Gjøvik – Trondheim – Ålesund Møte utredningsgruppa 10.03.2016 Underlag.

Presentasjon om: "Gjøvik – Trondheim – Ålesund Møte utredningsgruppa 10.03.2016 Underlag."— Utskrift av presentasjonen:

1 Gjøvik – Trondheim – Ålesund Møte utredningsgruppa 10.03.2016 Underlag

2 2 Agenda Sak 1: Mandat, presentasjon av deltagere og møteplan Sak 2: Rammer for arbeidet Tidslinje fusjon Ny instituttstruktur Adm.org: modell 2, dagens status fak/inst, 5% reduksjon Sak 3: Medvirkning og kommunikasjon Sak 4: Veien videre Eventuelt

3 3 Bakgrunn Fakultetene, NTNU i Gjøvik og Ålesund og fellesadministrasjonen har fått i oppdrag av rektor å levere hver sine forslag til administrativ organisering. IVT har satt ned en utredningsgruppe som skal leveres et forslag til sentral Gruppe for administrativ organisering innen 15.april.

4 4 Mandatet Enhetene har blitt gitt et klart mandat for utredningen. Hvordan ønsker IVT å dimensjonere de administrative oppgavene på funksjonsområdene: Undervisning Utdanning Forskning Innovasjon Kommunikasjon HR Økonomi IT lederstøtte.

5 5 I mandatet skal det også svares på hvordan oppgavene kan organiseres og fordeles mellom fakultets- og instituttnivå.

6 6 Rammer for utredningen Forslag skal ta utgangspunkt i eksisterende administrativ kompetanse innen fakultetet. Ressursramme for forslag til dimensjonering av administrative oppgaver i 2017 er eksisterende budsjettramme (definert som samlet lønnsramme 2016) redusert med 5% (effektivitetskravet) Det er ønskelig at alternative forslag utredes

7 7 IVTs utredningsgruppe Ingvald Strømmen (leder) Sylvi Vefsnmo, IPT Kjell Ove Slutås, KT Helge Garberg, IVT Oddrun Husby, Fakultet for teknologi Terje Meisler, Fakultet for teknologi Wenche Iver Johnsen, NTL (utpekt av LOSAM) Trond Singsaas (observatør) Anne Rossvoll, IVT (sekretær)

8 Februar 2016: Faglig organisering besluttet August/(januar) 2017 Instituttstruktur vedtas Januar/(august) 2017 Institutt-ledere tiltrer Q2 Q3Q4 August 2016 Dekaner tilsatt. Adm. organisering besluttet Høsten 2016: Innplassering av adm. ansatte. Q1 2016 Q1 2017 Q2 Q3 Q4 Utvikle instituttstruktur Roller, kompetanse, opplæring, trening adm.medarbeider, Evaluering, justering, oppfølging Fusjonsplattformen Omforent målbilde 2020 Fak-/Instituttstruktur iverksatt Ledere er på plass Ansatte i administrasjonen er kjent med nye roller Velfungerende Enheter IVT posisjonert for 2020 Modell adm. organisering Under arbeid Lederutvikling, rolle linjeleder, endringskompetanse bygges og trenes i reelle case fra IVT Implementere strukturer fak, inst, adm Bygge velfung.enheter samhandling, kultur, intergasjon / Ansette ledere Bemanningsplan adm, kartleggingssamtaler, innplassering Arbeidsmiljø, medvirkning Tidslinje Fusjonsarbeid IVT Organisasjonsplan

9 Vår tilnærming til organisering av administrasjonen ved IVT

10 NTNU føringer: Fusjonsplattform Fusjonsmål

11 Ingeniørvitenskapelig fakultet Innledende tanker om visjon 2020

12 12 Utdanning Nasjonal premissleverandør på BSc og siv.ing. i teknologi Styrket og samordnet BSc (rendyrket og differensiert BSc- løp) Utvikling av integrerte studieprogrammer med høy kvalitet BSc har oppnådd forskningstilknytning Ledende på innovative utdanningsformer Innovasjon og entreprenørskap inkludert i studieprogrammene Utvidet plattform for næringslivssamarbeid Økt rekruttering hos partnerne på BSc – økt opptaksgrunnlag for IVTs MSc og PhD Bedret inntakskvalitet Etterspurt EVU – teknologimaster etablert

13 13 Forskning Fokus på fremragende forskning er ledestjerne NTNU tiltrekker seg de beste talentene BOA økt til 600 mill. Involvert i 25 SFF/SFI/FME 50 løpende EU-prosjekter Norgesmester på ERC innenfor teknologiområdet Nye partnere styrker forskerkultur Tett inngrep med EU-kommisjonen i form av evaluatorer og rådgivere i ekspertgrupper Realisere nye internasjonale samarbeidsmuligheter 1200 publiseringspoeng – mye av veksten kommer fra de nye partnerne

