Forside Eierskapsseminar for Karmøy kommune

Presentasjon om: "Forside Eierskapsseminar for Karmøy kommune"— Utskrift av presentasjonen:

1 Forside Eierskapsseminar for Karmøy kommune
2. september v/ advokat Erna M. Larsen

2 Oversikt over temaet Oversikt over selskapsformer for en kommune Hva innebærer det å legge oppgaver til et selskap? Kommunens forpliktelser når oppgaver er organisert i et eller flere selskaper (eiers ansvar og myndighet) Eierstrategi /aktivt eierskap Formål med eierskap

3 Oversikt over temaet – forts.
Hvordan bør eierstyring foregå? Habilitetsreglene for styremedlemmer Etablering av styret Styrets rolle i organisasjonen – forholdet til eier Styrets ansvar (dugnadsarbeid eller noe mer? KS anbefalinger om eierskap

4 Kommuneloven - utgangspunkt for valg av selskapsorganisering
Grunnleggende prinsipp i lovens formål: ”Det kommunale selvstyret” Kommunen bestemmer selv hvordan kommunens virksomhet skal organiseres – men innenfor gjeldende regelverk.

5 Oversikt over aktuelle selskapsformer for en kommune
Kommunalt Foretak (KF) Interkommunalt selskap (IKS) Felles styre etter kl. § 27 (kan være eget rettssubjekt) Aksjeselskap (AS) Stiftelser (selveiende rettssubjekt) Samvirkeforetak (Lov om samvirkeforetak Kommuneloven gjelder ikke i forhold til selskaper med unntak av KF og § 27 selskaper- unntak kl. § 80 om selskapskontroll K. § 80 gjelder kun heleide kommune selskaper, ikke der private er på eiersiden

6 Hva innebærer det å legge oppgaver til et selskap?
Overføring av styringsrett til et annet rettssubjekt Mer fristilling - mindre direkte kontrollmuligheter Styringstap? Styring i andre former (eks gen. forsaml i AS) Eierstyring Kontraktstyring (aksjeeieravtale) Dialog gjennom eierskapsmøter Styring på et mer overordnet nivå Betyr mindre politisk styring

7 Hvilken eierstyring har vi et KF?
Kommunestyret øverste organ Alle oppgaver kan delegeres til et KF Direkte politisk styring – godt egnet ved behov for sterk politisk styring

8 Hvilken politisk styring har vi i et IKS og AS?
Indirekte eierstyring i både IKS og AS. Eierstyring via generalforsamlingen/representantskap som eierorgan Verken kommunestyret eller rådmann har instruksjonsrett – kun generalforsamling/ representantskap som øverste organ Eierstyring betyr at vedtak truffet kommunestyret ikke gjelder dersom det ikke er truffet som generalforsamling/representantskap

9 Hvilken politisk styring har vi i et IKS og AS? – fots.
Heleid kommunalt AS – hele kommunestyret kan utgjøre generalforsamlingen. Flertallsvedtaket avgjørende Generalforsamlingsoppgaven kan delegeres. Ikke-heleid AS – praktisk at ordfører representerer kommunen

10 Kommunens forpliktelser når oppgaver er organisert i et eller flere selskaper
Forvalte kommunens interesser i de ulike selskapene Ha klare målsettinger for selskapene, eks vedrørende avkastning, lokalisering, utvikling etc. Bruke tid på vedtekter – som er rammebetingelser for styret. Oppsummert: ”å eie er å ville”

11 Eierstrategi Definisjon: Utgjør de prioriteringer, tiltak og resultatkrav kommunen har overfor det enkelte selskap for å sikre at selskapet ivaretar de målsettinger eierne har satt. Aktivt eierskap viktig! Hvordan utøve aktivt eierskap?

