Administrativt utviklingsarbeid tilpassing til ny ledelses- og styringsmodell Innstilling til styringsgruppen fra undergruppen for personaladministrasjon (inkludert basale administrasjonsfunksjoner) 25. januar 2005

Mandat for undergruppe for personaladministrasjon (inkludert basale administrasjons-funksjoner) Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen personalfeltet. Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen administrative oppgaver som faller utenfor de andre undergruppenes arbeidsområde. Dette inkluderer blant annet ekspedisjons- og generelle serviceoppgaver og funksjoner knyttet til post- og arkiv. Definere ønsket servicenivå. Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt(er) og fakultetsnivå når det gjelder personaladministrasjon. Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, det vil si institutt-fakultet sett under ett. Forholdet til Personal- og økonomiavdelingen generelt, og med fokus på de omstillingsprosesser som pågår der, vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Personal- og økonomiavdelingen er derfor viktig. Det er viktig at denne gruppen har god kommunikasjon også mot arbeidsgruppene innen økonomi og forskningsadministrasjon. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetting om fullstendig saksbehandling på ett nivå.

Gruppens sammensetning Kontorsjef Astrid Breivik, fakultetssekretariatet, leder Konsulent Nina Berg-Johannessen, Kjemisk institutt Kontorsjef Heidi A. Espedal, Institutt for geovitenskap Førstekonsulent Elin Kvåle Frigaard, fakultetssekretariatet, observatør Kontorsjef Andrea Grimnes, Molekylærbiologisk institutt Seniorkonsulent Kari Elisabeth Lønøy, Personal- og økonomiavdelingen Kontorsjef Marie Skorpa Nilsen, Matematisk institutt Seniorkonsulent Tove-Lise Størksen, fakultetssekretariatet Førstekonsulent Hilde Lindtner, fakultetssekretariatet, sekretær

GRUPPENS ARBEIDSFORM Gruppen har hatt 8 møter. Den har brukt mye tid på å identifisere og kartlegge alle arbeidsoppgaver og rutiner innen personalfeltet, ekspedisjonstjenester, generelle serviceoppgaver og funksjoner knyttet til post og arkiv. Beskrivelser av oppgavene er lagt inn i tabeller, som er vedlagt rapporten (appendiks). I forbindelse med utarbeidelse av tabellmaterialet i kartleggingsfasen var det særlig viktig å drøfte seg frem til en felles oppfatning av rutiner, slik at arbeidsprosessene er kvalitetssikret.

Nåsituasjon Personal- og økonomiavdelingen (PØA): overordnete ansvaret for personaladministrasjon ved UiB ansvar for utarbeidelse av felles retningslinjer og rutiner, samt kvalitetssikring på området saksforbereder for personalsaker som legges frem for Universitetsstyret sekretariat for Tilsettingsrådet for teknisk/administrative stillinger forhandler med tjenestemannsorganisasjonene overordnet HMS-ansvar på institusjonsnivå Fakultetet: ansvar for driftsoppgaver innen personaladministrasjon forbereder saker for beslutningsorganene (fakultetsstyret og tilsettingsrådet for forsker- og rekrutteringsstillinger rådgiver for instituttene gjennomfører, sammen med PØA, lønnsforhandlinger for fakultetets tilsatte overordnet HMS-ansvar ved fakultetet. Instituttene (v. Instituttleder): har (etter innføring av ny ledelsesmodell ved fakultetet) både faglig og administrativt ansvar fremmer forslag om nytilsettinger i både vitenskapelige og teknisk/administrative stillinger har innstillingsmyndighet har personalansvar på instituttet lokalt HMS-ansvar

Nåsituasjon Tabeller synliggjør i detalj de enkelte arbeidsoppgaver/rutiner og arbeidsflyt mellom nivåene i organisasjonen i den enkelte sak: Institutt Fakultet Personal- og økonomiavdelingen (PØA) PØA/prosjektadministrasjon (Bergensmodellen) I tillegg kommer Unifob-avdelingene (Avdeling for beregningsvitenskap, Avdeling for naturvitenskap, Bjerknessenteret og Avdeling for petroleumsforskning). De to sistnevnte administrerer fakultetets to SFF-er.

Tabeller Rekrutteringsprosessen (tabell 1a + 1b + 1c) I tilsettingsforholdet (tabell 2) Statistikk (tabell 3) Andre administrative oppgaver og servicefunksjoner (tabell 4) Kollegiale organer/komiteer/råd/utvalg (tabell 5)

Rekrutteringsprosessen, tabell 1a, 1b, 1c tabell 1a - bevilgningsfinansierte stillinger tabell 1b - eksterntfinansierte stillinger tabell 1c - instituttenes personaloppgaver i forbindelse med Unifob-stillinger. Utlysing Mottak av søknader Bedømmelse Innstilling Tilsetting Lønnsplassering iht. HTA og "Lønnspolitikk for UiB" Mottak av nytilsatte Rutiner for fakultetsnivå og PØA etter vedtak om tilsetting Timebaserte tekn./adm. tilsatte Timebaserte vit. tilsatte/timelærere

