Kurs i Maconomy, 8.-10. november 2006 Agenda: Rammebetingelser for eksternfinansiert virksomhet Bruk av Maconomy som prosjektregnskapssystem - Bakgrunn og formål - Krav til regnskapsføring - Prinsipper for bruk av systemet 3. LØF 2010

1. Rammebetingelser for eksternfinansiert virksomhet (EFV)? EFV: Den virksomhet som ikke er finansiert over institusjonens egen grunnbevilgning Økonomistyring av EFV reguleres på overordnet nivå av: Reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet (fastlagt av UFD med virkning fra 01.01.2003) NTNU har egne retningslinjer for økonomistyring av EFV som utfyller det overordnede regelverket: Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av styret 07.11.2005 med virkning fra 01.01.2006) Økonominstruks for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av rektor gjeldende fra 01.03.2006)

ILLUSTRASJON AV PENGESTRØMMEN VED NTNU Statlig grunnbevilgning (BFV) Eksterne oppdragsgivere og bidragsytere Forskningsrådet (EFV) Strategi- og omstillings- midler Ramme- bevilgning Eksternt finansierte prosjekter NFR- Prosjekt- ansatte Ramme/drift Driftsregnskap (RD) Fast ansatte i ordinære stillinger og oppdragsstillinger Strategi- og omstillings- Prosjekter (RSO) Prosjekt- ansatte Over- føring Over- føring Direkte prosjekt- kostnader Direkte prosjekt- kostnader Lønnskostnader Driftskostnader Investeringer

Typer eksternfinansiert virksomhet Oppdrag: Omsetning av forsknings-, undervisnings- og andre tjenester mot vederlag. Alle oppdrag skal fullfinansieres av oppdragsgiver (dvs alle direkte og indirekte kostnader på prosjektet skal dekkes av finansieringskilde) Annen eksternt finansiert virksomhet, herunder gaver og bidrag som finansierer virksomhet ved institusjonen, og som ikke anses som vederlag for en motytelse. Institusjonen kan selv delfinansiere denne type prosjekter og det er ikke krav til fullfinansiering fra oppdragsgiver på denne type prosjekter. Eks: Prosjekter finansiert av Norges forskningsråd (NFR), EU

Finansieringskilder og bruk av prosjektnummer, EFV Bidrag: Oppdrag: Bidragsyter Prosjektnummer Norges Forskningsråd 10000000 Stat 25000000 Kommune/fylkeskommune 26000000 Næringsliv/private 40000000 Randsone 46000000 Organisasjoner/fond/legater 47000000 Samfinansiert 50000000 Nordiske fond 60000000 EU-prosjekter 62000000 Utland, forøvrig 65000000 Oppdragsiver Prosjektnummer Norges Forskningsråd 30000000 Stat 31000000 Kommune/fylkeskommune 32000000 Næringsliv/private 34000000 Samfinansiert 35000000 Utland 36000000 Randsone 37000000 Felleskostnader, oppdrag 39000000 NB! Kurs og konferanser med deltakeravgift registreres som prosjekt i 58-serien og håndteres i OF.

Prosjektportefølje ved NTNU (pr 01.11.2006) Finansieringskilde Hovedprosjekter Delprosjekter Sum prosjekter Norges Forskningsråd (NFR) 404 627 1031 NFR via 3.part 226 57 283 Stat 311 122 433 Kommune/fylkeskommune 35 Næringsliv/privat 457 40 497 Randsone 192 2 194 Organisasjoner/fond/legater 127 3 130 Samfinansiert 18 13 31 Nordiske fond 14 11 25 EU-prosjekter 72 46 118 Utland forøvrig 59 62 SUM 1915 924 2839

Prosjektportefølje ved NTNU (pr 01. 11 Prosjektportefølje ved NTNU (pr 01.11.2006) Det er registrert 2489 bidragsprosjekter og 350 oppdragsprosjekter ved NTNU (inkl. delprosjekter). Ksted/Enhet Hovedprosjekter Delprosjekter Sum prosjekter 31 – VM 89 3 92 61 – AB 48 62 – HF 87 100 187 63 – IME 186 214 400 64 – IVT 460 241 701 65 – DMF 432 36 468 66 – NT 423 219 642 67 – SVT 120 85 205 Andre enheter 70 26 96 SUM 1915 924 2839

