Bystyresamling 18. september 2008 Jan Høegh Kommunestyrets tilsyns- og kontrollfunksjon i en kommunal parlamentarisk styringsform: Inntrykk av status,

Presentasjon om: "Bystyresamling 18. september 2008 Jan Høegh Kommunestyrets tilsyns- og kontrollfunksjon i en kommunal parlamentarisk styringsform: Inntrykk av status,"— Utskrift av presentasjonen:

1

2 Bystyresamling 18. september 2008 Jan Høegh Kommunestyrets tilsyns- og kontrollfunksjon i en kommunal parlamentarisk styringsform: Inntrykk av status, hva er gjort og hva kan gjøres?

3 2 Agenda Hva vi sa i 2005 Summarisk inntrykk av dagens situasjon ift. foreslåtte tiltak Vurdering ift. 5 suksesskriterier Forslag til videre utvikling

4 3 Problemstilling og mål Todelt problemstilling 1.Hva slags tilsyn og kontroll skal bystyret utøve og hva er formålet? –Tilsyn: Systematisk, periodisk etterprøving –Kontroll: Situasjonsmotivert etterprøving –Etterprøving: Fellesbetegnelse på tilsyn og kontroll 2.Hva er forutsetningene for å løse oppgaven effektivt? Mål: Sette bystyret bedre i stand til å ivareta sine oppgaver – ”[…] Bystyret skal gjennom vedtak om overordnede mål, prinsipper og strategier for kommunens virksomhet skape rammene for kommunens utvikling. Bystyret har det øverste tilsynet med hele den kommunale forvaltningen, og skal ha et overordnet tilsyn med at de beslutninger bystyret vedtar blir iverksatt […].” (Reglement for Bergen bystyre §3, ECONs uthevning )

5 4 Analyse Til dels lite utviklede aktivitets- mål, mangler helhet Til dels lite konkrete og målbare Svakt kommunisert og lite tilgjengelige Knyttes ikke til aktivitetsmål? Overveiende økonomi Knyttes ikke til aktivitetsmål! Gjøres i liten grad Mer på økonomi enn på aktivitet Mer kontroll enn tilsyn! Lite systematisk Økonomidrevet I liten grad resultat av etterprøving Oppfattet status:  God etterprøving forutsetter at de tidligere leddene i kjeden fungerer godt  Utgangspunktet må være klare, etterprøvbare og godt forankrede mål for de viktigste politikkområdene! Politisk og økonomisk mål Gjennomføre aktiviteter Rapportere resultater Etterprøve/ vurdere Foreslå tiltak Etterprøving ledd i en kjede:

6 5 Analyse Forbedringspotensial i de fleste ledd i kjeden: Bystyret hadde ikke tatt inn over seg konsekvensene av parlamentarisme for styring og etterprøving – Betydelig grad av detaljstyring! – Etterprøving har lav fokus og lav status – mer interesserte i å vedta enn i å få gjennomført? Aktivitetsmål ikke systematisk fastsatt og måloppnåelse etterprøves tilfeldig Enighet om at noe bør gjøres – men mistro til byrådet kan stenge for gode løsninger

7 6 Detaljert styring kan gjøre bystyret marginalisert Overordnet styring Detaljert styring ? ?? ? ? ?! ? ? ? Utgangs- punkt

8 7 Fem suksesskriterier for etterprøving 1.Oppfattes som viktig – Tilføres tilstrekkelige ressurser 2.Tydelige, etterprøvbare mål og overordnede politiske føringer – Innen både økonomi og aktivitet 3.Hovedvekt på tilsyn fremfor kontroll – Kontroll er et sikkerhetsnett 4.Godt grunnlag for tilsynet – Primært rapporter fra byrådet og kontrollutvalget 5.Hensiktsmessig ansvars- og oppgavedeling – Speile styringssystemet

9 8 Endring av mål og strategi for etterprøvingen Oppfattet mål 2004 – Etterprøving gjør vi for å innfri formelle krav, og for å kunne markere opposisjon til byrådet Vårt forslag til nytt mål – Gjennom etterprøvingen skal vi sikre at politikken blir gjennomført – og få signaler om nødvendige korrigeringer og mulige forbedringer Oppfattet strategi 2004 – Vi skal gjøre den etterprøvingen vi må, med minimal bruk av tid og ressurser. Fordi vår egeninteresse i etterprøvingen først og fremst er markering, legges hovedvekten på situasjonsmotivert kontroll. Vårt forslag til ny strategi: – Etterprøvingen skal gis tilstrekkelig prioritet og ressurser til at vi er rimelig trygge på at bystyrets vilje blir gjennomført og om nødvendig kan korrigeres. Kjernen i etterprøvingen skal være systematisk tilsyn, mens kontroll først og fremst er et sikkerhetsnett.

