Ledermøte 7. desember 2016.

Presentasjon om: "Ledermøte 7. desember 2016."— Utskrift av presentasjonen:

1 Ledermøte 7. desember 2016

2 Agenda Godkjenning av referat fra møte nr. 6
Vedtak: Godkjent uten anmerkninger. Økonomi – Regnskapsrapport, utestående avgifter Hvordan fylle alle verv? - Arbeidsøkt! Info fra daglig leder + oppfølging av tidligere vedtak

3 Økonomi - Regnskapsrapport
Vedtak møte nr. 1: Det skal legges fram månedsrapporter på avdelingsnivå på alle LG- møter. Rapportene skal inneholde budsjettet. Regnskapsrapport pr avdeling tom oktober ligger vedlagt

4 Økonomi - Regnskapsrapport
DLs kommentarer: Generelt: Alle inntekter fra medlems- og treningsavgift som er fakturert er inntektsført, dvs at resultatene i rapporten innebærer at all utfakturert avgift kommer inn. Regnskapsrapporten må derfor ses i sammenheng med rapporten over utestående medlems- og treningsavgifter i samme periode for 2016. Innebandy og Bjølsenhallen må ses i sammenheng, det samme må fotball, fotball senior, Voldsløkka og Norway cup, og Allidrett og VIA. Inntektssiden: I mål og iht vedtak på årsmøtet i utfakturering av medlems- og treningsavgifter, stor innkrevingsjobb gjenstår men nye rutiner ser ut til å fungere i avdelingene. Det er nå kun bandy som ikke er fakturert treningsavgiften for 2016, den sendes ut ila november. Alt av utleie for våren og sommeren er utfakturert, og innkrevingsarbeidet er ikke langt fra mål. Vi hang litt etter her, nå er vi i rute. Det gjenstår en stor jobb med å utfakturere og kreve inn utleie for høsten, det skjer ila desember. Svært mye av de offentlige tilskuddene kommer sent på året og har ikke kommet inn enda, det samme gjelder alt av vintertreningsavgifter og leie for høsten. Vi får stadig mer tilskudd fra Grasrotandelen, fra fond/ stiftelser og fra egne arrangementer. Utgiftssiden: OK kontroll i de fleste avdelinger. Utfordringene er å få inn alle inntektene, utgiftene har vi ok kontroll på. Vinterdriften har begynt og de første kostnadene til dette er påløpt. Avdelingene: Hoved: Inntektene og utgiftene til oppstart av tennis er ført på hovedlaget, her har ikke inntektene (trenignsavgift og storbymidler kommet inn enda så det går i minus) Bjølsenhallen: Lavere inntekter enn budsjettert, men høsten faktureres ila desember. Lavere utgifter enn budsjettert pga færre innleide vakter og oppussing møterommet ikke i gang. Voldsløkka: Det store underskuddet skyldes dårlig periodisering av inntekter og utgifter knyttet til vinterdriften av Bjølsen kunstgress vinteren 2015/2016 og 2016/2017. Allidrett: Allidrett hadde i vår færre deltakere enn budsjettert pga omlegging av tilbudet, kostnadene er da justert tilsvarende inntektstapet. Antallet deltakere er nå stigende igjen og nær 100 stk. VIA: Full kontroll. Fotball: Går bra hvis de får inn alle treningsavgifter. Har brukt mer enn budsjettert på utstyr, men vil få mer kickback fra Torshov ila desember som utjevner dette. Fotball senior: Går bra hvis de får inn alle treningsavgifter. Har brukt mer enn budsjettert på utstyr, men vil få mer kickback fra Torshov ila desember som utjevner dette. Norway cup Alle inntekter og utgifter ført, prosjektet er ferdig. Innebandy: Gjør det skarpt! Landhockey: Landhockey har et lavere antall deltakere og aktivitet enn budsjettert, men har da også justert ned kostnadene tilsvarende. Bandy: Bandy har hatt en bandyskole for AKS- Bjølsen i starten av 2016, betalingen for dette har ikke kommet inn enda. Bryting: Går bra hvis de får inn alle treningsavgiftene sine, de er langt unna det pr. Rugby: God kontroll. Sykkel: Sykkel har høyere inntekter og utgifter enn budsjettert pga mange flere medlemmer og høyere aktivitet, bla Klatrekongen. Sommerpatruljen: Alle inntekter og utgifter ført, prosjektet er ferdig.

