BasWare PM bestillingssystem - selvstudiemateriell: Opprette anmodning/bestilling (denne presentasjon) Godkjenne bestilling (egen presentasjon) Utføre varemottak (egen presentasjon)

Pålogging

Velkomstbildet er delt i 4 rammer med informasjon Oversikt over menyene 4 3 1 Velkomstbildet er delt i 4 rammer med informasjon 2 Menyknapper for å lage bestillinger/se gamle bestillinger Status for handlekurven Oppgaver som venter på behandling Avdelingen du er logget inn på, klikk på avdeling for å bytte

Opprette anmodninger Opprette anmodninger Tre måter å opprette en ny anmodning: Katalogprodukter Eksterne kataloger Fritekstbestilling

Katalogprodukter Hvordan opprette katalogbestilling: Legg inn produktnavn eller velg produktgruppe og deretter antall enheter Legg til i handlekurven Når du har funnet alle varene trykk på gå til handlekurv Om du ønsker å sammenligne produkter velger du knappen for sammenligning

Produktinformasjon Ved å klikke på produktnavnet kan man få opp all informasjonen om produktet som leverandøren har lagt inn i katalogen, i noen tilfeller også bilder

Produktsammenligning Du kan velge inntil fire produkter til produktsammenligning Produktene settes da opp sammen med produktinfo slik at du enkelt kan sammenligne dem

Ekstern katalog Ved kjøp gjennom ekstern katalog får man først opp listen over tilgjengelige leverandører. Ved å velge leverandør rutes man videre til leverandørens nettbutikk

Eksempel på ekstern leverandør

Handlekurv Når alle produkter er plukket, returnerer man tilbake til innkjøpssystemet og får opp handlekurven der Dette vil være samme bildet som man kommer til om man har valgt katalogprodukter også. Her kan du eventuelt slette produkter før du bestiller. Når handlekurven er klar klikker du på knappen ”Lag anmodning”

Oppretting av anmodning Om du nå skulle komme på at du må ordne noe annet og vil gjenoppta arbeidet med handlekurven senere, kan du omtrent når som helst i prosessen velge å lagre. Da vil handlekurven legge seg Utkast/returnert-mappen. Man kan også navigere frem og tilbake i anmodningen ved å trykke forrige og neste. Du starter med diverse opplysninger: Navn på handlekurven/beskrivelse (du kan senere søke opp bestillingen på bakgrunn av handlekurvens navn, fritekst) Det er navnet på handlekurven/beskrivelsen som dukker opp i emne-felt på mail til godkjenner Velg hvem som skal gjøre varemottak Velg leveringsadresse fra plukklisen over tilgjengelige adresser Velg ”neste”

Oppretting av anmodning Informasjonen under de tre fanene – Produktinfo, Konteringsinfo og Kostnadsfordeling gjelder den markerte varelinjen. Når det er flere varelinjer, vil den du jobber med vises med en gråblå markering. Første fane – Produktinfo – inneholder kataloginformasjon fra leverandør; mengde/mengdeenhet – netto/brutto pris Samt et felt for ønsket leveringsdato Oppdater linje når du er fylt ut/endret innhold

Oppretting av anmodning Andre fane – Konteringsinfo – inneholder konteringslinje: Fyll ut enten enkel eller utvidet (FA) kontering, minimum art og sted. Hvis alle konteringslinjene skal være like hakes det av for ”skal gjelde alle linjer” , ved utfylling av de forskjellige konteringsverdiene

Oppretting av anmodning Tredje fane – Kostnadsfordeling – inneholder prosentvis kostnadsfordeling mellom flere kostnadsteder Legg til kostnadsteder som skal fordele utgiftene og fordel prosentandel per kostnadsted. Summen av fordelingen må være på totalt 100% Når alle linjer i handlekurven er ferdig utfylt, trykk lagre og neste.

Oppretting av anmodning Det kommer deretter frem en oversikt over hvilke leverandører som inngår i bestillingen og hvilke produkter som skal bestilles fra hvem. Man kan legge inn en merknad eller legge ved en fil (vedlegg) til leverandøren Det blir generert ulike ordrer til hver leverandør med eget ordrenummer til hver enkelt.

Oppretting av anmodning Ved å klikke på ”Velg handling” kommer det opp en liste over mulige mottakere av bestillingen for enten kontroll eller godkjenning. Som rekvirent velger man: Send til kontroll, her kommer alle dine bestillere opp. Velg en eller flere. Om alt er ok, vil bestiller sende handlekurven til godkjenner Om du velger å sende til flere mottakere – husk å hake av for; ”Kun en mottaker trenger å behandle”

Oppretting av anmodning Ordren er nå klar til å sendes til bestiller. Ordren sendes ved å klikke på ”Godkjenn og fortsett” Det er også mulig å sende en ordre på informativ sirkulasjon.

Informativ sirkulasjon Velg hvem som skal motta ordren på informativ sirkulasjon, det kan settes opp flere mottakere. Klikk på ”Bekreft” En kopi av ordren vil sendes til valgte personer, de kan ikke gjøre endringer på ordren, men kun se den.

Informativ sirkulasjon Ordren vil nå sendes til kontroll til valgte mottaker(e) og samtidig på informativ sirkulasjon til den/de som er valgt som mottaker(e) av denne funksjonen Ordren sendes ved å klikke på ”Godkjenn og fortsett”

Fullført bestilling Når du har klikket på knappen ”Godkjenn og fortsett” vil dette bildet vises i noen sekunder før du sendes tilbake til start – klar for å opprette en ny ordre. Handlekurven er nå tømt.

Mine anmodninger Alle anmodninger kan søkes opp i ettertid. Finnes under Mine anmodninger, velg riktig status for anmodningen eller ”alle anmodninger” hvis du er usikker på statusen Du kan søke på dato, handlekurvens navn og leverandør For å se hva ordren inneholder, klikk på ”Åpne”

Mine anmodninger Du får nå opp full informasjon om ordren samt historikk fra opprettelse til betaling Herfra har du muligheten til å kopiere ordren til en ny ordre, eller tilbakekalle ordren hvis den enda ikke er blitt godkjent

Mine anmodninger Ved å velge fanen ”vedlegg” kan du hente frem ordren som er generert på bakgrunn av din bestilling. (På dette bildet ligger ikke filen, men den vil gjøre det hos deg) Ordren ligger som et PDF dokument i systemet.

Generert Ordre Har vi ikke fått til enda..

Returner til eier Her har rekvirent brukt feil kostnadsted og får kommentar på det fra bestiller

Mottak Velg mine oppgaver, motta og velg om du skal motta dine egne eller andres bestillinger i rullegardinmenyen. Deretter åpne rett bestilling Her kan du velge om du skal motta dine egne eller andres handlekurver

Utfør varemottak Velg ”Motta” og legg inn antall om du ikke fikk alt, eventuelt ”Motta alle” Man kan også annullere en bestilling det kan gjøres ved å trykke på ”Annuller bestilling”

Annulere bestilling Da kommer denne boksen opp, legg inn kommentar og eventuelt hake av for varsle leverandør, og ”ok”

Fritekstbestilling Legg inn navn/beskrivelse av handlekurven. Husk at informasjon fra dette feltet vil vises i emne-felt i epost til godkjenner. Legg inn leverandør, evn ønsket leveringsdato og rett leveringsadresse

Fritekstbestilling Legg inn produktgruppe, produkt, mengde, mengdeenhet og Mva%. Kontering som på de andre typer bestillingsmåter (katalogprodukt og Ekstern katalog)