10 9 Redefinere mål, strategi og operasjon Mål- nivå Strategisk nivå Metodisk/ operativt nivå Sikre at politikken blir gjennomført og gi grunnlag for endring Etterprøving er en felles interesse for hele kommunen: God samlet etterprøving forutsetter smidig samarbeid Ansvar og oppgaver skal utføres der hvor evnen til å håndtere dem er best Oppgaver skal følges av ressurser Etterprøving gis tilstrekkelig prioritet og ressurser til å skape nødvendig trygghet for at målet nås eller kan korrigeres baseres primært på tilsyn, kontroll er et sikkerhetsnett

11 10 En rekke mulige operative tiltak Tiltak innen organisasjon Klarere reell ansvars- og oppgavedeling mellom bystyrets organer Styrke kontrollutvalget Mer fleksibel bruk av revisjonsressurser Akseptere styrer, råd og utvalg som utøvende organer for byrådet Tiltak innen systemer Mer overordnet styring og tilsyn Bedre tilsynsgrunnlag Tiltak innen ressurser og evner – bla. kultur – tar lenger tid Kan til dels oppnås gjennom endringer i organisasjon og systemer Forholdet mellom tiltak og ressurser en dynamisk prosess som krever løpende oppmerksomhet Økt tillitt vil danne grunnlag for nødvendige uformelle prosesser som supplement til de formelle

12 11 Agenda Hva vi sa i 2005 Summarisk inntrykk av dagens situasjon ift. foreslåtte tiltak Vurdering ift. 5 suksesskriterier Forslag til videre utvikling

13 12 Hovedinntrykk Vi vil, vi vil – men får det ikke til (ennå) Mange aktiviteter er gjennomført og nye rutiner og ordninger innført… …men det gjenstår fremdeles en del innen implementering og koordinering Mye riktig tenkning i dokumentene jeg har sett nå, for eksempel – ”Byens høyeste organ bør operere på det strategiske nivået, mens byrådet bør utgjøre det operasjonelle nivået i kommunen.” – ”Det er samspillet mellom den tillit bystyret viser byrådet gjennom delegasjon av fullmakter på den ene siden, og det etterprøvingsinstitutt bystyret har etablert gjennom sin tilsyn og kontroll med byrådet på den annen side, som legger grunnlag for en effektiv politikkutøvelse i en parlamentarisk styringsform.” (Mine uthevninger) Vanskelig kjapt å vurdere hvilke praktiske resultater som er oppnådd – Sist skrev vi: ”Et hovedproblem kan være at de formelle systemene og rutinene ikke følges i praksis”

14 13 Organisasjon Forslag Klarere reell ansvars- og oppgavedeling mellom bystyrets organer Akseptere styrer, råd og utvalg som utøvende organer for byrådet Styrke kontrollutvalget Mer fleksibel bruk av revisjons- ressurser Status Akseptert at byrådet på selvstendig grunnlag utnevner medlemmer i styrer, råd og utvalg Byrådets fullmakter er avklart gjennom egen sak Egen sak om arbeidsdelingen mellom komiteene og kontrollutvalget ”Det politiske tilsynsarbeidet i komiteene [er] fremdeles i for liten grad sammenkoblet og integrert” Fremdeles Kontrollutvalg, ikke -komité – Gjort noe med honoreringen? – Bemannes ktru med riktig kompetanse? – Har sekretariatet tilstrekkelig avstand til kommunerevisjonen? – Brukes eksterne miljøer i noen grad til forvaltningsrevisjon?

15 14 Systemer Forslag Mer overordnet styring og tilsyn Bedre tilsynsgrunnlag Status Alle komiteer foreslo i 2006/2007 forbedringer i sine tilsyns- og kontrollfunksjoner Innført systematisk rapportering fra byrådet om status for oppfølging av vedtak og flertallsmerknader Er det etablert overordnede innholdsmessige mål på de sentrale politikkområdene? – ”Byrådet vil utvide den tertialsvise rapportering vedr. budsjettoppfølging til også å omfatte rapportering på overordnete mål” – ”Komiteene skal rapportere til bystyret om resultater i forhold til vedtatte mål og strategier” – ”Den enkelte komité [skal] i samarbeid med ansvarlig byrådsavdeling utvikle mål- og resultatvurderinger og rapporteringssystemer.” – Er målene målbare og er det etablert rutiner for måling?

