

17 17 Mennesker Er kjernen Skaper vedlikeholder, utvikler og bruker organisatorisk minne Rolle og posisjon i hierarkiet Organisasjonskultur * Sosiale nettverk * Standard operating procedures (SOP)

18 18 Dokumenter Rapporter Håndbøker Brosjyrer Rundskriv Tekstbehandlingsfiler Hypertext

19 19 Multimedia Bilder Grafikk Audio Video

20 20 Modeller Beslutningsstøttesystemer Matematiske modeller Regneark

21 21 Kunnskap Ekspert-systemer Regler

22 22 Beslutninger Å ta beslutninger er en sentral aktivitet i moderne organisasjoner Men få bedrifter har formelle system for lagring av beslutninger Møtereferater Gir bare resultater, ikke hvordan de ble oppnådd Gjenbruk av beslutninger Utnytt kunnskap om tidligere beslutninger

23 23 Spesialisert hukommelser Dufter hos parfymeprodusenter Farger hos malingsprodusenter

24 24 Ytre hukommelse Utenfor organisasjonen Lovdata IEEE Informasjonstjenester Brønnøysundregistrene

25 25 Problemer med dataadministrasjonssystemer Redundans Manglende kontroll over data Dårlige grensesnitt Forsinkelser Manglende samsvar med virkeligheten Manglende integrasjon av data

26 26 Tidslinje for dataadministrasjonssystemer 195019601970198019902000 File systems Hierarchical DBMS Network DBMS Relational DBMS Object-oriented DBMS ?

27 27 Informasjon Effektiv administrasjon av informasjon begynner med å tenke over hvordan mennesker bruker informasjon ikke hvordan de bruker maskiner Thomas Davenport

28 28 Hovedtrender ved slutten av det tjuende århundre Hurtige globale endringer Endrede internasjonale forhold Diktaturenes undergang Handelsblokker Globalisering av forretningsvirksomhet Kraftige informasjonsbaserte organisasjoner oppstår Microsoft Intel CNN

29 29 Historisk synsvinkel Faser i sivilisasjonens utvikling Jordbruk Industri Informasjon Kreativitet?

30 30 informasjonsalderen Bygd på sand Silisiumsbrikker Fiberoptikk – glass er også sand Grenseløs Fri flyt av: informasjon, kapital og industri

31 31 Informasjonsalderen UtdanningIndustri Global rekkeviddeBefolkning MarkedsføringNaturressurser EtteretningMilitærmakt Ny rikdomGammel rikdom

32 32 Perioder i utviklingen av informasjonssystemer Felles nettverkBrowser/serverMidt på 1990 tallet - nå Flytt informasjons- behandling til kunden 3 Lokale nettverkStormaskin/ter minal Midt på 1970 tallet – midt på 1990 tallet Flytt informasjons- behandling til den ansatte 2 Få nettverkBatch1950 – midt-1970 tallet Flytt informasjons- behandling til datamaskina 1 NettverkTeknologiPeriodeFokusEra

33 33 Overføring av kunnskap Skrift og papir gjorde det mulig å ta vare på og overføre kunnskap Skrift koder informasjon Vi har hatt skriftsystemer i over 5000 år Lagringsmedium har utviklet seg fra leirtavler til magnetiske media. (Leirtavlene er fortsatt leselige, hva med harddisker om 5000 år?) Utvikling av store organisasjoner er parallell med utvikling av storskala organisatorisk minne.

34 34 Informasjonshardhet Børs og markedsdata10Diamond Reviderte regnskaper9Corundum Ureviderte regnskaper, statistikk fra myndighetene.8Topaz Nyheter, ikke-finansielle data, industristatistikker, spørreundersøkelser. 7Quartz Budsjetter, formelle planer6Orthoclase Vitnemål som er avlagt under ed. Forklaringer, rettferdiggjøring, vurderinger, fortolkninger 5Apatite Vitnemål som ikke er avlagt under ed. Forklaringer, rettferdiggjøring, vurderinger, fortolkninger 4Fluorite Identifisert ekspertkilde – forutsigelser, spekulasjoner, varsler og estimater 3Calcite Identifisert kilde som ikke er ekspert – meninger, følelser, ideer. 2Gips Rykter fra uidentifiserte kilder1Talkum DataScaleMinerals

35 35 Informasjonsdybde Ledere ønsker fet informasjon for å unngå tvetydighet Informasjonssystemer leverer vanligvis mager informasjon Numeriske dokumenter Upersonlige dokumenter Personlige dokumenter (brev og notater) TelefonFace-to-face Møte MagerFeit

