Søknadsbudsjettering og rebudsjettering Kursholdere: Terje Bakke og Thomas Kjensli Dato: 11 mars 2014

Agenda Foreslått minimumsstandard og tilhørende rutine for søknads- og kontraktsfasen TDI og leiested - rammeverk for budsjettering av eksternt finansierte prosjekter Begreper Ulike budsjettmaler Totalbudsjettering av kostnadsspesifikke prosjekter Rebudsjettering av prosjekter Budsjettering av oppdragsprosjekter Kontrakter

Foreslått minimumsstandard og tilhørende rutine for søknads- og kontraktsfasen

Foreslått minimumsstandard og tilhørende rutine for søknads- og kontraktsfasen Sjekkliste

TDI og leiested – rammeverk for budsjettering av eksternt finansierte prosjekter

Før innføring totalregnskapsføring (før 2010): Prosjektregnskapene ved UiO viste kostnader i henhold til bidragsyters betalingsvillighet Avtalt standardpåslag med prosjekteier reflekterte «avkastningskravet» til prosjekteier (instituttleder), f.eks 20 % av prosjektlønnen, og ikke kostnadsbilde ved UiO.

Etter innføring av totalregnskapsføring (KD-krav fra 2010): Prosjektregnskapene til eksternt finansierte prosjekter SKAL synliggjøre totale kostnader knyttet til prosjektgjennomføringen inkludert arbeidsinnsats fast vitenskapelig ansatte reelle indirekte kostnader basert på UiO sitt kostnadsbilde (pedat) prosjektinntektene består av eksternt bidrag og instituttets egenandel Pedat-modellen (kostnader i et forskningsprosjekt)

TDI- modellen med leiested (2014) Nasjonal arbeidsgruppe ledet av UiO Arvtaker av Pedatmodellen Én felles sats for indirekte kostnader knyttet til det å ha en arbeidsplass ved UiO (kontorsatsen ved pedat) 379 000 pr vitenskapelig årsverk 135 000 pr administrative årsverk Indirekte kostnader knyttet bruk av teknisk infrastruktur (pedat-modellen), gjøres om til direkte kostnader i form av leiestedskostnader. (3 årig gj.snitt)

TDI- modellen med leiested (2014) Hvordan beregnes leiestedkostnader: Hvorfor leiested NFR har endret praksis når det gjelder utstyrsfinansiering; Før 2010 – hele utstyrsinvesteringer Etter 2010 - et prosjekts andelsmessige bruk av utstyret (avskrivinger) Finansieringsansvaret ligger nå hos instituttleder (viktig rolleendring!!) Må ta risiko knyttet til investering med forventning om fremtidig inntjening NFR har signalisert økt betalingsvilje ift direkte leiestedskostnader Økt økonomisk handlingsrom Kan også finansieres internt gjennom egenandel Mer korrekt og transparent kostnadsbilde på eksternt finansierte prosjekter - bedre styringsinformasjon og grunnlag for faglige prioriteringer

BEGREPER

Kostnadsspesifikk og andelsmessig finansiering Internt og eksternt finansiert frikjøp Internt og eksternt finansiert overhead Internt og eksternt finansiert leiested Nettobidrag Egenandel Begrepsliste Intern ressursinnsats i prosjektet

Finansieringsprinsipper Andelsmessig finansiering Ekstern bidragsyter finansierer en andel (%) av de totale budsjetterte prosjektkostnadene Kostnadsspesifikk finansiering Ekstern bidragsyter spesifiserer hvilke kostnadselementer de er villig til å finansiere i et prosjekt (NFR) I den videre gjennomgang av prinsippene snakker vi om kostnadsspesifikke prosjekter (ca 95 % av UiOs portefølje)

FRIKJØP Kostnaden knyttet til UiO-ansattes arbeidstid i prosjektet, der vedkommende ikke er tilsatt direkte i prosjektet. Dekkes av finansiør – viktig inntektskilde Dekkes av UiO’s egenandel

Overhead (TDI- arbeidsplassats) Overhead er kostnader i prosjektet som ikke (eller vanskelig) kan synliggjøres som en direkte kostnad i prosjektet, eks. administrasjon, husleie, strøm, infrastruktur m.m. Dette synliggjøres ved UiO som ett %-vis påslag på lønnskostnader Eksternt finansiert overhead Hvor mye av prosjektets overhead som dekkes av UiO’s egenandel Hvor mye av prosjektets overhead som dekkes av ekstern finansiering - viktig inntektskilde for basis! Må avklares på søknadstidspunktet – policy?

