1 Administrativt utviklingsarbeid ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Hva gjør vi nå? Møter i Styringsgruppen og

2 Mål med utviklingsarbeidet Styringsgruppen skal legge til rette for en konstruktiv utviklingsprosess som sikrer at den samlede administrasjonen tilpasses vår nye ledelsesmodell ved at en finner en organisering som på best mulig måte støtter opp om og dermed legger til rette for å styrke fakultetets primærfunksjoner innen forskning, undervisning og formidling

3 Om administrasjonen i UiBs strategiske plan: ”Administrasjonen skal tilrettelegge og utføre sine arbeidsoppgaver med sikte på å bedre kvalitet og effektivitet på tjenestene og med det mål at alle universitetets ressurser støtter opp om undervisning, forskning og utadrettet virksomhet”

4 Den videre prosessen (fra brevet/referatet som ble sendt ut til undergruppene) De innleverte rapportene danner et godt underlagsmaterial for den videre prosessen. Undergruppene har foretatt en grundig gjennomgang av de eksisterende oppgaver og rutiner innen de enkelte oppgavefelt, men både hva gjelder kvantifisering av arbeidsomfang og vurdering av nødvendige kompetansekrav gjenstår et stort arbeid. Før iverksetting av fase to bør ekstern spesialkompetanse innhentes, for råd og veiledning om metoder som anbefales brukt i slikt arbeid. Leder og sekretær gis derfor i oppdrag å innhente eksterne råd, i samarbeid med Kontor for organisasjons- og kompetanseutvikling ved PØA. Styringsgruppen ber om å få fremlagt forslag til videre prosess i nytt møte mandag Informasjon vil bli sendt ut til undergruppene umiddelbart etter dette. Alternativt vurderes det å avholde nytt allmøte.

5 Kompetanseutvikling (fra samme brev) Kvalitet i administrative støttefunksjoner er et overordnet mål for utviklingsarbeidet, og fakultetet bør ta initiativ for opprettelse av opplæringsprogram innen økonomi- og personaladministrasjon. For studieveiledere eksisterer allerede slikt program, og det ville være ønskelig om det ble utarbeidet tilsvarende tilbud til våre administrativt ansatte også innen de øvrige oppgavefelt. Fakultetet vil be om at Kontor for organisasjons- og kompetanseutvikling allerede nå iverksetter pilotprosjekter, hvor våre undergrupper medvirker som viktige bidragsytere når det gjelder fastsetting av innhold og form.

6 Vi skal altså….. Bestemme veien videre Forslag følger….

7 Fase to (opprinnelig mandat) I neste fase (første kvartal 2005) skal gruppene arbeide videre med valgt modell, foreslå konkret organisering og tiltak for tilrettelegging for implementering, og utarbeide konkrete rutinebeskrivelser innen saksområdet. I fase to vil det også være ønsket at det utarbeides forslag til konkret planer for kartlegging av kompetansenivå og utarbeidelse av kompetanseutviklingsprogram ved fakultetet. Undergruppene skal også fungere som viktige høringsinstanser for styringsgruppen i dens arbeid med å utarbeide en enhetlig overbygning, - den samlede innstillingen om fremtidig organisering for å tilrettelegge for å oppnå den ønskede standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell.

8 Forslagets hovedlinjer Arbeidet med enhetlig overbygning og utvikling av kompetanseutviklingsprogram prioriteres Det foreslås å gjennomføre instituttbesøk og diskusjonsmøte med instituttlederne før det utarbeides et forslag som skisserer ulike mulige modeller Forslaget sendes på høring til undergruppene, som også vil bli bedt om å komme med utfyllende innspill Forslaget behandles så av styringsgruppen Styringsgruppen oversender sitt forslag til fakultetsstyrebehandling 15.juni Allmøte arrangeres 21.juni Høsten 2005 implementeres og videreutvikles valgt modell

9 Hva er viktig? Lederforankring Inkluderende prosess Interne krefter Åpen prosess Profesjonell gjennomføring Klare målsetninger Resultater