12 Aktivt eierskap Ha klare rutiner for etablering av systemer og rutiner for å sikre best mulig eierskap, selskapsledelse og kontroll av selskaper og foretak. Rutiner for evaluering og oppfølging av eierstrategiene og selskapene. Årlig gjennomgang og diskusjon av eierskapet i de ulike selskapene i kommunestyret eller annet folkevalgt organ Sette av god tid – gjerne eget kommunestyremøte sammen med styreleder/daglig leder i selskap hver for seg

13 Aktivt eierskap – forts.
Sørge for utarbeidelse av eierskapsmeldinger – evalueres hvert år. Deleierskap – viktig med samarbeid om eierskapsstrategi Eierskapsstrategi må være langsiktig Bidrar til å sikre forutsigbarhet for selskapene Vanskelig for selskapene å forholde seg til stadige endringer – eks på grunn av endring i politisk sammensetning.

14 Aktivt eierskap – forts.
Sikre seg kunnskap om regelverket som styrer de ulike selskapene, både blant politikere og i administrasjonen Øke interessen for og kunnskap om selskapene Still krav om strategiplan for styrene Styrets ansvar å utarbeide dette etter de retningslinjer som gis av generalforsamlingen/representantskapet

15 Hvordan få eierskapsmeldinger og oppfølging til å fungere?
Bør ha et eierskapssekretariat i administrasjonen som har ansvar for oppfølging, samler inn aktuell selskapsinformasjon, bearbeider dette og legge til rette for politisk behandling.

16 Eierutvalg – hvilke kjerneoppgaver bør dette ha?
Eierutvalget skal orienteres om og gi anbefalinger i saker som omhandler kommunens eierinteresser. Eierutvalget skal med grunnlag i selskapenes avtaler og vedtekter, fastsette eierstrategier og mål for selskapene. Bør fungere som valgkomité for selskapenes styrer/generalforsamling og fremme forslag til styreleder/medlemmer ut fra de kriteriene som fremgår av kommunens eierskapsmelding Gi føringer for innhold og gjennomføring av en årlig eierdag i kommunestyret eller annet organ

17 Eierutvalg – hvilke kjerneoppgaver bør dette ha?
Avgi uttalelse eller anbefalinger i saker som omhandler eierforhold og som skal til behandling i kommunestyret Delta på eierskapsmøter med styret i det enkelte selskap

18 Utøvelse av eierskapet (styring)
Skjer via de lovpålagte selskapsorganene Kan også ha eiermøter. Eiermøter er uforpliktende for selskapets organer. En måte å strukturere oppfølgingen overfor selskapsorganene. Eiermøter er med å sikre dialog mellom eier og virksomheten om saker som anses viktige og prinsipielle – minst en gang pr år

19 Formålet med eierskap Viktig å ha en klar strategi
Tenke gjennom hvorfor eierskap? Hva vil vi med selskapet? Når man har bestemt seg for formålet – sørg for at det gjenspeiles i vedtektene og hvordan selskapet følges opp Vær bevisst på selskapsformen som velges – må henge nøye sammen med formålet, behovet for styring og kontroll m.m

20 Når formålet er valgt Formålet er rammene for styret.
Styrets oppgave er å forvalte selskapet ut fra formålet og de krav eierne setter, innenfor aktuell selskapslov – eier skal ikke detaljstyre Eks: Skal forvalte selskapet på økonomisk forsvarlig måte

21 Når formålet er valgt – forts.
Krav til styret om samfunnsansvarlig drift Klare og tydelige krav – må kunne etterprøves Tenk på kommunens omdømme som samfunnsforvalter Realistiske krav Krav til styre/administrasjon om etisk utøvelse Forutsigbare krav

22 Oppsummert: Hvilke beslutninger hører under eierorganet generalforsamling/representantskap?
Velge styret Fastsette/vedta vedtekter Treffe beslutning om utbytte etter forslag fra styret – ikke høyere enn styret foreslår (gjelder AS) Behandle de saker som følger av vedtekter og andre saker fremmet av styret Godkjenne årsregnskap og årsberetning Fastsette godtgjørelse til styret

