Arkivledersamling 21. november 2013 June Wahl og Vibeke Hammerhaug

Se nærmere på Kartleggingen Prosessen Tallene Kartlegging → magasin Deponeringer 2014 Tidsplan Generelle forberedelser Administrative arkiver Rettighetsdokumentasjon Listeføring Pakking Deponering Egenerklæringsskjema

Resultater Tall fra 36 av 39 eiere Ikke svart: Brukt innbyggertall som grunnlag (x 0,07) Kommunebesøk: 9 kommuner

Kommune/fylkeskommuneAdministrative arkiverRettighetsdokumentasjon Skapt før 1980Skapt etter 1980Klar til deponeringSkapt materiale 33 av 39 eiere Ca-tall regnet ut ifra innbyggertall for 6 eiere (x 0,07) 2685 Til sammen:11368 (+ de som ikke har svart)2996 (+ de som ikke har svart) Alt skapt fysisk arkiv til sammen: Kartleggingen

Magasinbehov Administrative arkivRettighetsdokumentasjon Deponerte arkiv hos IKA Kongsberg Tall fra kartleggingen Til sammen Stipulerte tall (eiere som ikke har svart) 2685 Samlet magasinbehov 21889

Deponering generelt (1) Deponeringslister sendes IKA Kongsberg senest tre uker før avtalt deponeringstidspunkt. Her må det angis hva som skal deponeres, mengde, tidsperiode, tilstand og ev. klausulbestemmelser. Arkivene må være grovrenset for arkivuverdig materiale før deponering. Hele serier/stykker med for eksempel rundskriv og litteratur skal IKKE sendes med! Dere trenger ikke bytte arkivbokser, med mindre boksene er i så dårlig stand at de ikke henger sammen, eller er så skitne/forurenset at de ikke lar seg rengjøre tilstrekkelig. Ved eventuell bytte av arkivbokser, er det viktig at all merking av boksen overføres til ny boks. Bruk blyant for merking på nye bokser! All informasjon/historikk som kan nedtegnes om arkivet/seriene/stykkene/dokumentene er av stor verdi for det videre arbeidet med arkivmaterialet, både når det gjelder gjenfinning og finordning.

Deponering generelt (2) Materialet som skal deponeres må rengjøres for støv og skitt før nedpakking. Er det noen som helst grunn til å mistenke at arkivmaterialet har vært utsatt for fukt eller mugg, så må dette meldes fra spesielt, og så tidlig som mulig. Alle transportesker må være merket med kommune, arkivskaper og nummerering. Merkingen skal være på kortsiden av transporteskene. Arkivmaterialet skal deponeres i en slik tilstand at det mulig å sette det direkte i hyller. Ansvarlig for deponeringen bør følge materialet til arkivdepot.

Administrative arkiver Fysisk arkivmateriale (som regel) sortert på emne Minimumskrav til deponering er at stykkene er listeført på serienivå, slik at arkivmateriale fra samme arkivskaper og periode står samlet og i logisk rekkefølge. Angi klassifiseringsprinsipp. For sakarkivet skal aktuell arkivnøkkel medfølge. Periodisering: –1980 er et ment som et omtrentlig årstall for arkiver som skal til arkivdepot. –Bruk kommunens/fylkeskommunens nærmeste naturlige skille i arkivet som utgangspunkt for hva som skal deponeres. –Eks. på naturlige skiller: »Kommunesammenslåing »Overgang til ny arkivnøkkel »Valgperioder

Rettighetsdokumentasjon Dokumentasjon vedrørende lovbestemte rettigheter for enkeltpersoner eller grupper av personer hører inn under denne grupperingen. I praksis vil dette gjelde alle klient-, bruker-, pasient- og elevarkiver. Minimumskravet til deponering er at mappene står i en sortert rekkefølge i arkivesker. Det må skilles tydelig på ulike serier fra samme arkivskaper, for eksempel der det deponeres flere serier fra barnevern.

