Side 1Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Anskaffelse - Rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser 2009 Leverandørkonferanse.

Presentasjon om: "Side 1Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Anskaffelse - Rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser 2009 Leverandørkonferanse."— Utskrift av presentasjonen:

1 Side 1Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Anskaffelse - Rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser 2009 Leverandørkonferanse 5.6.2009

2 Side 2Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 2Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Agenda Innledning Omfang og formål Hvorfor er deltakelse viktig? Gjennomgang av konkurransegrunnlag –Praktiske forhold i forbindelse med innlevering –Gjennomgang av kravspesifikasjon Organisering og arbeidsform Fremdriftsplan og videre arbeid Eventuelt (spørsmål og svar)

3 Side 3Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Antall barn med tiltak pr. 31.12. 2005-2008 Endring i prosent 20052006 1 2007 1 2008 2 05-0606-0707-08 Institusjon1 2511 2081 1661 206-3,4-3,53,4 Fosterhjem1 5401 6311 7862 0755,99,516,2 Hjelpetiltak i hjemmet9291 0151 0681 0869,35,21,7 Totalt3 7203 8544 0204 3673,64,38,6 1. Aktivitetstall for 2006 og 2007 er korrigert. For oversikt over oppdaterte aktivitetstall vises til vedlegg 2b 2. Tidsseriebrudd. Trondheim er inkl i 2008

4 Side 4Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Andel oppholdsdager i statlige og private institusjoner

5 Side 5Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 avtalestruktur Rammeavtaler Enkeltkjøp Rammeavtaler Ny Dagens Plasser i private institusjoner Plasser i statlige institusjoner Avtaler om faste plasser

6 Side 6Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 6Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Omfang av kjøpene Formålet med denne konkurransen er å inngå avtale om så mange godkjente plasser som mulig, slik at mangel på avtaler ikke står i veien for å tilby barna det riktigst mulig plasseringsalternativet. Vi skal likevel ikke inngå avtaler om plasser som har dårlig kvalitet, for høy pris eller hvor kvalitet og pris ikke står i forhold til hverandre. Hvorfor så omfattende krav når vi allikevel skal kjøpe tilnærmet alt? –Barna som tilbys plasser etter denne avtalen har krav på like kvalitetssikrede plasser som de som får plass etter faste avtaler. Strukturerte anskaffelser vil kunne bidra til å fremme kvaliteten på tjenestene. –Med denne avtalen kjøper vi institusjonsplasser for veldig mye penger (1400 MNOK og 3000 MNOK i løpet av en fireårsperiode). Det krever mye av dere og mye av oss! –Det er nødvendig med en grundig sammenlikning for å sikre at plasseringer gjøres hos de som har det totalt sett beste tilbudet Bufdir ønsker gjennom anskaffelsesprosessene å legge til rette for et godt samarbeid med gode leverandører til beste for barna

7 Side 7Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Hvorfor er det viktig å delta? Vi er i en overgangsfase mellom regionale avtaler og nye sentraliserte avtaler. Det gjør at avtaler utløper på ulike tidspunkt Rammeavtalene er ikke til hinder for å videreføre eksisterende avtaler om faste plasser eller inngå nye avtaler om faste plasser. De er heller ikke til hinder for å inngå avtale med Oslo kommune eller avtaler etter annet lovverk. Konklusjon: avtalene innebærer ingen forpliktelser om å holde ledig plass, men en mulighet til å tilby lovlige plasser.

8 Side 8Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 8Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Agenda Innledning Omfang og formål Hvorfor er deltakelse viktig? Gjennomgang av konkurransegrunnlag –Praktiske forhold i forbindelse med innlevering –Gjennomgang av kravspesifikasjon Organisering og arbeidsform Fremdriftsplan og videre arbeid Eventuelt (spørsmål og svar)

9 Side 9Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 9Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Gjennomgang av konkurransegrunnlaget Praktiske forhold i forbindelse med innlevering av tilbud –En komplett kravspesifikasjon og tilbudsmal pr godkjente målgruppe og godkjente enhet (øvrige deler av tilbudet kan leveres samlet for alle målgruppene f. eks tilbudsbrev og skatteattest) –Det er angitt disponibelt sideantall for hvert svar i tilbudsmalen. Dette må overholdes. Hvis dere mener det er urimelig liten plass til noen av svarene, så gi beskjed innen torsdag 11.6.2009. Det vil da bli tatt opp til vurdering –Tilbudsfristen er absolutt og vi har plikt til å avvise tilbudet hvis det kommer for sent

