- Tryggere for meg!- Enklere for oss! Regional EPJ ved OUS Superbrukerforum 15. og 16.10.2014 Status.

Presentasjon om: "- Tryggere for meg!- Enklere for oss! Regional EPJ ved OUS Superbrukerforum 15. og 16.10.2014 Status."— Utskrift av presentasjonen:

1 - Tryggere for meg!- Enklere for oss! Regional EPJ ved OUS Superbrukerforum 15. og 16.10.2014 Status

2 Anbefaler GO Anbefaler GO, men med ekstra tiltak Anbefaler NO GO Tema13/10Kommentar LøsningGrønn93 prosedyrer og 195 brukerveiledninger er tilgjengelige i eHåndbok Tilganger er definert i DIPS for over 19.300 brukere. 172 forankringsmøter avholdt med 3203 deltagere. AkseptansetestGrønnTestdekningen er god for alle områder, både løsning, konvertering, integrasjon og teknisk test. Det vil være utestående B- og C-feil ved produksjonssetting. Alle feilrettinger er ikke re-testet slik at det vil kunne avdekkes feil etter produksjonssetting. IntegrasjonGrønnAlle planlagte integrasjoner vil være klare til produksjonssetting både innen laboratoriefag, radiologi og øvrige integrasjoner. Det vil være utestående B- og C- feil ved produksjonssetting. KonverteringGrønnKonverteringsjobbene kjøres som planlagt og det er gjennomført initiell produksjonskonvertering for PasDoc og Doculive og en deltakonvertering for PasDoc og Doculive. Det er god kontroll på den tekniske kjøringen av konverteringsjobbene. Sluttkonvertering av PasDoc, Doculive, DIPS Aker, BUP og RUS gjennomføres i produksjonssettingshelgen. Produksjons- miljø GrønnBegge produksjonsmiljøene er klare til produksjonssetting. Det er utestående aktivitet for katastrofemiljøet som planlegges løst innen oppstart. OpplæringGrønnDeltagelsen på kurs er ca 86% og tilbakemeldingene opp mot læringsmål er gode, i snitt score 4. Det vurderes at organisasjonen er klar til å ta i mot DIPS. OppstartsplanGrønnPlan og bemanning for oppstartsperioden er klar. Det er planlagt samdrift mellom linje og prosjekt i 6 uker etter oppstart og overlevering til drift/forvaltning er planlagt i denne perioden.

3 Status Akseptansetest Tema13/10Kommentar Løsning Testdekning GrønnFor løsningen (DIPS) er testløpet i stor grad gjennomført som planlagt fra oppstart av ST til avslutning av AT-F. Kvaliteten er gjennomgående meget god, og det er få kjente feil og mangler. Integrasjon Testdekning GrønnFor Integrasjon har det vært nødvendig å re-planlegge testgjennomføringen fortløpende gjennom hele testperioden pga forsinkelser i leveranser og mye feilrettinger. Det har forløpende prioritere av arbeidet for å dekke de viktigste områdene og testdekningen er gjennomgående god også for Integrasjon ved avslutningen av AT-F. Det er utestående feil og mangler, og vi vil gå i produksjon med en god del kjente B- og C-feil. Konvertering Testdekning GrønnFor konvertering har det vært utfordrende å gjennomføre testløpet helt som planlagt, men ved avslutningen av testløpet er testdekningen god og kvaliteten gjennomgående god. Men det er enkelte områder der det er en del kjente feil. Vi vil for konvertering gå i produksjon med en god del kjente B- og C-feil. Teknisk test Testdekning GrønnFor teknisk testing har det vært nødvendig med en fortløpende re-planlegging av testen, men ved avslutning vurderes testdekningen som god. Basert på tekniske tester som er gjennomført er det ikke gjort funn som tilsier at flere tester bør kjøres for å redusere faren for at systemet feiler under produksjonssetting. KvalitetGulI løpet av akseptansetestperioden har vi lukket et stort antall feil, men antallet feil som ligger til utvikling har vært stabilt eller svakt fallende i Akseptansetesten. Den siste måneden er antallet defecter til utvikling redusert med 100 til 300, men vi skulle gjerne sett en enda tydeligere og klarere fallende feiltrend. Det er faktorer rundt dette som skaper den største usikkerheten. Vi reåpner mange av de av de feilene vi retester. Siste to ukene har vi reåpnet 30% og akseptansetesten sett under ett har vi reåpnet 40%. Dette tilsier at enkelte av de feilene som er rettet og som ligger til retest vil være feil når vi går i produksjon. Introduksjon av nye feil: Med høy feilrettingstakt og lite tid til regresjonstest er det stor sannsynlighet for at det innføres feil i allerede testet funksjonalitet.