2. Bruk av Maconomy som prosjektregnskapssystem Bakgrunn: Økt omfang av eksternfinansiert virksomhet (EFV) over tid har medført til sterkere behov for et bedre verktøy for økonomistyring av eksterne prosjekter ved NTNU Myndighetene gjennom UFD, Riksrevisjonen og Konkurransetilsynet har stilt strengere krav til korrekte og fullstendige regnskap for oppdragsvirksomheten Formål: Tilfredsstille myndighetenes krav til korrekte og fullstendige regnskap for EFV ved NTNU Oppnå en mer effektiv økonomistyring av prosjekter, og tilby brukerne et verktøy som støtter opp om gode arbeidsprosesser knyttet til økonomistyring av prosjekter Oppnå en bedre oversikt over ressursanvendelsen både innenfor EFV og i forhold til bevilgningsfinansiert virksomhet

Maconomy som prosjektregnskapssystem Maconomy er et nettbasert og rollebasert system hvor alle brukere får tildelt en egen rolle i systemet, eksempelvis: Prosjektmedarbeider Prosjektleder (PL) Lokal prosjektstøtte (LP) Anviser (AV) Sentral prosjektstøtte (SP) Rollene bestemmer: Menyvalg/adgang til systemet og tilgang til rapporter Arbeidsflyt og tildeling av arbeidsoppgaver i systemet Varsel dersom tildelte arbeidsoppgaver ikke blir utført Elektroniske signaturer for attestasjon og anvisning

Muligheter i Maconomy Innføring av Maconomy har medført til endringer i arbeidsoppgaver og rutiner, blant annet: Elektronisk attestasjon og anvisning (opprettelse av prosjekter, budsjettering, utgående fakturering) Mulighet for opprettelse av hoved- og delprosjekter Automatisk beregning av indirekte kostnader Mulighet for timeregistrering for medarbeidere og leiesteder Veiviser til vurdering av merverdiavgift og kategorisering av prosjekter (bidrag/oppdrag) Legge inn fakturaplan i systemet Krav om å registrere periodiserte budsjett Tilgang til et større utvalg og detaljerte prosjektrapporter

Hvordan brukes Maconomy? Maconomy er et hjelpesystem for økonomistyring av eksterne prosjekter koblet opp mot hovedøkonomisystemet, Oracle Financial (OF) Data overføres mellom systemene slik at dobbeltregistrering unngås. Følgende registreres først i Maconomy og overføres deretter til OF: - Timekostnader basert på timeføring - Leiestedskostnader basert på timeføring - Beregning av indirekte kostnader og egenandel av indirekte kostnader - Utgående fakturaer på eksterne prosjekter Følgende registreres først i OF og overføres deretter til OF: - Direkte lønn - Inngående fakturaer - Omposteringsbilag/intern handel

Krav til kontrakter, budsjett og regnskap For alle eksterne prosjekter skal det foreligge en kontrakt eller avtale som fastsetter de økonomiske rammene for prosjektet (jfr NTNUs økonomiinstruks, kap. 5.1.2 og 5.1.3) Budsjett: For alle prosjekter skal det legges inn periodiserte budsjetter i Maconomy som skal vise alle kostnader som dekkes av inntekter fra eksterne finansieringskilder (jfr NTNUs økonomiinstruks, kap 5.1.5) Alle lønnskostnader for arbeid som skal betales av ekstern finansieringskilde skal kostnadsføres på prosjektet Indirekte kostnader skal kostnadsføres med minimum 40% av lønn og sosiale kostnader. På bidragsprosjekter kan institutt/fakultet vedta å dekke en del eller hele belastningen som egenandel