23 Hvilke sanksjoner har eier overfor styret?
Kaste hele styret eller enkeltstyremedlemmer hvis styret ikke følger pålegg/vedtak fra eier Kreve erstatning dersom styremedlemmer har påført selskapet eller eier økonomisk tap som følge av uaktsom handling

24 Habilitetsreglene for styremedlemmer når de møter i folkevalgt organ – fvl. § 6, 1 ledd e)
En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak når: «han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for stiftelse eller selskap som er part i saken» Gjelder ikke styremedlem i et KF

25 Når inntrer inhabilitet?
Forvaltningsloven § 6, 1 ledd – automatisk § 6, 2 ledd – skjønnsmessig vurdering «når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til.»

26 Hvem avgjør habiliteten?
Den enkeltes ansvar å ta opp i det folkevalgte organet eller styret Organet/styret avgjør – den det gelder fratrer under avgjørelsen

27 Eierne bestemmer selskapsrammene
Etablering av styre Eierne bestemmer selskapsrammene (formål, vedtekter/ selskapsavtale, vedtak etc.) Velger styret til å gjennomføre rammene Valget er også styrt av: Lov – og avtaleverk, f. eks krav om ansattes representanter / brukerrepresentanter

28 Sammensetningen av styret
Viktig å finne den rette sammensetningen av styret – Hvem skal sitte rundt ”styrebordet” ? Ingen ”utvelgelsesprosess” tilsvarende ansettelser – Burde man hatt intervju etc.? Liten bevissthet om hva slags styre eierne vil ha. Ofte styrt av politikk fremfor kompetanse - Hvordan få et kompetent styre ut fra slike rammer?

29 Styresammensetningen forts.
Styret bør settes sammen slik at den samlede kompetansen er tilpasset selskapets behov (Husk: likestillingsloven og krav om 40% kvinneandel) Når styret er valgt, bør det legges opp til bevisst læring i styret for styrke kompetansen Hver enkelt bør tenke gjennom – hva trenger jeg av kunnskap for å gjøre en god jobb? Kan jeg trekke meg underveis i perioden?

30 Om å trekke seg fra styrevervet
Aksjelovens § 6-7, lov om IKS § 10, kl. § 66 ” Et styremedlem har rett til å trekke seg tilbake før tjenestetiden er ute dersom særlig grunn foreligger”. Skal gis rimelig forhåndsvarsling til styret og den som har valgt medlemmet – gelder også KF selv om det ikke fremkommer i lovteksten

31 Styrets rolle i organisasjonen - forholdet til eier
Styret skal ha ”lojalitet” til selskapet, ikke eieren. Følge formålet, vedtekter/selskapsavtalen og ”eier”-vedtak Konflikt mellom flere eiere/partier – ikke ta parti med ”eieren ” man representerer Ikke fremme særinteresser som ikke er uttrykt gjennom representantskap/generalforsamling

32 Styrets rolle i organisasjonen - forholdet til eier
Enkeltmedlemmer må ikke la seg styre av kommunen de har en tilknytning til. Lojalitet til selskapet – må legge fra seg kommunerollen. Stå lojalt bak styrevedtak – ikke opptre enkeltvis. Vedtak i kommunen utenom generalforsamling/representantskap ikke bindende for styret

33 Styrets ansvar og myndighet
Kl § 67, Iksl § 13, Aksjel. § 6-12 : Forvalte selskapet Holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling, ha kontroll med virksomheten, regnskap og formuesforvaltning - I nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter Iverksette de nødvendige undersøkelser styret finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver Ikke dugnadsarbeid – styreverv bør være betalt

34 Styrets ansvar og myndighet – forts.
Styret har et tilsynsansvar med daglig leder og øvrig virksomhet i selskapet – sikres bl.a ved å avholde tilstrekkelig antall styremøter Fastsette instruks for daglig leder Ansetter daglig leder med mindre annet er fastsatt i vedtekter Følge saksbehandlingsregler Aksjl – fastsette styreinstruks hvis ansatte har representasjon i styret – styreinstruks ellers frivillig