4 Feil til utvikling

5 Status Integrasjon Tema13/10Kommentar Laboratorie- integrasjoner GulKun kritiske restanser utbedres denne uken, og det vil være mange utestående ikke-kritiske restanser ved oppstart. Disse utbedres eventuelt i henhold til prioriteringer etter oppstart og videre i fase 2. Dersom kritiske restanser som oppdages i produksjonssettingen ikke kan rettes innen oppstart, vil nødrutiner måtte brukes på disse områdene (papirrekvirering for Unilab og/eller Swisslab i verste fall). Radiologi- integrasjoner GrønnElektronisk utsendelse av eksterne svar fra Siemens RIS verifiseres denne uken. Det vil være ikke-kritiske restanser ved oppstart. De utbedres eventuelt i henhold til prioriteringer etter oppstart og videre i fase 2. Mange feil i dagens produksjon rettes ved overgang til DIPS. Øvrige integrasjoner GrønnFerdigstilt med følgende unntak: Integrasjon for Webport kunne ikke ferdigstilles, men avd. smittevern har godkjent oppstart uten denne. Laboratoriesvar til Cytodose vil ha fokus etter oppstart. For Partus vil ikke prosedyre- og diagnosekode være integrert fra oppstart. Se detaljer de tre neste sider.

6 Status Integrasjon System/ Applikasjon Nød-nr konv. NivåNivå Akseptanse-test (AT) Klar til oppstart Oppd. dato/ Prod. Dato Kommentarer Radiologi 1Agfa RIS2365 6 OKIngen 2Sectra RIS2154 6 OK12. Juni 3Siemens RIS3601 6 OK31. MaiEkstern svarutsendelse testes videre, men de går parallelt på papir Laboratoriefag 4Unilab2227 6 OKIngenUtskrift av strekkoder fra Unilab fungere ikke (leverandør utbedrer) 4bePTavleNeiNye rekvisisjoner kommer inn, men endringer mangler 5Flexlab0 6 OKIngen 6DL Patologi86 6 OK9.sept 20.10.14 Eksterne svar formateres ikke tilfredsstillende etter endret format på utsendelsen (fra EDIFact til KITH), men de går parallelt på papir. 7Swisslab4336 5 OK30. MaiAutomatisk etikettutskrift for Ullevål fungerer ikke (kommer ikke ut) 8PNA 5 OKingen Øvrige 9Amis 5 OKIngen 10Aria0 5 OKingen 11Prosang 5 OKIngen 12Folkeregister 5 OKIngen 13ADT 5 OKIngen 14 Metavision 0 5 OKIngen 15 Medfolio 0 5 OK20.10.14 16 Økonomi 5 OKIngen 17 PLO-meldinger 5 OKIngen 18 SMS 5 OK20.10.14

7 Status Integrasjon System/ Applikasjon Nød-nr konv. NivåNivå Akseptanse-test (AT) Klar til oppstartOppd. dato/ Prod. dato Kommentarer Radiologi 19Agfa PACS 300 3 OK Ingen 20Sectra PACS40 3 OK 17.Mars 21Siemens PACS? 3 OK5. juni 22Sectra Felles PACS 6 3 OK ingen Øvrige 23 Cytodose21 4 OK 20.10.14Uten labsvar 24IDM 3 OK ingen 25 Blodspor 0 3 OK20.10.14 omkonfig. 26Nutshell 3 OK2. juni 27FEST 3 OK ingen 28 Adresseregisteret 3 OKIngen 29 Epikriser 3 OK IngenManglende applikasjonskvittering fra mange legekontor (samme problem som man har i dagens produksjon) 30 Henvisninger 3 OKIngenInngående henvisning gir negativ applikasjonskvittering fra DIPS, men den kommer ikke frem til legekontorene 31 Partus 0 3 OK 30.mars 26.Juni Uten prosedyre- og diagnosekode 32SpeechMagic/ TGK 3 OK 20.10.14