10 Side 10Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 10Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Side 10Navn på seminar / 21.09.2016 Kravspesifikasjon med tilbudsmal..\..\Anskaffelse Barnevern 2009\Konkurransegrunnlag endelig\Dokument 2 Kravspesifikasjon og tilbudsmal v.1.0.doc

11 Side 11Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 11Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Side 11Navn på seminar / 21.09.2016 Vi ønsker å inngå avtaler med institusjoner som arbeider målrettet, systematisk og som anvender metoder som er forankret i allment anerkjente fagteorier Metodene som benyttes skal være tilpasset de ulike målgruppene Utgangspunktet for kravspesifikasjonen

12 Side 12Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 12 Navn på seminar / 21.09.2016 Beskrivelse av målgrupper Utgangspunkt for valg av målgrupper: Loven skiller mellom det tilbudet som skal gis barn som plasseres etter atferdsparagrafene og de som ikke gjør det Ungdommene som plasseres etter §§ 4-24 og 4-26 har krav på et behandlings-/opplæringstilbud i institusjonen. Dette innebærer også andre krav institusjonen - både faglig og materielt Dette betyr ikke at de som plasseres med andre hjemler skal ha et dårligere tilbud

13 Side 13Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 13Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Side 13Navn på seminar / 21.09.2016 Målgrupper Vi har definert målgruppene på følgende måte: –Barn og unge med tilleggsproblematikk (§§ 4-4, 5 ledd og 4- 12). Barn/unge som plasseres i institusjon på grunn av forhold i hjemmet og som i tillegg til dette har annen omfattende problematikk –Ungdom med alvorlige atferdsvansker vist ved vedvarende misbruk av rusmidler –Ungdom med alvorlige atferdsvansker vist ved alvorlig eller gjentatt kriminalitet eller på annen måte –Barn og unge med behov for akuttplassering i institusjon Ønsker også en beskrivelse av hvordan institusjonen løser utfordringer knyttet til å ha flere målgrupper på samme sted, evt. mange med lik problematikk på samme sted.

14 Side 14Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 14Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Side 14Navn på seminar / 21.09.2016 Kvalitetskrav til tjenesten (1) Teoretisk tilnærming Organisering av og innhold i tiltakets faglige arbeid –Dette punktet skal besvares pr. målgruppe dvs at det bare er det punktet som svarer til den målgruppen som dette tilbudet gjelder, som skal fylles ut Oppholdets forløp Arbeid med familie og nettverk Institusjonens samarbeid med plasserende kommune

15 Side 15Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Kvalitetskrav til tjenesten (2) Annet samarbeid Tilrettelegging for gjennomføring av grunnskole/videregående opplæring Tilrettelegging for barnas deltakelse på arenaer utenfor institusjonen Minoritetsspørsmål Generelle spørsmål vedrørende virksomheten Kompetanse Organisasjon Evaluering og forbedringsarbeid Personalforvaltning og HMS

16 Side 16Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Kontraktstildeling og rangering av tilbudene Kontrakt vil bli tildelt til alle institusjoner som har et kvalitetsmessig godt tilbud til en riktig pris Det at alle i utgangspunktet skal kunne få kontrakt betyr ikke at det er uviktig å gi sitt beste tilbud fordi: –Alle tilbudene vil bli rangert pr målgruppe etter en helhetsvurderings av kvalitet og pris –Når oppdrag skal tildeles innenfor rammeavtalen, vil denne rangeringen ha stor betydning

17 Side 17Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Forbehold Alle forbehold knyttet til tilbudet og konkurransegrunnlaget skal være entydig og uttrykkelig presisert. Vi forutsetter at kontraktsutkastet er grundig lest og vurdert og at det er akseptert dersom det ikke framkommer annet i dette avsnittet Eventuelle forbehold knyttet til godkjenning må være trukket og godkjenning må foreligge før kontrakter tildeles. Dersom leverandøren mener at enkelte opplysninger i tilbudet er taushetsbelagt må dette opplyses om her, samt henvises til hvor i tilbudet opplysningene er plassert

18 Side 18Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 18Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Prising av tjenesten Robuste dagpriser per målgruppe –Skal ta høyde for at ressursbehovet knyttet til plasseringen vil variere gjennom oppholdstiden fra innskriving til utskriving. –Dagprisen skal omfatte alle kostnader forbundet med plasseringen, herunder blant annet kostnader med tilbakeføring ved rømming, tolketjenester, avrusing, inntak og utskrivning, familie- og nettverksarbeid Egen pris på tilleggstjeneste i form av forsterket bemanning (1-1 eller 2-1) –Regionene har ulikt behov for disse tilleggstjenestene –Tilleggstjenestene skal bare benyttes unntaksvis og etter til enhver tid gjeldene prosedyrer Gjennomsnittlig total oppholdspris skal beregnes for å synliggjøre totalkostnad (dagpris ganger gjennomsnittlig oppholdstid) – Oppholdstid vil variere avhengig av målgruppe og metodikk – Kort oppholdstid anses dermed ikke nødvendigvis som et fortrinn, men vi trenger hele kostnadsbildet