35 Styrets ansvar og myndighet – forts.
Kl. § 68, Iksl § 12, Aksjl § 6-29: Føre styreprotokoll over styrebehandlingen og påse at protokollen gjenspeiler styremøtene Innkalle til representantskapsmøte/generalforsamling, og plikter å delta i disse møtene. Styret har opplysningsplikt til eierne i disse møtene. Foreslå om det skal utbetales utbytte og størrelsen på utbytte Kan bli idømt både erstatningsansvar og straffeansvar ved ikke å utøve et forsvarlig styreverv

36 Styrets ansvar Et moralsk ansvar (tenke etikk, omdømme, moral)
Et erstatningsansvar Et strafferettslig ansvar

37 Erstatningsansvaret for styremedlemmer
Iksl § 38 og Aksjel: §17-1: Ansvar omfatter: Tap påført selskapet medlemmene, den enkelte eier eller andre – hva med KF? Må ha opptrådt uaktsomt (subjektiv skyld) Individuelt ansvar for det enkelte medlem Selskapet kan kreve tap erstattet Merk: Ikke fritak for rettsvillfarelse

38 Erstatningsansvaret – forts
Hva kan føre til erstatningsansvar? Eksempler: Holde tilbake opplysninger. Gi feilaktige opplysninger Drive videre et insolvent selskap Utøve passivitet Ugyldig kontraktsbrudd

39 Erstatningsansvaret – forts.
Styret må være bevisst på følgende: Har en forvaltningsplikt Har tilsynsplikt overfor daglig leder Har opplysningsplikt Har ansvar for styring av selskapsøkonomien Handlingsplikt Manglende oppfølging kan medføre erstatningsansvar

40 Aksjeloven kap 19: Bøter Strafferamme inntil 1 år Foreldes etter 5 år.
Straffeansvaret Aksjeloven kap 19: ”Forsett og uaktsomhet” ved handling i strid med loven Bøter Strafferamme inntil 1 år Foreldes etter 5 år. Andre lover med straffebestemmelse: Regnskapslov, skattelov, ligningslov, forureningslov

41 Sikringstiltak for styret
Viktig råd: VIS AKTSOMHET Vær aktiv – kan bruke protokolltilførsel Skaff beslutningsgrunnlag Sørg for god dokumentasjon Engasjer eksterne rådgivere – krev skriftlighet Instruer daglig leder – og følg opp instruksjonene Stans i tide Styreforsikring

42 Styreetikk Hovedregel: Skal ikke skaffe seg ”utilbørlig fordel” - Hva ligger i det? Hva kan vi tillate oss? Eierskapsmeldingen bør stille krav til god styreetikk.

43 Styretikk – forts. Eksempel: Selskapet skal ikke betale for ledsager
Ikke ta imot dyre gaver – utvise stor forsiktighet også i forhold til små gaver Utvise stor forsiktighet i forhold til potensielle kunder like før forhandlinger og mens forhandlinger pågår. Selskapet skal ikke betale for turer som ikke er i selskapets interesse og uten faglig innhold Styremedlemmer skal ikke kunne sikre seg bonusordninger/rabatter hos kunder/kontraktspart. Ikke bruke styrevervet til å skaffe seg fordeler på annen måte

44 Normalt ”utilbørlig fordel”
Fordeler utover bagatellmessige gaver gitt til personer som utøver kontrollfunksjon Fordeler gitt i den hensikt å påvirke mottageren Verdifulle fordeler gitt til enkeltperson, uten nytte for selskapet Rene ”smøreturer” av en viss verdi (tingrettsdom – over NOK )

45 KS Anbefalinger om eierskap
Anbefalingene er under revisjon. Venter på KMD- deres FoU om kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap. Forventes ved årsskifte 2014/2015. Må forvente forenkling – mer presise punkter Mer om etikk Reviderte anbefalinger om eierskap februar/mars 2015

46 TAKK FOR MEG!

47 Samarbeid gjør susen!