10 UkeAktivitetDetaljer 10PlanleggingForberede styringsgruppemøte 11StyringsgruppenStyringsgruppemøte, Utarbeide besøksmal, informasjon 12PåskeFerie 13InstituttbesøkFredag: Instituttbesøk 14InstituttbesøkMan-ons-fred: Instituttbesøk 15InstituttbesøkMan-tirs-fred: Instituttbesøk 16InstituttbesøkMand: Instituttbesøk, Tors-fred: Solstrand 17LedergruppenOppsummering instituttbesøk, Tors: Diskusjonsmøte med lederne 18RapportUtarbeide rapport 19RapportUtarbeide rapport, utsendelse til høring undergrupper 20UndergrupperBehandling undergrupper 21UndergrupperBehandling undergrupper, svarfrist StyringsgruppenMøte i styringsgruppen 23Oppsummerende rapportTorsdag: Ferdigstille sakspapirer til fakultetsstyret 24FakultetsstyretOnsdag: Behandling i fakultetsstyret 25InformasjonAllmøte

11 UkeAktivitetDetaljer 10PlanleggingForberede styringsgruppemøte 11StyringsgruppenStyringsgruppemøter, Utarbeide besøksmal, Sende ut informasjon 12PåskeFerie 13InformasjonFredag: Allmøte 14InstituttbesøkMan-ons-fred: Instituttbesøk 15InstituttbesøkMan-tirs-tors-fred:Instituttbesøk 16InstituttbesøkMan: Instituttbesøk, Utarbeide rapport, Tors-fred: Solstrand 17LedergruppenUtarbeide rapport, Tors: Diskusjonsmøte med lederne 18RapportOns0405: Utsendelse til høring undergrupper og institutter 19UndergrupperBehandling undergrupper 20UndergrupperBehandling undergrupper 21UndergrupperBehandling undergrupper, svarfrist StyringsgruppenMøte i styringsgruppen 23Oppsummerende rapportTorsdag: Ferdigstille sakspapirer til fakultetsstyret 24FakultetsstyretOnsdag: Behandling i fakultetsstyret 25InformasjonAllmøte REVIDERT PLAN

12 Timeplan instituttbesøk Morgenkaffe med alle adm.ansatte – presentasjon Innledende samtale med kontorsjef Deltakelse i daglig virke, samtaler med de ansatte Lunsj Deltakelse i daglig virke forts Samtale med instituttleder Oppsummerende samtale med kontorsjef

13 Generell sjekkliste Antall administrativt ansatte Årsverk Årsverk institutt Lokalisering av instituttet Plassering av administrasjonen Stillingsinstrukser Interne rutinebeskrivelser Informasjonsformidling Etter- og videreutdanning

14 Sjekkliste - Samtaler med de administrativt ansatte Personlig oppfatning om: –Klarhet om egne arbeidsoppgaver –Utfordrende oppgaver –Arbeidsbelastning –Deltakelse i EVU siste fem år –Behov for EVU –Tilbud om EVU –Organisering og samarbeid, internt og ekstern (eksisterende, muligheter, ønsker, endringsforslag)

15 Samtale med instituttleder Hvordan fungerer samarbeidet med egen administrasjon? - herunder vurdering av dagens arbeidsdeling mellom kontorsjef og leder Instituttleders subjektive vurdering av - om dagens administrasjon har tilstrekkelig kompetanse - om servicenivået er som ønsket - om administrasjonen er rett dimensjonert i forhold til oppgavene - om leder selv har tilstrekkelig kompetanse for å inneha økonomi- og personalansvaret som ligger til stillingen

16 Oppsummerende samtale med kontorsjef Hva er kommet frem i løpet av dagen? Gjennomgang av våre observasjoner Kontorsjefs vurdering av -Styrker og svakheter ved administrasjonen - Hvilke tiltak som er ønskelig for å oppnå kvalitetshevning - Behov EVU kontorsjefgruppen Målsetning med samtalen: Åpenhet Dialog/deltakelse Å kunne være til inspirasjon for internt utviklingsarbeid

