Undersøkelse om kommunikasjonsfaget i Oslo kommune Samferdels-, helse- og velferdsetatssamarbeidet Undersøkelse om kommunikasjonsfaget i Oslo kommune

Kort om undersøkelsen Laget og gjennomført av Erlend Tidemann og Erik Valen i redaksjonskomiteen Skaffe dokumentasjon på arbeidsoppgaver og arbeidsforhold for Oslo kommunes kommunikatører. Undersøke Excellence-faktoren i Oslo kommune. Store deler av spørreskjema og teori hentet fra den amerikanske pr-guruen James Grunig Utført i mars 2007, 120 invitert til å svare, 58 har svart. De mest spennende funnene presenteres i dag. Det kommer også en rapport slik at de som har svart kan sammenligne sitt svar med andre. Vi har også mulighet til å ta ut spesielle statistikker hvis noen ønsker det.

Excellence-faktoren James Grunig i 1984: Beskriver fire modeller for kommunikasjon. Påstanden er ”bruk den som passer”. James Grunig i 2002: Jeg tok feil, den eneste riktige er to-veis symmetrisk og/eller Excellence-modellen. Vårt spørreskjema tar utgangspunkt i spørreskjemaet til James Grunig. I tillegg til å undersøke arbeidsoppgaver og arbeidsforhold ville vi undersøke i hvilken grad kommunikatørene i Oslo kommune praktiserer Grunigs modeller og prinsipper for ”excellent” kommunikasjon.

Grunigs fire modeller (1984)

Grunigs fire modeller (1984) Karakteristikk Publisitetsmodellen Informasjonsmodellen To-veis asymmetrisk To-veis symmetrisk Mål Propaganda Distribusjon av informasjon Vitenskapelig overbevisning Gjensidig forståelse Kommunikasjonens natur En-veis, komplett sannhet ikke så viktig En-veis, sannhet viktig To-veis, ubalanserte effekter To-veis, balanserte effekter Kommunikasjonsmodell Avsender - Mottaker Avsender – Mottaker - Feedback Gruppe - Gruppe Type forskning Lite; tellinger Lite; lesbarhet, antall lesere Formativ; evaluering av holdninger Formativ; evaluering av forståelse Ledende historisk figur P. T. Barnum Ivy Lee Edward L. Bernays Bernays, profesjonelle ledere Hvor praktisert i dag (1984) Sport, teater, produktreklame Offentlig virksomhet, ideelle organisasjoner, næringsliv Konkurranseutsatt næringsliv, pr-byråer Regulert næringsliv, pr-byråer Estimert hvor mange prosent som praktiserer i dag (1984) 15 % 50 % 20 %

Symmetri eller asymmetri? Asymmetrisk kommunikasjon: prøver å avstemme atferden til intressentene med hva organisasjonen ønsker den skal være Symmetrisk kommunikasjon: en ganske annen innstilling, kommuniserer med omgivelsene for å komme til en gjensidig forståelse, aksept og felles løsning på eventuelle konflikter

Kritikk av symmetrimodellen En utopi: en organisasjon og interessenter vil aldri være likestilt, en org. er f. eks. mer ressurssterk Hvorfor er symmetri bedre en asymmetri? Dårlig råd å be organisasjoner gi slipp på sine egeninteresser Grunig: kritikerne misforstår teorien min. Og jeg lager en ny og enda bedre teori

Excellence-modellen

Grunigs ni normative prinsipper Disse er gyldige i ALLE kulturer og politiske og økonomiske systemer, dvs. også Oslo kommune. Kommunikatørene er involvert i strategiske prosesser Kommunikatørene deltar i eller rapporterer direkte til organisasjonens ledelse Informasjon & samfunnskontakt er en egen integrert funksjon Informasjon & samfunnskontakt er atskilt fra andre organisasjonsfunksjoner (markedsføring) Kommunikatørene har kompetanse innen både asymmetrisk og symmetrisk informasjon & samfunnskontakt-virksomhet Symmetrimodellen er idealet for organisasjonens informasjon & samfunnskontakt Også den interne kommunikasjonen preges av symmetri Organisasjonens ledere har kunnskap om symmetrisk kommunikasjon Det er mangfold i alle roller: kjønn, etnisk opprinnelse, kultur osv.

En excellent kommunelov? § 4. Informasjon om kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Excellent versjon: § 4. Dialog om kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Kommuner og fylkeskommuner skal ha en aktiv dialog med sine brukere om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for brukermedvirkning og dialog, for å finne felles løsninger i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning.

En excellent infopolicy? Prinsipp 1 Oslo kommunes ledere skal ha god dialog med sine brukere. Prinsipp 2 Oslo kommunes kommunikatører skaper arenaer der virksomheten og samfunnsgrupper møtes. Prinsipp 3 Ansatte på alle nivåer i Oslo kommune har ansvar for en god dialog med sine brukere, for å dele informasjon med brukerne, og vurdere brukernes forslag. Prinsipp 4 Oslo kommune skal ha en aktiv dialog med kommunes innbyggere, være endringsvillige, og alltid lete etter nye løsninger for sine tjenester. Prinsipp 5 Kommunikasjonsledere i Oslo kommune er viktige og faste deltagere i virksomhetenes ledergrupper. Prinsipp 6 Oslo kommune skal i sine handlinger og saksbehandling framstå med respekt, redelighet, engasjement og brukerorientering. Prinsipp 7 Oslo kommunes kommunikatører deltar med omverdenanalyser i virksomhetens strategiske prosesser.

Oppsummert Grunig mener altså å kunne dokumentere at Excellence-modellen og hans ni prinsipper er den beste måten å jobbe med kommunikasjonsfaget på, uansett tid og sted 1. Arbeidsoppgaver og arbeidsforhold 2. I hvilken grad praktiserer kommunikatørene i Oslo kommune Grunigs modeller og prinsipper, hva er vår Excellence-faktor?