8 Status Integrasjon System/ Applikasjon Nød-nr konv. NivåNivå Akseptansetest (AT) Klar til oppstart Oppd. dato/ Prod. Dato Kommentarer Øvrige 33 Traumeregister 17 2 Ute av scope ingen Avklart at system ikke skal ha integrasjon til DIPS, bare til DV. 34 Endobase 2 OK30. Mai 35 ComPACS (hjerteultralyd) 0 2 OK Pågår 36 Choice 2 Ute av scope IngenAvklart at system ikke skal ha integrasjon til DIPS, bare til DV. 37 Hippokrates 2 OK 20.10.14 omkonfig 38 MinJournal 2 OK 20.10.14 39 Picsara 2 OK 19. Mai 40 Albert 16 2 OKIngen 41 Medub 2 OKIngen 42Solan 2 OKIngen 43 Neonatal 2 OKIngen 44 Orkide 2 OKIngen 45 Nyre/HLA 0 2 OK Ingen 46 WebPort 0 2 Nei IngenAvklart med avd. smittevern at dette er OK å gå i produksjon uten 47 MedInSight 0 2 Ute av scope IngenAvklart at system ikke skal ha integrasjon til DIPS, bare til DV. 48 Datavarehus 0 2 OKIngen 49 PPS 2 OK Ingen 50 AppStarter 2 OK Ingen 51Swisslab pas.oppsl. 2 OKIngenNoe redusert funksjonalitet ift. dagens grensesnitt, kan ikke lenger opprette nød-/hjelpenummer direkte fra Swisslab

9 Status Konvertering Tema13/10Kommentar Initiell konvertering PasDoc og DocuLive Grønn Inneholder hovedmengden av data som skal konverteres fra PasDoc og DocuLive (all historikk) – ca. 98%. Ferdig konvertert 01.10.14 Kjøringen manglet en del data fra både PasDoc og DocuLive (grunnet ulike feilårsaker) – disse er etterkonvertert i deltakonvertering 1 Delta – konvertering 1 Grønn Deltakonvertering for PasDoc og DocuLive. Datakopier tatt mandag 06.10.14, kl. 20.00. Stor delta: ca. 400.000 pasienter. Årsak: En del etterkonvertering pga. kjente mangler fra initiell konvertering og mye ryddeaktivitet i produksjon i delta-perioden. Deltakonverteringen var ferdig fredag 10.10.14 Slutt- Konvertering Grønn Kjøreplan og bemanningsplan er klar. Kjøreplanen er testet igjennom flere ganger i perioden aug. – okt. Risiko er knyttet til: Lengre kjøretider enn beregnet (lavere ytelse på miljøet, lengre kopieringstid over nettverket, stor delta) Uforutsette hendelser i tekniske komponenter, 3.parts løsningene eller produksjonsmiljøet Høy belastning over tid på nøkkelressurser gjennom helgen Konverterings- innhold (konverterte data) Gul Overordnet er det meldt om god testdekning på konverterte data for alle dataelementer Per nå har vi en kjent defect som vi vil trekke frem: o Defect #3964 har vi utfordringer med å identifisere feilkilden til. Feil i uttrekksmotor fra Siemens (STE-dokumenter fra før 2002 og skjemabaserte dokumenter fra DocuLive). Noen dokumenter feiler og får blankt innhold. Dette skjer tilfeldig og vi har ikke klart å finne en entydig feilårsak til at dette skjer i noen tilfeller. Flere tiltak er iverksatt, og det gjøres en rekjøring parallelt med prouksjonskonvertering nå. Onsdag 15.10 vil vi kunne si mer om de iverksatte tiltakene løser saken. De fleste åpne defects er sentrert innenfor noen dataelementer (se neste side). Anbefaler GO Anbefaler GO, men med ekstra tiltak Anbefaler NO GO

10 Status Produksjonsmiljø Anbefaler GO Anbefaler GO, men med ekstra tiltak Anbefaler NO GO Tema13/10Kommentar Produksjon 1 Grønn Klar til produksjonssetting Men: En feil på Brainware-applikasjonen som benyttes i integrasjon med Partus, blodspor og Cytodose. Jobber med å stabilisere den. Produksjon 2 Grønn Klart til produksjonssetting. Katastrofe Gul Servere, database og DIPS klar til produksjonssetting Tilgjengelig for 2 samtidige brukere Gjenstår: Etablere infrastrukturservere for Citrix (uke 42) som skal gi tilgjengelighet for flere samtidige brukere. Montere switch samt to PC’er og to printere i Beredskapsrom (uke 42) Rydde Beredskapsrom (etter 20.10.) Produksjonslikt testmiljø Grønn Konsistenssjekk mot Prod2 pågår. Ingen utestående endringer med mindre avvik avdekkes i konsistenssjekk. Noen avvik forventes. Kurs 1 Grønn Alt klart. Ingen utestående endringer. Kurs 2 Grønn Alt klart. Ingen utestående endringer.