17 Rapporten skal inneholde: Oppsummering av målsetningene for prosessen Hovedpunktene fra undergruppenes rapporter Gjennomgang av observasjonene fra instituttbesøkene Instituttledernes innspill Kritisk gjennomgang av styrker og svakheter ved dagens organisering Drøfting av mulige modeller for organisering Gjennomgang av plan for systematisk kompetanseoppbygging

18 Undergruppenes oppdrag: Høringsinstans og viktige bidragsytere Undergruppene får følgende dokumentasjon: –Rapportene fra fase 1 –Oppsummerende situasjonsbeskrivelse institutter –Ledergruppens innspill –Rapport som skisserer ulike mulige organisasjonsmodeller –Plan for oppbygging av kompetanseutviklingsprogram Forslag til mandat: Undergruppene skal gjennomgå materialet, og komme med innspill om styrker og svakheter ved de ulike modellene. Gruppene skal ha hovedfokus på eget saksfelt, og komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes. Forslagene kan være endrings-, presisering- eller forbedringsforslag innenfor en eller flere av de skisserte modeller. Gruppene kan om ønskelig konkludere vedrørende valg av modell.

19 Høring institutter Instituttene får følgende dokumentasjon: –Rapportene fra fase 1 –Oppsummerende situasjonsbeskrivelse institutter –Ledergruppens innspill –Rapport som skisserer ulike mulige organisasjonsmodeller –Plan for oppbygging av kompetanseutviklingsprogram Instituttene bør komme med innspill om styrker og svakheter ved de ulike modellene. Instituttene kan komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes. Forslagene kan være endrings-, presisering- eller forbedringsforslag innenfor en eller flere av de skisserte modeller. Instituttene kan om ønskelig komme med sine preferanser vedrørende valg av modell.

20 Fremtidig organisering (sitater) ”Våre institutter relativt ulike hva gjelder portefølje og bemanningssituasjon” ”Bør utarbeides forslag til minimumsbemanning” ”Må arbeide for stor grad av standardisering av rutiner for å muliggjøre bistand på tvers av institutt/fakultetsgrensene” ”Er behov for å foreta grundige analyser av ressursbruk i oppgavene” ”Man må se på muligheten for samlokalisering med BlackBox” ”Det bør vurderes opprettelse av Informasjonssenter” ”Det må arbeides med harmonisering av rutinene for eksternt finansiert virksomhet” ”Må legge til rette for kontinuerlig organisasjonsutvikling på instituttnivå” ”Det må legges til rette for systematisk kompetanseutvikling” ”Bevisst politikk for å muliggjøre karriereplanlegging for den enkelte er viktig, herunder også vurdering av lønnsnivå”

21 Mange muligheter Kompetanseutvikling Standardisering av rutiner Utvikling og systematisering av rutinebeskrivelser Nettverksbygging Organisering Opprettelse av fellestjenester Formalisering av samarbeid på tvers av instituttgrenser Sammenslåing av instituttadministrasjoner Andre modeller….

22 ”Ønsket servicenivå” –Hva trenger våre nye ledere? –God administrasjon - hva er ønskelig og gjennomførbar standard? –Hvilke krav stiller overordnede forvaltningsnivå, lover og regleverk, brukerne (ansatte, studenter, oppdragsgivere mv.) våre?

23 Kompetanseutvikling Det planlegges igangsetting av pilotprosjekter for oppretting av kompetanseutviklingsprogram innen økonomi- og personaladministrasjon. PØA vil innkalle til møte i nærmeste fremtid, og undergruppene våre vil komme til å bli viktige bidragsytere når det gjelder innhold.

24 Er vi på rett kurs? Burde vi bruke eksterne krefter? Er planen for ambisiøs? Administrasjonens forventninger Ledergruppens forventninger Fakultetsledelsens forventninger PØAs forventninger/forholdet til sentral omstilling Undergruppenes oppgaver og forventninger