Elektronisk dokumentasjon ved Frisklivssentralen i Gjøvik Har jobbet på FLS siden 2010 Jeg vil nå snakke om hvordan vi dokumenter på FLS Gjøvik, men vil også si litt om hvordan vi gjennomfører kartlegging og hvordan vi har havnet der vi er i dag. Torhild Nordengen, spesialfysioterapeut, 05.09.14

Historikk FYSAK Oppland i 2004 Fysiotek, Opplandsresept i 2005 20-50 % stilling Utvidet til 2 x 50 % stilling i 2007 (fysioterapeuter) Frisklivssentral i 2011 Det startet med at Gjøvik ble en FYSAK kommune i 2004. Høsten 2005 ble Fysioteket etablert med en fysioterapeut i 20% stilling, men dette ble økt til 50% året etter. Intensjonen med Fysioteket, var at vi skulle ha en helsesamtale ved oppstart og så lose deltakerne ut i eksisterende grupper i kommunen. Men det viste seg å ikke være så enkelt. Terskelen ble for høy ift å oppsøke et ukjent treningstilbud på kveldstid. I 2007 ble Fysioteket utvidet og det ble ansatt to fysioterapeuter i 50 % stilling. Vi begynte med gågruppe ute og året etter startet vi opp med gruppetrening inne i tillegg. Vi hadde samtaler ved oppstart og slutt og førte papirjournal. Brukte Coop Wonka som kartleggingsverktøy. Det var kun leger som kunne henvise til Fysioteket og de fikk rapport etter endt reseptperiode. I 2011 skiftet vi navn til Frisklivssentralen og vi åpnet opp for at NAV, Topro og alt helsepersonell kunne henvise deltakere til oss. Kostøkonom er med på Bra Mat kurs

Kartleggingsverktøy Helseprofilskjema a la Gjøvik Eget anonymt statistikkskjema Submaksimal gangtest Timed – Stands test I forbindelse med navneskiftet til Frisklivssentraler i 2011 skulle Helsedirektoratet utarbeide felles kartleggingsskjemaer som alle frisklivssentralen kunne benytte. Vi deltok da i en arbeidsgruppe høsten 2010 der vi testet ut ulike kartleggingsverktøy. Vi fikk et kartleggingsskjema som vi skulle benytte på alle deltakere + at vi skulle kjøre en kondisjonstest på alle. Dette opplevde vi som svært positivt – både ift å få systematisert kartleggingssamtalen og det å kunne synliggjøre for våre deltakere hvor mye sprekere de var blitt på 3 måneder. Da vi var ferdige med testperioden skulle Helsedirektoratet utarbeide et endelig kartleggingsverktøy ut i fra våre tilbakemeldinger. Vi hadde nå kommet så godt i gang med å bruke dette verktøyet at vi ikke ville vente til det endelige skjemaet kom fra Helsedirektoratet. Vi gjorde derfor noen justeringer på det skjemaet vi brukte i testperioden og endte opp med et Helseprofilskjema a la Gjøvik. Når det gjelder en del personinfo, valgte vi å ta dette ut i et eget statistikkskjema. Det er for å tydeliggjøre at f.eks. skole og utdanning ikke har noen betydning for oppfølgingen hos oss. Når det gjelder fysiske tester, så bruker vi Submaksimal gangtest på tredemølle og Timed – Stands test. Stort sett alle synes det er ok å ta disse testene ved oppstart og det er en flott motivasjon til videre trening når de ser resultatet etter 3-6 mnd. Gjennomsnittlig går hver deltaker som har fullført en reseptperiode ned 10 pulsslag på tredemølletesten. Vise Helseprofilskjema 1 + statistikk

Gerica Elektronisk journal februar 2013 Eget tjenestenivå – Frisklivssentral Eget journalnotat – Frisklivsnotat Tekstbank for oppstartsamtalen Journalfører samtaler underveis I Gjøvik kommune bruker vi Gerica til journalføring. Vår leder har i flere år ønsket at vi skal føre journal der, men vi har ikke ønsket dette siden det er et pasientsystem. Men etter hvert innså vi at vi ikke fikk et eget journalsystem for Frisklivssentralen og at vi ikke kunne fortsette med papirjournal. Vi begynte med journalføring i Gerica februar 2013. Våre deltakere registreres på eget tjenestenivå og det er kun helsepersonell som har noe med våre deltakere å gjøre som kan lese våre notater. I starten kunne andre helsepersonell lese våre notater, men ikke omvendt. Det var for at det var ønskelig å skille mellom helsetjenester og forebyggende tiltak på Frisklivssentralen. Etter en stund fant vi ut at dette var veldig upraktisk. Helsepersonell i kommunen er vant med at fysioterapeuter kan lese andres notat i Gerica uavhengig om de sitter på Fysiokontoret eller på Frisklivssentralen. Dette er nå endret. Da vi begynte med å journalføre i Gerica vurderte vi å scanne kartleggingsskjemaet inn i Gerica. Men vi fant ut at dette ville bli lite brukervennlig for oss – utydelig og dårlig skrift og noen uklare svar. Vi valgte derfor å lage en tekstbank for oppstartsamtalen der vi fører data fra helseprofilskjemaet inn i Gerica. Vi synes dette fungerer veldig bra og journalen blir oversiktlig og ryddig. Vise tekstbank Vi journalfører samtaler underveis – om det er på Frisklivssentralen eller på telefon. Vi journalfører også når vi sender sms eller mail.

Avslutning Sluttevaluering og rapport til henviser (kopi til fastlege) Rapporten kopieres inn i Gerica Tjenesten avsluttes og vi har ikke lenger tilgang til deltakerne i Gerica Etter ca 3 mnd har vi sluttevaluering. Hvis det ikke er behov for videre oppfølging, skriver vi rapport til henviser m/kopi til fastlege Vi har valgt å skrive rapporten i Word format på rød sone, som kopieres inn i gerica. Da har vi større muligheter til å gjøre endringer i f.eks. layout på rapporten enn hvis vi hadde brukt flettemal i gerica hvor man blir låst til en mal. Når vi har skrevet sluttrapport avsluttes tjenesten og vi har ikke lenger tilgang til deltaker i Gerica.

Gruppetrening Oppmøte på gruppetrening noteres fortsatt på papir Vi får da bedre oversikt og deltakerlista er mer mobil De personene som har trent på Frisklivssentralen og ikke finner noe annet treningstilbud i kommunen, kan fortsette å trene på Frisklivssentralen mot at de betaler en liten egenandel. Disse personene er ikke lenger aktiv i Gerica, så de kan ikke registreres på gruppetrening der. Slik vi har organisert gruppetreningstilbudet, er det hensiktsmessig å kunne ta med seg deltakerpermen inn i treningssalen. Det er ofte 60 personer på lista, men kun halvparten er registrert i Gerica. Da synes vi det er enklest å finne ut av hvem som er på trening når vi krysser av i salen. Vi har derfor valgt å fortsette med å registrere deltakelse på gruppe på ark Det er ca 40 personer på innetrening hver uke. Over halvparten er på Aktiv på Dagtid og disse har vi har ikke tilgang på i Gerica.

Takk for oppmerksomheten!