11 OUS datarom (RH) Katastrofemiljø SDS1 Prod1 SDS3 Prod2 Prod.lik test OUS AKRA RHUL Miljø for prod.lik test har samme konfigurasjon som Prod1 og Prod2 bortsett fra terminalserverfarm Katastrofemiljøet settes opp som en «øy» slik at det i utgangspunktet vil virke selv om også nettverket rundt feiler.

12 Status Opplæring og organisasjon Tema13/10Kommentar Organisasjonen er klar GrønnStrukturerte temperaturmålinger gjennomført på 200 tilfeldig utvalgte ansatte (ikke-ledere eller de som jobber i EPJ) viser at ansatte forstår behovet for felles EPJ (4,8 på en skala fra 1-5) og at de ser frem til en felles EPJ (4,67 på en skala fra 1-5). Siden desember 2013 har DP Løsning og Endringsledelse samarbeidet for å støtte N2-N5-ledelse i deres forberedelsesaktiviteter på egne enheter. For å redusere risiko for at fellesarbeidsgrupper blir oversett har prosjektet bedt linjen om å konkretisere ansvar for fellesarbeidsgrupper ved oppstart, inkludert hvilken funksjon som har ansvar for hver gruppe, navn på personer som har overordnet ansvar for hver gruppe, og navn på person som har ansvar under oppstart. 172 forankringsmøter avholdt med 3203 deltagere. KursdeltagelseGrønnAlle som har meldt behov for opplæring, har fått tilbud før oppstart. Oppmøtet er ca 86% på klasseromskurs. E-læringGrønn9920 har åpnet e-læringskursene og 8911 har bestått. Det gir en fullføringsgrad på 90%. Dette vurderes som meget bra, med unntak av kurs 30 a. Elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger hvor fullføringsgraden er 34%. AuditoriekursGulDeltagelsen på auditoriekurs har vært svært lav. Spesielt for kurs 30 a. hvor det kun tilbys e-læring og auditoriekurs er dette urovekkende. Det kan vurderes om kursgjennomføringen er tilstrekkelig til å starte med elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger til Oslo kommune. Prosjektet har flere artikler om dette på intranett og bedt om prioritering av kursdeltagelse via klinikkledere og bedt om hjelp fra NSF til å øke kursdeltagelsen siste uke før oppstart. Hurtigguider utvikles for å støtte ekstra til oppstart. KursevalueringGrønnTilbakemeldingene på læringsmålene på kursene er positive. Evalueringsskalaen er fra 1 Helt uenig til 5 Helt enig. For kurs rettet mot somatikk er gjennomsnittlig score 3,9. Legene er i gjennomsnitt mer fornøyd enn andre yrkesgrupper med en score på 4,2. For kurs rettet mot psykiatri er gjennomsnittlig score 4,0. Leger/psykiatere er i gjennomsnitt mer fornøyd enn andre yrkesgrupper med en score på 4,3. Anbefaler GO Anbefaler GO, men med ekstra tiltak Anbefaler NO GO

13 Kategorier, Somatikk Leger (269) Sykepleie sengepost (2331) Anestesi/o perasjon (347) Kontor poliklinikk (268) Kontor sengepost (168) Andre beh. poliklinikk (409) Annet fagpersonell (273) Jordmor (170) Jeg er fortrolig med basisfunksjonene i DIPS (3-6 spørsmål) 4,54,34,2 4,34,2 Jeg er fortrolig med elektronisk arbeidsflyt i DIPS (3-9 spørsmål 4,33,8 4,03,7 Jeg er fortrolig med pasientens henvisninger i DIPS (1-3 spørsmål) 4,13,8 4,03,93,83,9 Jeg er fortrolig med sengepost i DIPS (2-9 spørsmål) 4,34,13,84,03,54,0 Jeg er fortrolig med poliklinikk i DIPS (2-11 spørsmål) 43,83,63,8 Jeg er fortrolig med journal i DIPS (3-9 spørsmål) 4,4 4,23,74,03,93,84,2 Jeg er fortrolig med prøver, rekvirering og svar i DIPS (3 spørsmål) 4,4 Jeg er fortrolig med medisinsk koding i DIPS (ett spørsmål) 43,1 Jeg er fortrolig med rapporter i DIPS (1-3 spørsmål) 3,63,23,63,53,4 Jeg er fortrolig med ø-hjelp i DIPS (1-2 spørsmål) 3,83,74,13,9 1Helt uenig 2Noe uenig 3Nøytral 4Noe enig 5Helt enig Antall respondenter i parentes Score viser gjennomsnitt av spørsmål under en kategori

