Oppgave- og rolledeling mellom instituttleder og kontorsjef Sett i en instituttleders perspektiv (Jarl Giske, BIO)

Universitetsstyret v/Rektor Universitetsdirektør Fakultetsstyret v/Dekanus Instituttstyret v/Styrer Fakultetsdirektør Styrer & administrasjon

Instituttlederstilling ved et nytt biologisk institutt Fakultetet er i ferd med å gjennomføre et betydelig omstillingsarbeid, der målet er å heve kvaliteten på forskningen og undervisningen. Omstillingsarbeidet inkluderer reorganisering av blant annet de biologiske instituttene for å etablere større faglige enheter. Fakultetets institutter vil, innenfor fakultetets nye styrings- og ledelsesstruktur, få stor grad av autonomi, der instituttlederne gis fullmakt til å foreta prioriteringer og strategiske valg innenfor instituttenes samlede ressurser. De tilsatte instituttlederne vil også inngå i et strategisk lederteam ved fakultetet.

Instituttlederstilling ved et nytt biologisk institutt Til nå har instituttlederne blitt valgt blant de ansatte i faste vitenskapelige stillinger. Vi ønsker imidlertid en bredere rekruttering til lederstillingene og kunngjør nå disse offentlig slik at både interne og eksterne kandidater kan søke. Vi søker etter en internasjonalt anerkjent forsker med professorkompetanse innen biologi. Den som tilsettes forventes å inneha betydelige evner til å kommunisere, motivere og utøve lederskap, samt å ha, eller raskt kunne bygge opp, gode relasjoner og legitimitet blant de ansatte. Det er ønskelig at lederskapet kombineres med egen forskningsaktivitet, og ressurser vil bli stilt til rådighet for dette.

Instituttleders utfordringer ved BIO Vide fullmakter til beslutninger Vide oppgaver (økonomi, personal, studie, areal, forskningsadministrasjon, forskningsledelse) Klar forventning til at lederen skal opprettholde egen forskningsinnsats Instituttsammenslåing, husbygging, størrelse (200+)

Meget stort behov for kontorsjef på grunn av Nytt ansvar: strategisk (vitenskapelig, økonomisk, personalmessig) langtidsplan Nytt ansvar: budsjettbalanse for hele virksomheten (IFM 2 mill, BIO 85 mill) Nytt ansvar: personalansvar (dette har UiB bare delvis gitt fra seg nedover) … men dette skal skje mens forskningsinnsatsen min fortsetter Nye stillinger ved BIO: kontorsjef, personalleder, studieleder, forskningskoordinator

Arbeidsdeling og rolleforventninger Kontorsjefen kom etter et halvt år, mens personalleder, studieleder kom enda et halvår etterpå Arbeidsdelingen innad i BIO har derfor i 2004 hatt betydelig preg av å unngå å velte i neste sving Pr mars 2005 er administrasjonen komplett, så nå …

Arbeidsdeling og rolleforventninger Instituttleder og kontorsjef utgjør sammen en helhetlig ledelse (der bare instituttleder kommer i fengsel for feil som begås) De to må i veldig stor grad vite om hverandres arbeidsoppgaver, og de må dele forhåpninger og forventninger til framtida De bør begge to frontes som instituttets ledere De må begge kunne spille inn mot instituttadministrasjonen; de er begge dens ledere De bør likevel avklare arbeidsfordelingen seg imellom

Ansikt innad og utad Instituttleder bør konsentrere seg om langsiktige og strategiske valg, disse må dog hvile på god kjennskap til instituttet Herunder følger innretning av nye stillinger, bruk av strategiske midler, koordinering av forskningen (forskergruppene), koordinering av undervisning (programstyrene) Kontorsjefen er leder for administrasjonen, og har dermed ansvar for daglig (årlig!) drift Herunder følger IT, personal, økonomi, studieadministrasjon

Men dette betyr at ansvarsområdene til instituttleder og kontorsjef møtes i svært mange sammenhenger –Programstyre vs studieadministrasjon –Strategiske valg vs økonomi- og personaladministrasjon Dette viser at de må snakke sammen så mye og så lenge at de kan se saken fra begge sider Kontorsjefen hører helt naturlig hjemme i enhver ledergruppe på instituttet Instituttlederen hører hjemme i ledelsen av administrasjonen