36 36 Informasjon og endring av organisasjoner Organisasjoner er målrettede Informasjon støtter målsøking Avviksinformasjon Reell ytelse Informasjon om konsekvenser av ønskede endringer og informasjon som middel til å oppnå endring Målsettings- informasjon Ønsket ytelse

37 37 Målsettingsinformasjon Forankring og justering Planlegging Demografiske trender Økonomiske framtidsanalyser Benchmarking – dantotsu-måle seg med de beste Hva gjør konkurrentene

38 38 Informasjon om avvik Hva er problemet? Avvik mellom forventet og reell ytelse Scorekeeping (Overvåking av nøkkeltall) Kvantitativ Kvalitativ Bruk av kritiske suksessfaktorer for å bestemme hva som skal måles

39 39 Informasjon om avvik Oppdage avviket Finne problemet Rapporter om avvik Scorekeeping Rutine-rapporter

40 40 Nøkkeltall for salg - score Innkrevde utestående fordringer Kroner utestående fordringer Antall kunder som ikke har betalt i tide Andel av kunder som har kjøpt Antall mistede kunder Antall nye kunderKunder per produktkategori per kundegruppe Netto overskudd Brutto marginMarginer Oppfylt kvote Markedsandel per produktkategori per kundegruppe Antall solgte enheter Kroner totalt salgSalgsvolum Ordrer per samtale Gjennomsnittlig ordre Antall kunderOrdrer

41 41 Informasjon om endringer Fjerne avviket Problemløsning Bestemme årsaker Finne alternative løsninger Analyse av alternativene

42 42 Informasjon som et middel til endring Informasjon kan gi konkurransemessige fordeler Informasjon kan bygges inn i produkter og tjenester Markedsføring Frequent flyer programs Kundeservice Informasteknologi brukt til å gi bedre service Empowerment - Myndiggjøring Dele informasjon med de ansatte Gi ansatte mulighet til å ta avgjørelser selv

43 43 Ledelsesarbeid Ledere gjennomfører organisasjonsendringer Ledelsesarbeid er: Fragmentert Kort Ofte avbrutt Høyt tempo Handlingsorientert, heller enn overveiende

44 44 Kommunikasjon og ledelse Foretrekker muntlig kommunikasjon Utbredt bruk av nettverk Informasjonskilde En måte å få ting gjort Formelle rapporteringssystemer Brukes sjelden Kilde til å bekrefte informasjon

45 45 Ledelsens informasjonsbehov Venter å få relevant informasjon Behovene endrer seg kontinuerlig

46 46 LavHøy Lav Hardhet Innsamlet informasjons-mengde Etterspørselen avhenger av hvor hard informasjonen er Bruker mange kilder for å få høy nok pålitelighet

47 47 Informasjonsbehovet avhenger av posisjonen S h ort-t e rm i n formatio n M ed i u m-t e rm i n formatio n Senior executive Operational manager Lo n g-t e rm i n formatio n

48 48 Tilstrekkelig er nok! Ledere overbelastet med beslutninger Tilstrekkelig informasjon er nok Velg første tilstrekkelig gode beslutning Samle nok informasjon til å ta en tilstrekkelig god beslutning Lavere kvalitet på beslutningene

49 49 Systemer for levering av informasjon Groupware Report Meeting Electronic mail ConversationBeslutninger Expert System (ES)Kunnskap Decision Support System (DSS)Matematisk modell Voice recording system Voice mailStemme Geographic information system (GIS) Computer aided design (CAD)Grafikk Imaging process system (IPS)Bilder Office automation system (OAS)Dokumenter Management information system (MIS)Arkiver Groupware Rapporter Møter Elektronisk post SamtaleMennesker Leverignssystem Organisatorisk hukommelse

50 50 File Ima ge Peop le File Organizational Memory MISIPSMIS E-mail Information integration software (e.g., an EIS) Client Organisatorisk hukommelse er fragmentert

51 51 The ideal system Information delivery system Clie nt Organizational Memory

52 52 Organisatorisk kunnskap Kognitiv kunnskap Avanserte ferdigheter Systemforståelse og trent intuisjon Selv-motivert kreativitet Vite hva Vite hvordan Vite hvorfor Bry seg om hvorfor

53 53 Verdi av ferdigheter versus prisen for å oppnå dem Cognitive skills (know what) Verdi for selskapet Advanced skills (know how) System understanding (know why) Motivated creativity (care why) Investering i trening

54 54 Kunnskapstyper Eksplisitt Skrevet ned som regler - overførbar Underforstått (Tacit) Personlig erfaring og dømmekraft Vanskelig å skrive ned Vanskelig å overføre