14 Kategorier, Psykiatri Lege/ psykiater (106) Sykepleie sengepost (528) Kontor poliklinikk (53) Kontor sengepost (9) Andre behandlere poliklinikk (94) Jeg er fortrolig med basisfunksjonene i DIPS (4-6 spørsmål) 4,84,14,54,34,0 Jeg er fortrolig med elektronisk arbeidsflyt i DIPS (5-6 spørsmål 4,33,84,14,33,7 Jeg er fortrolig med pasientens henvisninger i DIPS (1-3 spørsmål) 4,13,74,13,7 Jeg er fortrolig med sengepost i DIPS (4-11 spørsmål) 4,33,83,93,7 Jeg er fortrolig med poliklinikk i DIPS (2-11 spørsmål) 4,54,0 Jeg er fortrolig med journal i DIPS (6-10 spørsmål) 4,44,24,44,03,8 Jeg er fortrolig med prøver, rekvirering og svar i DIPS (3 spørsmål) 4,6 Jeg er fortrolig med medisinsk koding i DIPS (1-3 spørsmål) 4,34,0 Jeg er fortrolig med rapporter i DIPS (1-3 spørsmål) 3,63,8 Jeg er fortrolig med ø-hjelp i DIPS (2 spørsmål) 3,73,93,83,6 1Helt uenig 2Noe uenig 3Nøytral 4Noe enig 5Helt enig Antall respondenter i parentes Score viser gjennomsnitt av spørsmål under en kategori

15 Status Oppstartsplan Tema13/10Kommentar OppstartsplanGrønnDetaljert oppstartsplan er utarbeidet og forankret med alle som både har en aktiv rolle i utførelsen og er i beredskap dersom det skulle oppstå en uforutsett hendelse. SuperbrukereGrønnSuperbrukere har gjennomført ekstra kurs utover ordinær opplæring (2 dager). Superbrukerforum gjennomføres 15. og 16. oktober der det gis ekstra informasjon om oppstart. Det er totalt meldt inn ca 800 superbrukere som har en rolle i oppstarten. Deres rolle er særdeles viktig i oppstartsperioden. UteteamGrønnUteteamene er delt i 5 hovedlokalisasjoner (Aker, Radiumhospitalet, Rikshospitalet, Ullevål og Andre som består av blant annet SSE, DPS og Dikemark). Turnus er satt opp. På grunn av antall ressurser blir uteteam et supplement, hovedsupport for sluttbrukere blir brukerstøtte som har utvidet åpningstid og økt bemanning. Poliklinikkene blir prioritert fremfor sengeposter som får mindre hjelp av uteteam. Brukerkaféer er tilgjengelig for alle. Teknisk support i Sykehuspartner vil også driver mer oppsøkende aktivitet med økt bemanning og tilstedeværelse. Samdrifts- periode GrønnSamdriftsperiode varer fra 20.10.14 og frem til overlevering er gjennomført. Turnus er utarbeidet for Sykehuspartner og prosjektet for å ivareta forventet behov for support i samdriftsperioden. Overlevering skal være gjennomført innen 30.11.14 Anbefaler GO Anbefaler GO, men med ekstra tiltak Anbefaler NO GO

16 Produksjonssetting og lesemodus Dagens elektroniske pasientjournal vil gå i lesemodus fra torsdag 16. oktober kl. 19.00 til mandag 20. oktober klokken 07.00 Som ved tidligere nedetid, gjelder den eksisterende nivå 1 prosedyren i eHåndboken EPJ-prosjektet skal hjelpe med etterregistrering av pasientadministrativ informasjon av typen innleggelser, overflyttinger og utskrivelser (inn-over-ut). Dette skal sikre at sengepostlister er oppdatert når DIPS tas i bruk mandag morgen og dermed lette oppstarten til et nytt system. Dette arbeidet foregår som et tillegg til den nevnte nivå 1 prosedyren.

17 Superbrukere – lykke til!!! Takk for at dere bidrar til at innføring av DIPS med elektronisk arbeidsflyt blir bra for pasientene og kollegene Ta kontakt, spør, meld fra om feil, uhensiktsmessige løsninger, forslag til forbedringer Ta eget initiativ til å støtte kolleger, tilse at den elektroniske arbeidsflyten fungerer Dere er en viktig brikke i en stor og viktig hendelse i sykehuset Behold humøret og vær optimist, alt fungerer ikke optimalt med en gang uten egeninnsats Lykke til!!!