Tall og tabeller fra undersøkelsen I alt har 58 personer svart, det er ca. halvparten av dem som fikk forespørsel. 35 fra etat 9 fra bydel 9 fra foretak 5 fra byrådsavdeling

1. Demografi mm. Hvem er vi? Den vanligste informatøren er en kvinne mellom 50 og 59 med bachelor- eller høyskoleutdanning som jobber i en etat med mellom 100 og 200 ansatte i en infoavdeling med 3-5 ansatte. Grunig legger vekt på at virksomheter som kommuniserer godt også har mangfold når det gjelder kjønn, etnisk opprinnelse, kultur osv. Fordelingen av kjønn i undersøkelsen er 55 % kvinner og 45 % menn For informasjonssjefer er kjønnsfordelingen 50/50 En typisk informasjonsrådgiver er en mann fra 30–39 år En typisk informasjonskonsulent er en kvinne fra 40–49 år Når det gjelder etnisitet kan vi snu oss rundt i salen og vurdere

Antall informatører i virksomheten 1. Demografi mm. Antall informatører i virksomheten

Deltagelse på informasjonsforum? 1. Demografi mm. Deltagelse på informasjonsforum?

Krise! Alle er pålagt å ha en krisehåndteringsplan, 2. Kriseinformasjon Krise! Alle er pålagt å ha en krisehåndteringsplan, Likevel svarer 12 % at virksomheten ikke har en slik plan. Halvparten av de som har opplevd en krise sier at krisehåndteringsplanen ikke ble brukt for å håndtere krisa.

2. Kriseinformasjon Hvem opplever kriser? Har du i din nåværende jobb opplevd noe du vil karakterisere som krise?

Har dere utført kriseøvelse? 2. Kriseinformasjon Har dere utført kriseøvelse? Mørkeblå: Bydelene Grønn: Alle spurte

2. Kriseinformasjon I hvilken grad ble det foretatt eller vurdert endringer i organisasjonen etter krisa?

3. Pressgrupper Pressgrupper Håndteringen av pressgrupper er i følge Grunig svært viktig. Ideelt sett skal organisasjonen gå i forhandling med pressgrupper og være villig til endre seg for være tilpasset pressgruppenes behov - finne vinn-vinn-sonen.

3. Pressgrupper I hvilken grad vil du anslå at din virksomhet har opplevd press fra grupper i samfunnet? Bruk skalaen 0 – 5 hvor 0 er ikke i det hele tatt og 5 er i stor grad.

3. Pressgrupper Hvordan pleier dere å oppdage press fra grupper? (Kryss av alle som passer)

3. Pressgrupper Bruk skalaen til å beregne i hvilken grad din virksomhet evaluerer sin håndtering av pressgrupper

Ble det utarbeidet en spesiell plan for å håndtere gruppen? 3. Pressgrupper Ble det utarbeidet en spesiell plan for å håndtere gruppen? Grønn: Utsatt for mye press fra grupper Mørkeblå: Alle svarene

4. representasjon i ledelse og strategi Informatøren rapporterer direkte til øverste ledelse og er involvert i strategiske prosesser

1 Rapporterer kommunikasjonsenheten direkte til virksomhetslederen? 4. representasjon i ledelse og strategi 1 Rapporterer kommunikasjonsenheten direkte til virksomhetslederen? Kun 56 % svarer at infosjef sitter i lederteamet

1 Rapporterer ikke til toppleder, men til hvilket ledernivå? 4. representasjon i ledelse og strategi 1 Rapporterer ikke til toppleder, men til hvilket ledernivå?

1 Deltagelse i daglig ledelse og i kriseledelse? 4. representasjon i ledelse og strategi 1 Deltagelse i daglig ledelse og i kriseledelse?

1 Deltagelse i daglig ledelse og i kriseledelse i bydelene? 4. representasjon i ledelse og strategi 1 Deltagelse i daglig ledelse og i kriseledelse i bydelene?

brannmann 4. representasjon i ledelse og strategi

Hvem er med i ledergruppa? 4. representasjon i ledelse og strategi Hvem er med i ledergruppa?

4. representasjon i ledelse og strategi

4. representasjon i ledelse og strategi Informasjonsenhetens bidrag til strategiske beslutninger i virksomheten.

Fire roller for kommunikatører 5. Grunigs roller Fire roller for kommunikatører Grunig deler kommunikasjonsarbeidet inn i fire roller: Tekniker – lager infomateriell, språkvasker, foto og grafikk Pressekontakt – vurdere nyhetsverdi, mediekontakt, medieovervåking, pressepakker m.m. Leder – utvikler strategier, styrer budsjett, leder ansatte m.m. Kommunikasjonskoordinator – Rådgir, planlegger, representerer og utreder

Fordeling etter Grunigs roller og oppgitt stilling

Fordeling etter Grunigs roller og virksomhet

Modeller for informasjon og samfunnskontakt 6. Grunigs modeller Modeller for informasjon og samfunnskontakt Publisitets-modellen Informasjons-modellen Toveis asymmetrisk Toveis symmetrisk Historisk utvikling

6. Grunigs modeller Hvordan mener vi at vi jobber, og hvordan tror vi at toppledergruppa mener vi skal jobbe, fordelt på Grunigs modeller.

6. Grunigs modeller Hva mener vi at vi har mest ekspertise og kunnskap innen, fordelt etter Grunigs modeller.

Hva vi mener å ha kunnskap om, og hvordan vi mener å jobbe 6. Grunigs modeller Hva vi mener å ha kunnskap om, og hvordan vi mener å jobbe