I tilsettingsforholdet, Tabell 2 Arbeidskonflikt Arbeidstid Ekstraarbeid / bistillinger / bierverv (hos annen arbeidsgiver) Ferie Fleksitidsskjema Forskningstermin Kompetanseutvikling Kompetanseopprykk til professor Kompetanseopprykk til forsker 1183 Kredittkort Lønnsendringer iht.HTA og "Lønnspolitikk for UiB" Lønnsforhandlinger/lønnsopprykk Lønnslån/boliglån Medarbeidersamtaler Merkedager Oppsigelse Avskjed i nåde Overgang til AFP Overgang til pensjon fra SPK Seniortiltak Permisjon/tjenestefri Fødsels- og omsorgspermisjon Utdanningspermisjon med og uten lønn Velferdspermisjon og eksamenspermisjon med lønn Andre permisjoner uten lønn Sykefravær Systematisk HMS-arbeid Velferdstiltak Velferd

Statistikk, tabell 3 Bistillingsoversikt EU-rapportering (opphavsland for vitnemål/yrkeskvalifisering) Kompetanseopprykk-komiteer Kompetanseopprykk-søkere Kvinner i vitenskapelig stilling Rekruttering til vitenskapelige stillinger (ekskl. stip.) ved UiB Pedagogisk basiskompetanse Tilsetting i vitenskapelig stilling (UiB) Tilsetting i forsker- og rekrutterings­ stilling (Bergensmodellen) STN – stillingsnummer Utlyste professorat

Andre adm. oppgaver og servicefunksjoner, tabell 4 Dørskilt/navnetavle – ajourholding Ekspedisjonstjeneste Ferielister/tilstedeværelsesoversikt Gjester/besøkende – mottakelse Intern informasjon/intranett Inventar– ajourholding/flytting Kalender (Outlook) Kopiering Kopieringsmaskin/faks/frankeringsmaskin – tilsyn – kontaktperson Møteorganisering/rombestilling Nøkkelkort Parkering Posthåndtering Post-/arkivrutiner Rekvisita Skjemaer – ajourholding Telefoni Utstyrsregistrering Annet

Kollegiale organer/komiteer/råd/utvalg, tabell 5 Bibliotekutvalg Elektronmikroskopisk felleslaboratorium – styret Fakultetsstyret Forskningsfartøyutvalget Informasjons- og drøftingsutvalget Instituttråd IT-utvalg Romkomite Strategiutvalg for marine fag Valg

Gruppens mål med en så detaljert kartlegging Detaljert oversikt som mulig over de arbeidsoppgavene som sorterer under gruppens mandat. Et best mulig utgangspunkt når det senere skal drøftes om oppgaver eventuelt skal flyttes mellom nivåene. En kvalitetssikring i forhold til enhetlig saksbehandling og personalbehandling. Gjøre enhetene mindre sårbare ved fravær eller andre personalendringer, for eksempel nytilsettinger. Dette forutsetter imidlertid at det plasseres et ansvar for kontinuerlig oppdatering ved endringer og/eller etablering av nye arbeidsoppgaver. Oppdateres/endres også ved endringer i lover eller reglementer. Dette vil skje allerede om kort tid som en konsekvens av endringer i universitets- og høgskoleloven, tjenestemannsloven og andre lover. Disse lovendringene vil føre til at UiB må revidere sine personalreglementer m.m.

Definisjon av servicenivå og skissemessige forslag til løsninger for å oppnå dette Motivasjon og holdning Kompetanse Lover, reglementer og rutiner Informasjon Internasjonalisering Standardisering ”Back-up”-rutiner

Arbeidsdeling Innenfor personaladministrasjon er beslutningsnivået hovedsakelig regulert gjennom lover, reglementer eller interne delegasjonsfullmakter fra universitetsstyret. Dette innebærer at det er fastlagt hvilket nivå i organisasjonen som tar beslutning i den enkelte sak. Å få til en endring i myndighetsfordelingen vil derfor være en krevende prosess. sekretariat/saksforbereder beslutningstaker Personal- og økonomiavdelingen Universitetsstyret Fakultetsadministrasjonen Fakultetsstyret Tilsettingsrådet for forsker- og rekrutteringsstillinger v/MN-fak. Tilsettingsrådet for teknisk/administrative stillinger Instituttadministrasjonen Instituttleder Unifob-avdelingenes administrasjoner Unifob-avdelingene v/forskningsdirektørene (SFF-ene)

Forslag til strakstiltak Tabellene i appendiks, som inneholder rutinebeskrivelser innen alle saksområder, må legges ut på nettet (intranett). Det må plasseres et ansvar for kontinuerlig vedlikehold av tabellene/rutinebe­skrivelsene. Sentrale regelsett må oversettes til engelsk. Informasjonsmateriell til nytilsatte må oversettes til engelsk. Det opprettes et personalforum mellom instituttene og fakultetet.

Områder som gruppen vil arbeide videre med i fase 2 Vurdere om en annen arbeidsdeling mellom nivåene kan føre til bedre service, arbeidsflyt og mer effektiv saksbehandling. Fullført saksbehandling på ett nivå vil være et mål. Gjennomgang av øvrige ekspedisjons- og serviceoppgaver og funksjoner, deriblant vurdere om Doculive som dataverktøy for post- og arkiv skal tas i bruk ved alle instituttene. Kompetansekartlegging og kompetanseheving av personalmedarbeidere. Vurdere om én personalkonsulent bør få som sitt arbeids- og ansvarsområde å betjene flere av fakultetets institutter for å avlaste kontorsjefene i saksbehandling av personalsaker. Vurdere om ytterligere standardisering av dokumenter, skjemaer og maler vil føre til hurtigere og mer kvalitetssikret saksbehandling. Ta initiativ til samlokalisering mellom fakultetssekretariatet og de som arbeider med personalrelaterte oppgaver for tilsatte på prosjekt (UiB-eksterntfinansierte stillinger/Bergensmodellen).