Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Informasjonsmøter for ledelsen ved NTNUs fakulteter, VM og Sentraladministrasjonen Vår/Høst 2009 Lars Gunnar Indreiten Prosessleder, Prosjektprosessen Økonomiavdelingen - NTNU

Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Formål med møtet: Lederforankring: Viktig tiltak ifm implementering av prosjektprosessen ved NTNU Hva er prosjektansvarligs rolle og ansvar? BOA ved NTNU: Viktig del av NTNUs strategi innen forskning Nytt reglement fra Kunnskapsdepartementet BOA-området ved NTNU evaluert gjennom eksternt revisjonsfirma og økt fokus på BOA fra Riksrevisjonen Prosjektprosessen ved NTNU Hovedgrep i ny prosjektprosess Tiltak for implementering av ny prosjektprosess

Prosjektprosessen (BOA)

Forholdet mellom grunnbevilgning (BFV) og BOA ved NTNU (Tall i mill. NOK) 2005 2006 2007 2008 Grunnbevilgning (BFV) 2 614 2 688 3 054 3 176 BOA 865 917 1 075 1 102 Sum inntekter 3 479 3 605 4 129 4 278 Andel BOA 25% 26%

Omfang, BOA-prosjekter ved NTNU (hovedprosjekter) Juni 2006: 2022 hovedprosjekter totalt ved NTNU (2526 inkl. delprosjekter) August 2009: 2443 hovedprosjekter totalt ved NTNU (4607 inkl. delprosjekter), herav ca 600 oppdragsfinansierte prosjekter Andre = Enheter i sentraladm + BIBSYS

BOA-inntekter ved NTNU 2008: - Forskningsrådet 514 mill. - Andre bidrag: 498 mill. - Oppdrag: 90 mill. Andre = Enheter i sentraladm + BIBSYS

BOA – retningslinjer/regelverk Rundskriv F-20-07 fra Kunnskapsdepartementet Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (kap. 5 om BOA vedtatt revidert av NTNUs styre 14.11.2008) Rektors økonomiinstruks (kap. 5 om BOA er under revidering) Grunnleggende regler, BOA: Kontrakter/avtaler skal foreligge ved alle BOA-prosjekter For alle BOA-prosjekter skal det utarbeides budsjett som omfatter alle direkte og indirekte kostnader Oppdragsfinansierte prosjekter: Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader Bidragsfinansierte prosjekter: NTNU må vurdere hvorvidt prosjektet er av slik faglig interesse at NTNU kan delfinansiere prosjektet med egne midler Habilitet: Etiske retningslinjer for staten skal følges

Status – Prosjektprosessen ved NTNU i dag Intern revisjonsrapport fra Ernst & Young (Januar 2009): NTNUs rutiner og prosesser innen BOA ivaretar gjeldende lov- og regelverk Prosesser og rutiner er ikke implementert fullt ut i NTNUs organisasjon Varierende grad av etterlevelse av prosesser og rutiner Rutiner for kontroll og rapportering innen BOA ikke utarbeidet NTNUs styre 26.03.09: Tilslutning til å iverksette tiltak innen BOA-området Riksrevisjonen (revisjon av NTNUs årsregnskap 2008): Kontrakter, klassifisering av prosjekter og budsjettering håndteres iht reglement Mangelfull belastning av både direkte og indirekte kostnader på enkelte prosjekter Ber om redegjørelse for NTNUs planer om implementering av nye rutiner innen BOA

Hovedgrep, ny prosjektprosess ved NTNU Enhetlig og standardisert prosjektprosess med beskrivelse av: - Rutiner i hver enkelt fase i prosessen - Utøvende roller med egne rollebeskrivelser: Prosjektleder (PL) Lokal prosjektstøtte (LP, inkl. EU-LP) Sentral prosjektstøtte (SP) Prosjektansvarlig - Ansvar og oppgaver for hver enkelt rolle beskrevet Mål: PL og LP skal utøve et samarbeidende team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet hvor PL får nødvendig bistand til gjennomføring av prosjektet.

Økonomiportalen – Egen nettlenke, BOA-prosjekter Legg inn nye oppdaterte skjermbilder og forklar hva man finner under BOA-lenken: Skjema og verktøy Rutine- og rollebeskrivelser Spesifikt om EU og NFR-prosjekter http://www.ntnu.no/adm/okonomi/ Retningslinjer/reglement Skjemabank/verktøy Rutine- og rollebeskrivelser NFR- og EU-prosjekter

Tiltaksplan, Prosjektprosessen - 2009 Obligatorisk informasjon til prosjektledere Prosjektleders ansvar og rolle Verktøy og rutiner/prosess i prosjektgjennomføringen Samhandling mellom prosjektleder og prosjektstøtte Ferdigstille rutiner og verktøy Budsjettmaler Kontraktsmaler Utarbeide eget system for prising av tjenester på prosjekter ved NTNU Utarbeide egen prosjektportal på nett Kompetanseutvikling, LP-rollen Nettverksmøter, samarbeid på tvers Bedre samhandling mellom prosjektledere og LP Utvikle spisskompetanse innen større og komplekse prosjekter (Eks: EU-prosjekter, SFF/SFI/FME)

Hva er leders (prosjektansvarligs) rolle? Vurdere og godkjenne at prosjektene er tråd med enhetens mål og strategier (faglig interesse) i søknader og kontrakter Godkjenning av enhetens ressursbruk på prosjekter (personell, bruk av lab-virksomhet, utstyr og annen infrastruktur: BOA er en del av enhetenstotaløkonomi) Rapportering til overordnet ledelse for enhetens BOA-virksomhet Risikoforhold ved mangelfull vurdering/beslutning (BOA): Feil prosjektklassifisering: bidrag eller oppdrag? (kontrakter/avtaler) Økonomiske konsekvenser for enheten Feil ressursbruk ved enheten

Hva er leders (prosjektansvarligs) rolle? Lederkrav for å lykkes med gjennomføring av prosjektprosessen: Legge til rette for bruk av LP-funksjonen og at LP i størst mulig grad oppnårsamhandling med prosjektleder Ansvar for at retningslinjer/reglement kommuniseres internt i egen enhet Oppfølging av avvik fra rutiner og retningslinjer (rapportering) Være positive endringsagenter!

Prosjektprosessen - Samhandling Finansieringskilde Myndigheter Prosjektansvarlig Prosjektleder Prosjektstøtte

Spørsmål ? Kontaktpersoner: Prosjektleder LØF 2010: Prosessledere: Olav Holden - olav.holden@ntnu.no Prosessledere: BtB: Kristin Overvik – kristin.overvik@ntnu.no Lønn: Inger Talberg – inger.talberg@ntnu.no BOA: Lars Gunnar Indreiten – lars.gunnar.indreiten@ntnu.no PBO: Trude Bersvendsen – trude.bersvendsen@ntnu.no PBO: Turid Vollan Riset – turid.vollan@ntnu.no Innkjøp: Helge Mathiesen – helge.mathiesen@ntnu.no