Leiested Leiested er direkte kostnader i prosjektet som følge av at prosjektet benytter basisorganisasjonens tekniske infrastruktur (intern-husleie, utstyrsavskrivinger, teknikere, driftsmidler). Hvor mye av leiestedskostnaden som finansieres internt Hvor mye av leiestedskostnaden som finansieres eksternt

Nettobidrag NETTOBIDRAG Nettobidrag sier hvor mye av den interne ressursbruken (frikjøp av fast vitenskapelig ansatte, overhead og leiested) som finansieres av ekstern bidragsyter Nettobidraget er en viktig inntektskilde for instituttet da instituttet slipper å finansiere den interne ressursbruken selv gjennom egenandel NETTOBIDRAG

Nettobidrag – hvorfor er det viktig? Nettobidraget er viktig for å finansiere gapet mellom KD-bevilgningen og den faktiske dimensjoneringen av instituttet. risiko for at instituttøkonomien over tid utarmes fordi KD-inntektene ikke er store nok til å dekke ressursbruken ved enheten Spesielt viktig på institutter hvor EFV utgjør en stor andel av totaløkonomien Økt nettobidrag bedrer det økonomiske handlingsrommet og legger grunnlag for ny aktivitet Eksempel: Hvordan skal dette underskuddet dekkes opp?? Kan vi øke inntektene eller må vi redusere aktivitetsnivået?

Egenandel (kun bidragsprosjekt) Hvor mye av UiO’s interne ressursbruk i et prosjekt må dekkes av grunnbevilgningen

Ulike budsjetteringsmaler

Ulike budsjetteringsmaler Totalbudsjettering – kostnadspesifikke prosjekter Totalbudsjettering – andelsmessig prosjekter Totalbudsjettering av EU-prosjekter Budsjettering av oppdragsprosjekter Rebudsjettering av prosjekter Pedat-modell TDI-modell

Totalbudsjettering av kostnadsspesifikke prosjekter

Registrering

Totalbudsjettering av kostnadsspesifikke prosjekter Finansiering Totalbudsjettering av kostnadsspesifikke prosjekter

Totalbudsjettering av kostnadsspesifikke prosjekter

Leiested

Totalbudsjettering av kostnadsspesifikke prosjekter Intern oversikt Totalbudsjettering av kostnadsspesifikke prosjekter

Totalbudsjettering av kostnadsspesifikke prosjekter NFR-rapport Totalbudsjettering av kostnadsspesifikke prosjekter

Rebudsjettering av prosjekter Rebudsjettering er aktuelt når det er vesentlige avvik ift de opprinnelige budsjettforutsetningene For prosjekter før 2014 legges pedat-modellen til grunn for re-budsjetteringen( foreligger i dag), mens nye prosjekter benytter TDI-modellen (under utvikling). Velge «fast beløp» som finansieringstype, og velge mellom kostnadsspesifikk og andelsmessig finansieringsprinsipp Legg inn faktiske regnskapstall i «intern oversikt» Ubrukte midler er disponible midler til fremtidige prosjektaktiviteter Merforbruk må dekkes inn av inn av fremtidige prosjektinntekter eller redusert aktivitetsnivå Nytt totalbudsjett signeres av prosjekteier, og lagres i ephorte. Oppdatering av prosjektregisteret med nye nøkkeltall

Budsjettering av oppdragsprosjekter Kostnadssiden budsjetteres på samme måte som vanlige prosjekter Oppdragsprosjekter skal være fullfinansiert fra oppdragsgiver Må ta høyde for uforutsette utgifter Oppdragsprosjekter skal operere med rimelige fortjenestetillegg Oppdragsprosjekter er som regel mva-pliktige; Unntatt (kursvirksomhet/undervisning, pasientinntekter) Fritak (eksport) Ved tvil, kontakt mva-regnskap@admin.uio.no

Kontrakter Eksternt finansierte prosjekter skal i hovedsak ha skriftlig kontrakter som er signert av både finansiør og prosjekteier (institutt, fakultet,UiO) Tildelingsbrev fra offentlige instanser er tilstrekkelig ved bidragsprosjekter Standardmaler fra EU og NFR ivaretar nødvendige avtalevilkår for UiO Kontrakter med andre finansiører skal kvalitetssikres av jurister ved avdeling for Fagstøtte I dag finnes UiO kontraktsmal med avtalevilkår for oppdragsprosjekter Ingen standard kontrakt for bidragsprosjekter, men det pågår eget prosjekt i regi av Fagstøtte om kontrakter Kontrakten er ikke fullstendig foruten at alle nevnte dokumenter er inkludert (prosjektbeskrivelse, totalbudsjett, endringslogg mm) og lagret i ephorte.