14 14 Samfunnsbidraget Styrket konkurranseevne i norsk næringsliv og forvaltning Bidrag til et bærekraftig samfunn Foretrukket leverandør av ny teknologikompetanse og kandidater til norsk arbeidsliv Styrket internasjonal posisjon Bidratt til økt nasjonal kvalitet på BSc-utdanning Satt dagsorden for politisk debatt Vellykkede innovasjonsløsninger

15 15 Administrasjon (administrativ/teknisk) Medarbeidere opptatt av læring og kontinuerlig forbedring Stolte og kompetente medarbeidere Profesjonell administrasjon gjennomsyret av god produktivitet Bidrag til realisering av kjerneprosessene – effektivt støtteapparat Administrasjon som er tett på faglig virksomhet

16 16 Organisasjon Gode strategiprosesser – ny fagplan i samarbeid med næringsliv og forvaltning og basert på et tverrfaglig samarbeid med NTNU Hovedsakelig store institutter (i størrelsesorden 150 - 200 ansatte) Velutviklet felles ledelseskultur med felles retning basert på målstyring Fornøyde og ambisiøse medarbeidere Organisasjonsenheter med strategisk vilje og evne God infrastruktur og rammebetingelser (basert på omforent inntektsfordelingsmodell) Organisasjon opptatt av internasjonalisering To vitenskapelige karriereløp

17 17 Realisering av målbilde for administrasjon Kvalitet og Jobbengasjement Tid 2020 Høst 2015 NÅ Målbilde Et effektivt, utviklingsorientert og virksomhetsnært støtteapparat til kjernevirksomheten 2016 Omstilling Org.kart og bemanning 2016 Omstilling Org.kart og bemanning TILTAK -Styrke arbeidet med utvikling av felles prosesser, systemer og rutiner -Styrke kompetanseutvikling -Utvikle adm. ledergruppe videret TILTAK -Styrke arbeidet med utvikling av felles prosesser, systemer og rutiner -Styrke kompetanseutvikling -Utvikle adm. ledergruppe videret MULIGHETER/ TRUSLER Nye muligheter og arb.oppgaver Større robuste institutter nye kolleger Usikkerhet og rivalisering Tap av lederposisjoner Fare for uhensiktsmessig sentralisering Fare for tap av arbeidsoppgaver MULIGHETER/ TRUSLER Nye muligheter og arb.oppgaver Større robuste institutter nye kolleger Usikkerhet og rivalisering Tap av lederposisjoner Fare for uhensiktsmessig sentralisering Fare for tap av arbeidsoppgaver SVAKHETER/STYRKER -Arbeidet med prosesser, roller, systemer, kompetanse -- Interaksjon med brukerne? – Forståelse, motivasjon - Arbeidsmiljø, endrings- /utviklingsvilje - Desentral adm. SVAKHETER/STYRKER -Arbeidet med prosesser, roller, systemer, kompetanse -- Interaksjon med brukerne? – Forståelse, motivasjon - Arbeidsmiljø, endrings- /utviklingsvilje - Desentral adm. 2017-2020 Utvikling Effektivisering og kompetanseutvikl ing 2017-2020 Utvikling Effektivisering og kompetanseutvikl ing

18 18 IVT’s målbilde for administrasjon Et effektivt, utviklingsorientert og virksomhetsnært støtteapparat til kjernevirksomheten Kjennetegn: Tydelige arbeidsprosesser og roller med effektiv bruk av digitale verktøy Helhetlig forståelse av prosesser og med basis i god forståelse av kjernevirksomheten og brukernes behov Arbeider systematisk med erfaringslæring og kontinuerlig forbedring Arbeider målrettet med kompetanseutvikling og har selvstendige og proaktive medarbeidere som er trygge i sine roller Vektlegger kvalitet og effektivitet i alle prosesser og tjenester Felles gjennomgående kultur preget av arbeidsglede, endringsvilje og gjensidig tillit og respekt God lagånd og serviceinnstilling og ser oss som én administrasjon og én ledergruppe

19 19 Modell 2, fra styresak 15.2.16 Modell 2 vil å større grad representere en fornyelse og effektivisering av dagens organisering. I denne modellen vil det være aktuelt å omplassere myndighet, funksjoner og oppgaver både i den vertikale og horisontale aksen, dvs. mellom nivåene og eksempelvis mellom enheter i sentraladministrasjonen. Det må formuleres klare krav om administrativ kvalitet og effektivitet fra NTNUs styre og ledelsens side. På den ene siden bør det legges sterkere vekt på at administrative tjenester bør desentraliseres og legges nært brukerne. En styrking av desentrale tjenester kan føre til reduksjon i oppgaver som i dag gis av sentraladministrasjonen. På den andre siden bør sentraladministrasjonen ha sterkere styring med enkelte spesialiserte funksjoner og prosesser. Effektivisering kan skje gjennom reorganisering av alle deler av administrasjonen og økt fokus på modernisering gjennom standardisering og digitalisering av informasjon og prosesser. Dette forutsetter sterkere sentral administrativ styring.