19 Side 19Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 19Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Kostnadsoversikt Benyttes som grunnlag for en god dialog omkring forholdet mellom pris og kvalitet Skal redusere risiko for underprising på bekostning av et stabilt og kvalitativt godt tilbud til barna Hvis kostnadssammensetningen er ulik for ulike målgrupper kan dette synliggjøres ved å fylle ut flere kostnadsoversikter Hvis det ikke kan beregnes kostnadsfordeling per dag per målgruppe, kan man benytte årlig kostnadsfordeling for hele institusjonen som et utgangspunkt

20 Side 20Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 20Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Kontraktsutkast Regulerer begge parters plikter og rettigheter Regulerer praktiske forhold som –Avtalens varighet (4 år pluss mulighet for forlengelse i 1 + 1 år) –Bruk av plassene (trepartsavtalen samt kriterier for tildeling av oppdrag) –Prising av tjenestene og hva som er inkludert i dagprisen –Faktureringsrutiner –Kontraktsoppfølging Er under kvalitetssikring før utsendelse

21 Side 21Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 21Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Trepartsavtalen Trenger revidering –Behov for justeringer i henhold til gjeldende ansvarsfordeling mellom kommunalt barnevern og statlig, regionalt barnevern –Behov for presisering i forhold til fakturering av ekstrautgifter jf pkt 4.1 (har vært ulikt tolket og praktisert) Revideringen skal i utgangspunktet ikke medføre behov for reforhandling av inngåtte avtaler –Dagprisene må ta høyde for en innskjerping i ordlyd (og praksis) når det gjelder fakturering av ekstrautgifter – jf robuste priser –Vi forutsetter at revideringen ikke medfører vesentlige endringer i leverandørenes rolle og ansvar

22 Side 22Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 22Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Organisering og arbeidsform Bredt sammensatt prosjektgruppe –Tverrfaglig (barnevernfaglig, anskaffelsesfaglig, juridisk, økonomisk) –Prosjektleder og barnevernfaglig ansvarlig (i Bufdir) –Regionene er godt representert i prosjektgruppen Prosjektgruppens oppgaver –Konkurransegrunnlaget –Evaluering av tilbudene (inkl referansesjekk) –Gjennomføre forhandlingene – Innstille på rangering av leverandører –Implementering av avtalene

23 Side 23Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 23Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Evaluering og forhandlinger Helhetlig evaluering med fokus på kvalitet og pris( 60% kvalitet, 40 % pris) Evalueringsgrunnlag: –Skriftlig tilbud –Referansesjekk –forhandlingene Referansesjekk foretas før forhandlingene Fokus på kvalitet og utdyping av tilbudet i første del av forhandlingene. Hensikten vil være å få en bedre forståelse av hva som er den reelle kvaliteten i tilbudet og avklare eventuelle misforståelser. Andre del av forhandlingene vil omhandle pris og andre merkantile/avtalemessige forhold Mulighet for å komme med revidert tilbud (både kvalitet og pris) innen en gitt frist etter forhandlingsmøtet Tid og sted for forhandlingene med den enkelte leverandør vil bli meddelt i god tid før forhandlingene

24 Side 24Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Side 24Tilbyderkonferanse - institusjonsplasser fra ideelle organisasjoner / 03.09.08 Fremdriftsplan AktivitetAnslått tidspunkt/-rom Kunngjøring på Doffin29.05.09 Tilbudskonferanse05.06.09 Tilbudsfrist30.06.09, kl 14.00 Evaluering og referanseinnhentingjuli 2009 - september 2009 Forhandlinger og avklaringeroktober 2009 – januar 2010 Tildeling av kontrakterfebruar 2010 Kontraktsinngåelsemars 2010 Ikrafttredelse av nye avtalerCa 01.04.10

25 Side 25Tilbyderkonferanse - rammeavtale om kjøp av institusjonsplasser / 05.06.09 Spørsmål og svar Hvorfor tar anskaffelsen så lang tid? Vil det bli gitt informasjon om regionenes behov fordelt på målgrupper? Må alle forhold ved godkjenningen være klare før tilbudsfristen (også forhold som vedrører lokalitet)?