Deponeringsliste IKA Kongsberg IKS Kommune: Arkivskaper: Tidsrom: * Serie* Antall hyllemeter Stykke nr.Arkivstykkets innhold eller art * Tidsrom fra – til* Klassifikasjons- system / ordningsprinsipp Merknad Navn på serie (for eksempel møtebøker, kopibøker, sakarkiv). Skrives ved første stykke i hver serie. Angi antall hyllemeter for hver serie. Angi ev. også antall arkivbokser/ stykker for hver serie. Protokoller og arkivbokser nummereres fortløpende. Ny nummerrekke for hver serie. Skriv hva det enkelte stykket (protokoll eller arkivboks) innholder. Angi tidsrommet serien/stykket dekker. For møtebøker, kopibøker og journaler skrives ”fra – til”-dato. Ellers ”fra – til” år. Angi årstall med fire siffer. Angi arkivkode/ arkivnøkkel/ ordningsprinsipp for stykke eller serie. Her registreres eventuelle klausulbestemmelser, mangler ved arkivstykket og lignende * Minstekrav: Alle kolonner merket med * skal fylles ut! – Fyll for øvrig inn all informasjon dere har i listene Ev. behov for hjelp med listene avtales i god tid før, slik at alle frister kan overholdes. Deponeringslistene sendes til IKA Kongsberg senest tre uker før avtalt deponeringstidspunkt Når listene er godkjent av IKAK starter vi arbeidet med å klargjøre hyller for plassering av deponeringen

Deponeringsliste – eks rettighetsdokumentasjon: Kommune: Arkivskaper: Tidsrom: * Serie* Antall hyllemeter Stykke nr.Arkivstykkets innhold eller art * Tidsrom fra – til* Klassifikasjons- system / ordningsprinsipp Merknad Navn på serie (for eksempel møtebøker, kopibøker, sakarkiv). Skrives ved første stykke i hver serie. Angi antall hyllemeter for hver serie. Angi ev. også antall arkivbokser/ stykker for hver serie. Protokoller og arkivbokser nummereres fortløpende. Ny nummerrekke for hver serie. Skriv hva det enkelte stykket (protokoll eller arkivboks) innholder. Angi tidsrommet serien/stykket dekker. For møtebøker, kopibøker og journaler skrives ”fra – til”-dato. Ellers ”fra – til” år. Angi årstall med fire siffer. Angi arkivkode/ arkivnøkkel/ ordningsprinsipp for stykke eller serie. Her registreres eventuelle klausulbestemmelser, mangler ved arkivstykket og lignende Barnevernsmapper 5 hm1Klientmapper Klausulert i 100 år j. fr. forvaltningsloven 2Klientmapper Omslagene er i dårlig forfatning og må skiftes ut Elevarkiv3 hm, 30 arkivesker Elevmapper A-ÅNoe av materiale har vært fuktskadet, arkiveskene er skiftet ut

Pakkelister Transporteske nr.KommuneArkivskaperSerieStykke nr. fra – tilMerknad Transportesken merkes med tilsvarende nr. Viktig for å unngå sammenblanding Angi arkivskaper. Prøv å holde ulike arkivskapere adskilt Angi hvilken/hvilke serie(r) som er pakket i denne transportesken Stykkenr. her skal referere til nummerering i deponeringslisten Angi eventuelle klausulbestemmelser, mangler, og lignende Pakkelister skal følge materialet ved deponering Ikke pakk transporteskene for tunge! Ca ½ hyllemeter per flytteske er passe Transporteskene merkes på kortsidene med følgende informasjon: 1.Kommune 2.Arkivskaper 3.Transporteske nr.

Egenerklæringsskjema Egenerklæring på at klargjøring for deponering er i tråd med avtale. Sendes ut fra IKA Kongsberg i januar, sammen med deponeringslistene. Egenerklæringsskjema skal fylles ut og sendes inn sammen med deponeringslistene, dvs. senest tre uker før deponering.

Eks på punkter i egenerklæring: JaNeiMerknad Er deponeringsliste utfylt i tråd med kravene ovenfor? □□………… Er ulike serier fra samme arkivskaper tydelig adskilte?□□………… Er materialet grovsortert?□□………… Er materialet rengjort?□□………… Er materialet kontrollert for fukt/mugg?□□………… Egenerklæringsskjema skal dessuten fylles ut med virksomhet, kontaktperson, telefonnr. og dato/signatur.