5 Økonomi - Regnskapsrapport
Vedtak møte nr. 1: Det skal legges fram månedsrapporter på avdelingsnivå på alle LG- møter. Rapportene skal inneholde budsjettet. Regnskapsrapport pr avdeling tom oktober ligger vedlagt

6 Økonomi – utstående avgifter
Daglig leders kommentarer: I mål og iht vedtak på årsmøtet i utfakturering av medlems- og treningsavgifter, stor innkrevingsjobb står igjen høsten 2016, men nye rutiner ser ut til å fungere bra. Det sendes ut purringer en gang pr mnd, en får da epost med regningen vedlagt samt SMS om at man har mottatt en purring på epost. Vi søkte bydelen om kr for å dekke utbetalte avgifter, og fikk innvilget kr. Det er ikke vedtatt noe fordeling enda, så de er ikke med i denne rapporten. Hovedlaget, fotball, innebandy, landhockey og bryting er de avdelingene som må jobbe mest med innkrevingen. DL har inntrykk av at vi sender ut mange fakturaer til folk som egentlig ikke er medlemmer, fordi laglederne ikke bruker klubbadmin. Inkassosaker: 2 purrerunder gjennomført, en del utestående har kommet inn/avklart, avdelingen frist 15/9 med å komme med innspill men ingen har gjort dette. Faktura for semesteravgift til 97 barn i allidrett ble sendt ut 26/9, det er fortsatt en del innkreving som gjenstår. Vintertrenings- og futsalavgifter og del 2 av treningsavgiftene i fotball ble sendt ut 14/10, og det er fremdeles mye som ikke har kommet inn av dette. Del 2 av avgiften for landhockey ble også sendt ut 14/10, pt kun 3 stk som har betalt denne. Tennis ble fakturert 500 kr pr deltaker (30 stk) 1/11. Dette er ingen egen avdeling, men et eget prosjekt under hovedlaget. Betalingsevnen/ viljen synes god.

7 Økonomi – vedtak Regnskapsrapporten og rapporten over utstående pr oktober godkjennes uten anmerkninger, og følges opp i hver enkelt avdeling. Kommentarer til listene:

8 Hvordan fylle alle verv?
Alle avdelinger sliter med å finne frivillige til alle sine roller/ verv Hvilke roller/ verv mangler i din avdeling? – Liste Hvilke verv er lette å finne folk til? Hvilke er vanskelige? Dette er klubbens største utfordring For mange oppgaver på for få mennesker For mye fokus på å ”få gjennomfør hverdagen”, for lite fokus på profesjonalisering og strategi. Kommer ikke videre om vi ikke blir bedre på dette! Sende felles annonse med ledige verv ut i klubben og nærmiljøet

9 Hvordan fylle alle verv?
Hva sier idrettskretsen at funker? Skape entusiasme/ engasjement Større åpenhet om hva styre og stell jobber mot og med Mer informasjon om hvordan klubben funker Ha klare arbeidsbeskrivelser for alle roller Forenkle oppgaver og rutiner Whats in it for me??? – Belønningssystem + vise positiv effekt av innsats Hvordan kan vi jobbe med dette? Sende felles annonse med ledige verv ut i klubben og nærmiljøet

10 Hvordan fylle alle verv?
Hva er gjort? Laget Velkommen brev Se her Økt fokus kommunikasjon Satt opp kursplan Se her – Bruk! Sif.no blitt håndbok på nett Bruk/ henvis! Laget rollebeskrivelser Flere medlemsfordeler Julebord – se epost! Hva må gjøres? Idedugnad ang entusiasme Lage rolleliste og beskrivelser Annonsere behov utad Sende felles annonse med ledige verv ut i klubben og nærmiljøet

11 Hvordan fylle alle verv? – Oppfølging av vedtak
DL skal prioritere å bistå avdelingene med dette arbeidet fremover. DL er klar og er i gang! Avdelingslederne skal diskutere saken i sine arbeidsutvalg med utgangspunkt i tiltakslisten fra idrettskretsen, og ut fra det spesifisere hva de ønsker DLs hjelp til. Status? DL skal utarbeide et ”velkommen til Sagene IF brev” som alle avdelinger kan dele ut til nye medlemmer. Delt ut forrige møte. Ledergruppa setter av hele møte 7/12 til konkret arbeid med å fylle manglende verv. Gjennomført!

