5 Handlingsplan kort sikt 6 Måling, oppfølging, sikre effekt Prosjektbeskrivelse (A3). Kalkulator for kostnadsberegninger på studier Tjenesteeier/Prosjektleder: Trygve Bjørnæs, Veronica Sundelin, Gudrun E. Njå 10.9. 2014 1 Bakgrunn 5 Handlingsplan kort sikt Som følge av strategidiskusjonen ved HiOA og studieporteføljeanalysen, er det avdekket et behov for kostnadsberegning ved opprettelse av nye studier. Det er et behov for felles analyseverktøy, praksis og rutiner, blant annet for å kunne sammenligne tilstanden ved ulike studier og fakulteter og mellom HiOA og andre undervisningsinstitusjoner. Vi ønsker å utvikle verktøy som kan brukes på fakultetene og som kan bidra til at økonomi og ressurshensyn er tilstrekkelig tatt hensyn til ved opprettelse av studier på HiOA. Tidligere har det ikke eksistert en felles praksis eller verktøy på dette området. Nr Hva NOEN MILEPÆLER: Hvem Når Status 1 Utarbeide førsteutkast til kalkulatorverktøy ØK September 2014 (ferdig) 2 Presentere verktøyet for ledelsen i økonomiavdelingen og justere i tråd med eventuelle innspill September 2014 3 Presentere verktøyet og tenkningen vår for ledelsen ved HiOA og justere i tråd med eventuelle innspill. Diskutere helhetlig opplegg med evt flere maler og prosedyrer. 4 Presentere verktøyet for fakultetene og sammenligne med verktøy de bruker i dag Oktober 2014 5 Ferdigstille kalkulatorverktøyet og avklare hvordan verktøyet skal brukes i sammenheng med andre verktøy, rutiner og prosedyrer ved opprettelse av studier (hvilke vedlegg skal følge styresaken) ØK STU AEW November 2014 6 Tilgjengeliggjøring av mal(er), implementering, opplæring ØK STU Desember 2014 7 Evaluering av gevinstrealisering Ved neste opprettelse av studium 2 Nå-situasjon Det har vært gjennomført en omfattende kartlegging av studieporteføljen ved HiOA i samarbeid med fakultetene. Kostnader ved hvert studium inngår, og ØK har arbeidet med dette sammen med studieavdelingen. Kartleggingen har avdekket en rekke forhold som kan følges opp; knyttet til kostnader og inntekter ved studiene, riktig beregning av felleskostnader, hva slags økonomisk dokumentasjon og prosedyrer som bør følge opprettelsen av nye studier, kriterier for hva som er akseptable kostnader og hva slags konklusjoner man skal trekke av den økonomiske oversikten som utarbeides i hvert tilfelle. Manglende verktøy og manglende avklaringer bidrar i dag til usikkerhet og merarbeid både i fellesadministrasjonen og på fakultetene. 3 Mål/målsetting Utvikle en felles kalkulator for fakultetene til simulering og økonomisk oversikt ved opprettelse av studier Bevisstgjøre på sammenhengen mellom inntekter og kostnader gitt ulike scenarier for studenttall og andre faktorer. Øke kunnskapen om kostnadsdrivere og hva som ligger bak at noen studier har vesentlig høyere kostnader enn andre. Videreutvikle metoden for kostnadsberegninger og bidra til prinsippavklaringer mht påslag for felleskostnader etc. Bidra til en best mulig ressursdisponering ved opprettelse av nye studier Gi styringsinformasjon til den strategiske diskusjonen om studieporteføljen ved HiOA Redusere merarbeid og usikkerhet i fellesadministrasjonen og på fakultetene 4 Analyse 6 Måling, oppfølging, sikre effekt Figuren til venstre viser hvordan utkastet til kalkulator kan produsere nøkkeltall på økonomiområdet, og tall knyttet til for eksempel disponering av timer på studiet til ulike aktiviteter. I tillegg til kostnadene for seg, vil dataene gi oss en mer nyansert forståelse av ulikheter i kostnadsdrivere, og slik peke i retning av effektive løsninger for hvordan man kan redusere disse, der kostnadene er for høye. Kalkulatorverktøyet for kostnadsberegning skal tas i bruk ved planlegging av nye studier. Bedre oversikt over kostnader i forkant og mulighet for å simulere og tilpasse mengde undervisning, studenttall etc til fremtidige inntekter. Felles praksis for økonomisk oversikt ved opprettelse av nye studier Tidsbesparing og effektivisering i arbeidet med opprettelse av studier