16 15 Ressurser og evner Forslag Kan til dels oppnås gjennom endringer i organisasjon og systemer Forholdet mellom tiltak og ressurser en dynamisk prosess som krever løpende oppmerksomhet Økt tillitt vil danne grunnlag for nødvendige uformelle prosesser som supplement til de formelle Status Har partigruppene og komiteene tilstrekkelige ressurser til å være en reell opposisjon? – Rapport fra budsjettarbeidet 2006 tyder ikke på det – Brukes de eksiterende ressursene på en hensiktsmessig måte? Jobber bystyret på overordnet, strategisk nivå? – Sml. etablering av overordnede mål på forrige side Hvordan står det til med tilliten? – Mellom komiteene, inkl. fagkomiteer/finanskomité – Mellom komiteene og kontrollutvalget – Mellom bystyret og byrådet

17 16 Agenda Hva vi sa i 2005 Summarisk inntrykk av dagens situasjon ift. foreslåtte tiltak Vurdering ift. 5 suksesskriterier Forslag til videre utvikling

18 17 Oppfattet status ift. suksesskriterier 1.Oppfattes som viktig – Tilføres tilstrekkelige ressurser 2.Tydelige, etterprøvbare mål og overordnede politiske føringer – Innen både økonomi og aktivitet 3.Hovedvekt på tilsyn fremfor kontroll – Kontroll er et sikkerhetsnett 4.Godt grunnlag for tilsynet – Primært rapporter fra byrådet og kontrollutvalget 5.Hensiktsmessig ansvars- og oppgavedeling – Speile styringssystemet Ja – Men sliter litt med å etablere god praksis – Tilstrekkelige ressurser? × Nei – Ikke mulig uten velfungerende tilsynssystem × Nei – Ikke mulig uten tydelige og etterprøvbare mål Ja – I teorien – men usikkerhet om praksis – Og uklart hvordan bydelsstyrene skal inngå i etterprøvingen

19 18 Agenda Hva vi sa i 2005 Summarisk inntrykk av dagens situasjon ift. foreslåtte tiltak Vurdering ift. 5 suksesskriterier Forslag til videre utvikling

20 19 Tenk over følgende spørsmål Sørger dere for å få målene for politikken på plass først? – Det er de som skal gi alt det andre retning – Er bystyrets vedtak klart nok formulert til å kunne etterprøves? Har dere akseptert at bystyrets etterprøving bør foregå på overordnet, strategisk og ikke på detaljert, operativt nivå – Bør følge av parlamentarisme som styringsform – Ikke slik: ”Komiteen skal ha den samme bakgrunnsinformasjonen som byrådet; dette er en viktig forutsetning for å kunne utøve tilsyn” Har dere akseptert at etterprøving ikke bør være politikk? – Etterprøvingen skal skje i forhold til de vedtak m.v. bystyret har fattet Derfor bør etterprøvingen ikke være en arena for politisk omkamp

21 20 Tenk over følgende spørsmål Evaluerer dere tilsyn og kontroll systematisk? – Og brukes evt. evalueringene til videre utvikling? Får tilsynet – Tilstrekkelige ressurser (penger og kompetanse) – Innsyn og informasjon? Er ansvaret for forbedringsprosessen tilstrekkelig tydelig plassert – Gis arbeidet nok oppmerksomhet, tid og andre ressurser? – Finnes en helhetlig plan med aktiviteter og milepæler? – Forbedret etterprøving er en kontinuerlig prosess, men etablering av sentrale elementer kan organiseres som prosjekt

22 www.econ.nowww.econ.se www.econdenmark.dk Postboks 5, 0051 OSLO Norway Biskop Gunnerus’ gate 14A, 0185 OSLO Norway Telephone: +47 45 40 50 00 Fax: +47 22 42 00 40 e-mail: oslo@econ.no Stavanger Kirkegaten 3 4006 STAVANGER Norway Telephone: +47 45 40 50 00 Fax: +47 51 89 09 55 e-mail: stavanger@econ.no Oslo Artillerigatan 42, 5th floor S-114 45 STOCKHOLM Sweden Telephone: +46 8 528 01 200 Fax: +46 8 528 01 220 e-mail: stockholm@econ.se Copenhagen Nansensgade 19, 6th floor DK-1366 COPENHAGEN Denmark Telephone: +45 33 91 40 45 Fax: +45 33 91 40 46 e-mail: copenhagen@econdenmark.dk Stockholm