Regnskap: Lønnskostnader Direkte lønn importeres fra OF til Maconomy Timeføring: Prosjektmedarbeidere fører timer i Maconomy. Kostnadene belastes prosjektene etter antall timer og kalkulert timepris Instituttet/enheten godskrives med samme beløp sitt 69-prosjektnummer Timeføring i Maconomy genererer ikke lønnsutbetaling. Lønnsutbetaling genereres gjennom P6-skjema som belastes enhetens 69-prosjektnummer

Indirekte kostnader Indirekte kostnader beregnes og posteres automatisk gjennom en rutine styrt av sentral økonomiavdeling hver måned ved periodeavslutning Indirekte kostnader belastes prosjektene og godskrives den enkelte enhets 69-prosjektnummer som oppgis når prosjektet opprettes i Maconomy En eventuell egenandel beregnes og posteres samtidig slik at netto belastning blir differansen En eventuell fordeling (godskrevne indirekte kostnader) mellom institutt og fakultet posteres i OF som samleposteringer uavhengig av Maconomy

Kostpris og salgspris I Maconomy benyttes begrepene kostpris og salgspris til posteringer som regnskapsføres på prosjektene. Kostpris: NTNUs interne pris som skal dekke alle direkte kostnader Salgspris: NTNUs inntekt, dvs ekstern pris som kunden skal betale Består av kostpris + oppgitt avanse (netto belastning av indirekte kostnader + eventuell fortjeneste ved oppdragsprosjekter)

Kostpris og salgspris Kostpris Salgspris Direkte lønn Lønn + sosiale kostnader Kostpris + oppgitt avanse (påslag) Lønnskostnader ved timeføring Kosttimepris Salgstimepris, evt kostpris + oppgitt avanse Direkte kostnader (reiser/driftskostnader) Faktureringssum normalt uten påslag

Leiesteder Laboratorier, verksteder, større utstyrsenheter kan registreres som leiesteder Leiestedene registreres som medarbeidere i egen kategori med egen nummerserie Bruk av leiestedet synliggjøres på prosjektene ved utfylling av timeseddel og timeføring Timekostnadene belastes prosjektene og godskrives leiestedets 69-prosjektnummer i OF.

Oppbygging av budsjett og regnskap i Maconomy Beløp og timer i budsjett og regnskap knyttes til det som kalles oppgaver i Maconomy. Oppgavene er knyttet til NTNUs artskontoplan. Regnskapsføring skjer på oppgaver med de samme firesifrede kodene som i artskontoplanen. Oppgavene er definert med 3 nivåer: - Nivå 1 tilsvarer kontoklasse (1 siffer i koden) - Nivå 2 tilsvarer kontogruppe eller undergruppe (2 eller 3 siffer i koden) - Nivå 3 tilsvarer artskonto (4 siffer i koden) - Artskonto for kalkulerte timekostnader er en egen oppgave på alle tre nivåer (oppgave 9501 benyttes)

Prosjektopprettelse Alle eksterne prosjekter skal opprettes i Maconomy lokalt ved den enkelte enhet. Ved opprettelse vil prosjektet få et midlertidig prosjektnummer (løpenummer i 9-serien). Før prosjektet kan benyttes til regnskapsføring og fakturering må det attesteres og anvises ved enheten og deretter godkjennes av Regnskapsseksjonen som tildeler endelig prosjektnummer i nummerserie 1-6. Valg av finanskategori og budsjettmal påvirker menyoppsett og forhåndsinnstillinger (eks: NFR-prosjekter, EU-prosjekter) Alle kunder som skal faktureres må registreres. Det kan legges inn flere kunder på samme prosjekt. Prosjektet kan benyttes til kalkulasjon og tilbud uten godkjenning.

