# Rapporten skal kun benyttes av Universitetet i Oslo til de formål den er ment og skal ikke distribueres til andre parter uten vårt skriftlige samtykke. Rapporten er ment som en oppsummering av vårt arbeide med innkjøpsprosessen ved Universitetet i Oslo og er ikke fullstendig uten tilhørende muntlig presentasjon. Vi viser for øvrig til avtalte ansvarsbegrensninger. Universitetet i Oslo Status på tiltak i innkjøpsfunksjonen Jørn Limi Oslo, 19. august 2014

© 2004 Ernst & Young AS – All Rights Reserved TiltakVurdering av status Forslag til videre oppfølging og fremdrift Revidere og etablere rutiner for innkjøps- aktiviteter Frist: 2. april Nye og oppdaterte rutiner er lagt ut som en del av økonomihåndboken. Disse er omfattende og fokusert mot regelverket på området, men gir ikke en enkelt tilgjengelig veiledning og støtte for enheter/personer som ikke har innkjøp som sin primæroppgave. En slik veiledning/sjekkliste bør også kunne fungere som en dokumentasjonsmal slik at selve dokumentasjonsarbeidet av innkjøpet forenkles. Det er ikke utarbeidet en egen policy/rutine ift kjøp av konsulenttjenester. Sjekkliste/dokumentasjonsmal og rutine for kjøp av konsulenttjenester utarbeides av prosjektet. Revidert frist: 21. Mai Gjennomføre opplæringsprogram med ansvarlige personer ved lokale enheter. Frist: 18. juni Utkast til opplæringsmateriale utarbeidet. Dette er som rutinene regelverks- fokusert og omfattende. For å sikre at enheter/personer som ikke har innkjøp som sin primæroppgave gis den nødvendige opplæring og har en god forståelse av roller og prosess bør fokus være på en enklere og mer overordnet opplæring knyttet til bruk av sjekkliste/dokumentasjonsmal. Det bør også fokuseres på å klargjøre når i prosessen sentralt innkjøp bør involveres og hvor ytterligere informasjon om regelverk kan finnes. Prosjektet utarbeider forenkelt opplæringsmateriale innen 21. mai. Gjennomfører deretter noen korte innkjøpsseminarer for desentrale enheter ila juni, f.eks gjennom 2-3 innkjøpsforumer (60 min) hvor desentrale innkjøpere kan delta på det seminar som passer best tidsmessig. Revidert frist: 18. Juni Etablere kvalitets- og kontrollplan for innkjøp Frist: 5. mars Det er utarbeidet et forslag til en kvalitets- og kontrollplan. Denne inneholder imidlertid ikke stikkprøvekontroller av foretatte innkjøp for å påse at rutiner og dokumentasjonskrav etterleves og fungerer som forutsatt. En slik burde vurderes inkludert i kvalitets- og kontrollplanen. I tillegg bør roller, frekvens og ansvar for gjennomføring presiseres. Kvalitets- og kontrollplanen diskuteres i prosjektgruppen, som evnt. reviderer planen før denne sendes til øk.direktør for godkjennelse. Revidert frist: 21. Mai Status på tiltak innkjøpsfunksjonen Nedenfor følger en kortfattet status på de tiltak som er satt opp i planen som er oversendt UFD og et forslag til hvordan disse kan gjennomføres i løpet av prosjektets fase 1.

© 2004 Ernst & Young AS – All Rights Reserved TiltakVurdering av status Forslag til videre oppfølging og fremdrift Definere og etablere oppdagende rapporter vedr. innkjøp Frist: 30. april Det er utarbeidet et forslag til definisjon av parametre som skal måles (steg 1). Dette er et OK utgangspunkt, men bør vurderes supplert også med andre forhold hvis mulig, for eksempel andel rammeavtaler, lojalitet til rammeavtaler. Programmering av rapporter (steg 2) og utarbeidelse av rutine for bruk av rapporter ikke startet opp (steg 3). Prosjektet gjennomfører møte med IT/økonomi vedr.programmering ila uke 18/19. Deretter gjennomføres programmering og utarbeidelse av rutine parallelt. Revidert frist: 18. Juni Presisere fullmakt til å overstyre mangel- fulle prosesser og dokumentasjon Frist: 19. mars Det er så vidt vi kjenner til ikke foretatt en presisering av ansvar og fullmakter for sentral innkjøpsavdeling (gitt dagens organisering). Det er viktig å få presisert sentral innkjøpsavdelings fullmakt til å stille krav til øvrige enheter knyttet til innkjøpsprosessen generelt og dokumentasjonskrav spesielt. Fullmakten kan f.eks dokumenteres gjennom en tydeligere beskrivelse av roller og ansvar i innkjøpsrutinene. Prosjektet fremmer forslag til rutinetekst. Revidert frist: 21. mai Vurdere helhetlig organisering av innkjøpsfunksjonen Frist: 31. desember Vedrører innkjøpsprosjektet som helhet. Slik det er skissert så langt vil prosjektets fase 1 legge rammen for en vurdering av helhetlig organisering av innkjøpsseksjonen i prosjektets fase 2. Tiltaket er p.t. i henhold til plan. Styringsgruppens behandling av prosjektets forslag til organisering (etter fase 2). Revidert frist: 15. Desember Status på tiltak innkjøpsfunksjonen (forts.)