12 Hvordan fylle alle verv? – Oppsummering diskusjon
Hvordan gi nye tillitsvalgte god info/ opplæring? Lag gode rollebeskrivelser > ligger gode maler på sageneif.no under ”for frivillige” Bruks sageneif.no > alle pkt under ”om sagene if” > beskriver hvordan klubben fungerer. Bruk kursplanen > send dem på kurs i sin rolle! Følge kommunikasjonsplanen > ryddig info ut til alle roller! Her har vi kommet langt! Det meste er på plass men må tas i bruk i større grad!

13 Hvordan fylle alle verv? – Oppsummering diskusjon
Hvordan skape mer åpenhet om hva styre og stell jobber med? Ha en strategi/ plan for arbeidet Lage årshjul med alle faste rutiner og oppgaver > verktøy klart i google Ha en terminliste som viser all aktivitet > verktøy klart i google Vedta og publisere møteplan for styret/ AU for hele året Publisere innkallinger og protokoller fra styre/ AU møter Her har vi kommet kort! Ingenting er på plass på avdelingsnivå! = bør prioriteres fremover!

14 Hvordan fylle alle verv? – Oppsummering diskusjon
Hvordan ta imot/ gi god info til nye medlemmer? Lage enkelt ”velkommen til Sagene IF” materiale til å dele ut til nye medlemmer på trening > hvem er vi og hvordan er det her! Ha enkel og god info om hvordan klubben fungerer på sageneif.no > det meste ligger ute i venstremenyen på forsiden. Her har vi kommet halvveis! Pkt 1 er ikke helt på plass. Pkt 2 er noenlunde på plass, men må tas i bruk!

15 Info fra daglig leder Info fra styret - Protokoll fra styremøte 15/11 og fra AU – møte 29/11 ligger her. – Bør leses! Fordeling av LAM- midler se vedlegg, med neste rs- srapport! Storbyarbeid – rapport 2016 og søknad 2017 – se vedtak i sak nr. 6 i AU møte 29/11 (ligger også under i notatvisning), ta opp i eget AU! Gjennomgang av to- do listen – Se neste slide! Ta opp i eget AU! Møteplan LG 2017? – Se vedlegg! Ta opp i eget AU. Neste styre – møte 13/12 – saker? Info om julebord. Forslag til rammer for storbyarbeid 2017 vedtas: - Landhockey, bandy og innebandy prioriteres i søknaden for 2017, og tiltakene skal gjennomføres i samarbeid med skolene og bandyforbundet. - Det legges økt vekt på markedsføring ved utvikling av felles materiell og velkommen informasjon, samt arrangering av en åpen dag. - Fotball bes prioritere sin fotballskole, samt beskrive et nytt og strukturert breddeprosjekt for ungdom som kan inkluderes i søknaden. - Rugby, bryting og tennis legger sine tiltak over en begrenset periode/ferie.

16 To- do! Sende inn kandidat til sportslig utvalg innen 1. september
Gjennomgå regnskapsrapporten i ditt eget arbeidsutvalg. Purre på de medlemmene som ikke har betalt. Sende egne tillitsvalgte på nødvendige kurs i kursplanen. Undersøke om det finne midler til skoleprosjektet i egen særkrets/ forbund. Legge inn avdelingens aktivitet i årshjulet til Sagene IF innen 1. november. Diskutere spørsmålene knyttet til nytt arkiv/ epostsystem i egen avdeling og ta med innspillene på ledermøtet 29. september. Finne fram profilbilder for avdelingen til LG- møte 29. september.