EU-prosjekter EU-prosjekter håndteres annerledes i Maconomy ift andre prosjekter pga egne retningslinjer og krav til regnskapsføring. Dette gjelder blant annet følgende: - Håndtering av valuta og bruk av budsjettmaler - Bruk av egne priser mht ulike type EU-prosjekter - Annen beregningsmåte for egenandel av indirekte kostnader. - Ingen mva-vurdering på EU-prosjekter som er definert som bidrag utenfor avgiftsområdet (gjelder prosjektkategoriene EU-rammeprogram forskning og EU-Marie Curie) - Egen regnskapsrapport utarbeidet for EU-prosjekter

Merverdiavgift (MVA) Det er utarbeidet en egen veiviser for håndtering av merverdiavgift på eksterne prosjekter i Maconomy. Med unntak av NFR- og EU-prosjekter skal det alltid fylles ut data i fanebladet MVA-vurdering for å klassifisere om et prosjekt er avgiftspliktig eller ikke (oppdrag eller bidrag). Utfylling av data danner grunnlag for type MVA (avgiftspliktig, avgiftsfritt eller utenfor avgiftsområde), og hvilken inntektsgruppe prosjektet tilhører (oppdrag eller bidrag). Den enkelte enhet har hovedansvar for at prosjektene håndteres riktig mht MVA-vurdering. Regnskapsseksjonen kan gi råd og veiledning. NB! Kontrakter og dokumentasjon er viktig i denne sammenheng. Mer informasjon om MVA finnes på Økonomiavdelingens nettside: http://www.ntnu.no/okonomi/index.php?site=mva/mva.htm

Fakturering Utgående fakturaer lages i Maconomy gjennom en egen rutine. Det er mulighet for å legge inn faktureringsplan eller bare faktureringstidspunkt. - Dersom faktureringsplan benyttes lager systemet forslag til faktura - Med innlagt faktureringstidspunkt gis det varsel om at det er tid for fakturering Systemet kan generere faktura basert på påløpte kostnader eller med et valgt beløp (akonto-faktura). Fakturaene attesteres og anvises elektronisk i Maconomy. Fakturaene skrives ut sentralt ved Regnskapsseksjonen, men sendes ut til kunden lokalt av den enkelte enhet med eventuelle vedlegg.

Rapporter Det er utarbeidet et sett med rapporter som er tilgjengelige i Maconomy. Blant de vanligste rapportene som benyttes anbefales følgende: - Transaksjonsoversikt (gir en oversikt over påløpte kostnader) - Avviksrapport pr. prosjekt (sammenlikner regnskap mot budsjett) - Saldoregnskap pr. prosjekt (gir oversikt over status på prosjektet) NB! Det arbeides nå med å vurdere rapport-porteføljen i Maconomy. Det vil med stor sannsynlighet bli foretatt endringer og laget nye rapporter med utgangspunkt i ulike brukeres behov i løpet av 2007.

Kontaktpersoner ved Regnskapsseksjonen (Maconomy) (NB Kontaktpersoner ved Regnskapsseksjonen (Maconomy) (NB! Forespørsel vedrørende EFV sendes på e-post til: lop-hjelp@adm.ntnu.no) Navn Ansvarsområde Tlf Marit Øien Prosjektopprettelse 98061 May-Britt Larsen Rådgivning EFV/mva 98051 Lars Gunnar Indreiten 98319 Per Inge Andresen Rådgivning EU-prosjekter 98078 Randi Løkkeberg Fakturering 95377 Kristin Overvik 95379 Frank Nordgård Brukerstøtte, system (brukernavn/passord) 98062 Morten Valde 98193

3. Ledende Økonomifunksjon 2010 (LØF 2010) Delprosjektet ”Prosjektprosessen” har som hovedmål å utvikle et apparat for optimal prosjektstyring og service for eksternfinansiert virksomhet. Viktige tiltak som skal iverksettes mot 2010: - Opprette og etablere rollen lokal prosjektstøtte (LP) med tilpassede kompetansekrav, ansvar og funksjoner til rollen - Opprette nettverk for økonomimedarbeidere som arbeider med eksternfinansiert virksomhet - Utarbeide felles maler og rutiner som verktøy for gjennomføring av prosjekter - Utvikle brukervennlige og hensiktsmessige prosjektrapporter - Utvikle en egen prosjektportal - Kompetanseheving, spesielt fokus på utvidet støtte og ressursbruk for EU-prosjekter