20 20 Ønsket utviklingsretning funksjonsområder på fakultet FunksjonsområdeMerMindre (Effektivisere) Ledelse Strategisk lederstøtte, organisasjons- og medarbeiderutvikling Utdanning Lederstøtte strategi & utviklingFlytte forvaltningstøtte nærmere under- visning og studenter Forskningsstøtte Lederstøtte strategi & utvikling, forskningstrender, EU HR Spisskompetanse, utvikling & forbedring av HR-prosesser, lederstøtte Transaksjonstunge forvaltningsoppgaver; variabel lønn Kommunikasjon Lederstøtte strategisk kommunikasjon Økonomi Lederstøtte virksomhetsstyring, strategi- arbeid og risikostyring/internkontroll Effektivisere gjennom tydeligere og digi- taliserte gjennomgående prosesser IT Fagnær IT-støtte, IT sikkerhetIT drift, basis IT HMS Lederstøtte, systematisk HMS-arbeid

21 21 Ønsket utviklingsretning funksjonsområder på institutt FunksjonsområdeMerMindre Ledelse Virksomhetsstyring og lederstøtte Utdanningsstøtte Mer støtte til forvaltningsoppgaver nærmere undervisning/studenter Tidstyver - gjennom tydeligere og digitaliserte gjennomgående prosesser Forskningsstøtte Lederstøtte og fagnært støtteapparatTidstyver - gjennom tydeligere og digitaliserte gjennomgående prosesser HR Lederstøtte og fagnær rådgivingStandardiserte forvaltningsoppgaver; variabel lønn. Kommunikasjon Lederstøtte, sudentrekrutering, forsknings- formidling Økonomi Lederstøtte virksomhetsstyring og prosjekt og BOA-økonomi Tidstyver - gjennom tydeligere og digitaliserte gjennomgående prosesser IT Fagnær IT-støtte til utdanning og forskningBasis IT-tjenester HMS Lederstøtte, systematisk HMS-arbeid

22 Transformasjonen Fagnære oppgaver Drifts- og forvaltnings -oppgaver Mindre Mer Samordne Forenkle Digitalisere Tjenesteutvikling Organisasjonsutvikling Medarbeiderutvikling Skape handlingsrommet Evolusjon, ikke revolusjon

23 23 Kartlegging ressurser runde 1

24 24 Medvirkning Tema i LOSAM, inst.- og kontorsjefmøte før påske Instituttledere, kontorsjefer og seksjonssjefer ansvarlig for lokal medvirkning frem til 29.mars Innspill tas videre til IVTs Utredningsgruppe Åpent webskjema på www.ntnu.no/fusjon, eller send innspill til fusjon@komm.ntnu.nowww.ntnu.no/fusjon

25 25 Medvirkning «Sonderingsfase»: fra nå til IVTs innspill leveres til sentral Gruppe for administrativ organisering 15.april «Mulighetsfase»: fra 16.april til 16.juni «Avklaringsfasen»:16.juni til 24.-25.august vedtak gjøres «Gjennomføringsfasen»: Brikkene skal falle på plass

26 Prosessen adm.org utredning 15.04 Forberede, forstå oppgaven Samle, systematisere grunnlagstall 1. Versjon av innspill Innspill fra Inst. Ferdigstilling av innspill

27 27 Veien videre 5- siders ferdigstilles – Ferdigstille oversikt over funksjons-og oppgavefordeling – Kvalitetssikre tall Oversikt over mulighetsfasen 16.april – 16.juni – som utgangspunkt for planlegging – som grunnlag for kommunikasjon/medvirkning ( 15.mars)

28 28 Prinsipper Helhetlig ansvar og ledelse for både faglig virksomhet og administrasjon. Det betyr at organiseringen av faglig virksomhet og administrasjon må vær tett koordinert og at strukturene i hovedsak må være parallelle. Prosessorientering der gjennomgang og analyse av arbeidsprosessene og samspillet mellom disse er utgangspunktet for å oppfylle eksterne og interne behov på en kostnadseffektiv måte. En prosessorientert arbeidsform er avgjørende for å skape tydelige roller med godt samspill og klar ansvars-/arbeidsdeling både på individ- og organisasjonsnivå. Funksjonskompetanse og spesialisering vs. virksomhetsforståelse. Avveining mellom behovet for funksjonskompetanse/spesialisering og virksomhetsforståelse er viktig for å finne en hensiktsmessig innplassering av funksjoner, roller og oppgaver på organisasjonsnivå i aksen sentral (nivå 1) vs. lokal/fagnær (nivå 2 og 3).