PR - informasjon og samfunnskontakt : Et relativt nytt fag basert på Oslo kommune Byrådslederens avdeling PR - informasjon og samfunnskontakt : Et relativt nytt fag basert på psykologi pedagogikk samfunnsfag markedsføring språk- og litteraturstudier journalistikk

PR (informasjon og samfunnskontakt) er: Oslo kommune Byrådslederens avdeling Definisjon PR (informasjon og samfunnskontakt) er: Å håndtere kommunikasjonen mellom en organisasjon og den omgivelser.

Excellence in Public Relations Oslo kommune Byrådslederens avdeling Excellence in Public Relations Basert på amerikanske undersøkelser omkring 1990. Hvilke betingelser er tilstede ved fremragende informasjonsarbeid? Teori eller empiri? Kritikk

Tre sfærer i fremragende informasjons-arbeid: Oslo kommune Byrådslederens avdeling Tre sfærer i fremragende informasjons-arbeid:

Kjernekompetanse, tradisjonelt informasjonshåndverk: Mediekunnskap Oslo kommune Byrådslederens avdeling Kjernekompetanse, tradisjonelt informasjonshåndverk: Mediekunnskap Pressekonferanser/-meldinger Internavis Nettsider Skrive, snakke, fotografere Medieovervåkning Kriseberedskap: plan og øvelser Årsrapporter

Excellenceteoriens syn på kjernekompetanse Oslo kommune Byrådslederens avdeling Excellenceteoriens syn på kjernekompetanse Evne til å praktisere to-veis kommunikasjon hos en info.avd. avhengig av at man kan: Gjennomføre fokusgrupper Kvalitetssikre spørreskjema Kvalitetssikre utvalg Overvåke tilbakemeldinger fra målgrupper Analysere alt dette og formidle det internt Være organisasjonens øyne og ører

Oslo kommune Byrådslederens avdeling De fire PR-modellene

To-veis asymmetrisk kommunikasjon Oslo kommune Byrådslederens avdeling To-veis asymmetrisk kommunikasjon Informatørens rolle er å hente inn informasjon fra omverden som basis for beslutninger om: Hvilke målgrupper skal prioriteres Hvordan oppnår vi effekt Hvilket budskap og hvilken kanal Målet er effektiv kommunikasjon fra organisasjonen til målgruppen, basert på analyser av omverden

To-veis symmetrisk kommunikasjon Oslo kommune Byrådslederens avdeling To-veis symmetrisk kommunikasjon Samme metoder og kompetansekrav men informatørens rolle er å gjøre omverdensanalyse for å: Være rådgiver for ledelsens strategiske valg Iverksette kommunikasjonsprogram Forhandle frem løsninger mellom org. og omgivelsene Kommunisere egne mål og strategier ut og omverdens mål og strategier inn Justere mål, strategier og planer Målet er samorientering mer enn overtaling

Informasjon versus markedsføring: Oslo kommune Byrådslederens avdeling Informasjon versus markedsføring: ”Grensen mellom informasjon og markedsføring er fiktiv. Kommunikasjon gjennom pressen er også en markedsføringsaktivitet” Andreas Cappelen: Bruk pressen, 1998

Asymmetrisk vs symmetrisk Oslo kommune Byrådslederens avdeling Asymmetrisk vs symmetrisk overtalelse konsensus (asymmetri) (symmetri) makt og ”excellence maktforhold in PR” markedsføring fremragende informasjons- arbeid

Oslo kommune Byrådslederens avdeling …for å gi et strategisk bidrag må informasjonsenheten derfor også kunne gjennomføre en omverdenanalyse og vite hvem målgruppene er. prioritere mellom målgruppene kjenne målgruppenes holdninger og atferd kjenne til og ha etablert relasjoner til enkeltpersoner i målgruppene.

Hva er omverdenanalyse? Oslo kommune Byrådslederens avdeling Hva er omverdenanalyse? Et system for informasjoninnhenting (”environmental scanning”) Et system for bearbeding og analyse av informasjon (”issues management”) Et system for å formidle dette til organisasjonen, få informasjonen omdannet til kunnskap og brukt som beslutningsgrunnlag. (”kunnskapsledelse”)

Hvorfor omverdensanalyse? Oslo kommune Byrådslederens avdeling Hvorfor omverdensanalyse? Uten å hente inn kunnskap om og gjøre gode analyser av omverden treffer vi ikke målgruppene. Uten å hente inn kunnskap fra omgivelsene og analyserer denne har vi ikke det grunnlaget som skal til for å produsere kunnskap som grunnlag for strategiske beslutninger. Dette må gjøres systematisk og ved jevne mellomrom, det holder ikke med sporadiske ad-hoc brukerundersøkelser!

Kommunikasjonskart Andre avd. og etater faglig kunnskap Oslo kommune Byrådslederens avdeling Kommunikasjonskart Virk-somhet De som setter rammer Der som har ad hoc interesser De som har faglig kunnskap De som har en funksjonell relasjon Eksterne aktører Ansatte Andre avd. og etater Interne aktører

Oslo kommune Byrådslederens avdeling …for å gi et strategisk bidrag må informasjonsenheten derfor også kunne gjennomføre en omverdenanalyse og vite hvem målgruppene er. prioritere mellom målgruppene kjenne målgruppenes holdninger og atferd kjenne til og ha etablert relasjoner til enkeltpersoner i målgruppene. Det er stadig vanskeliger å få gjennomslag for sitt budskap. Ny teknologi og nye medier legger seg ”oppå ” hverandre= støyen øker. Hvordan nå folk med budskapet? Stikkårdet er motivasjon. Svaret på det meste i psykologi og adferdsendring.. Psykologvits - bare lyspæra er motivert. MOTIVASJON: <INDRE PSYKOLOGISK PROSESS SOM FÅR OSS TIL Å HANDLE, SOM GIR RENING FOR HANDLINGEN, OG SOM FORSTERKER DEN. Hvordan få folk motiverte? Whats in it for me. Vi blir motiverte når noe berører oss på en eller annen måte. Disse treffer du bare med inngående kjennskap til segmentet. Hvem er de, hva vil de, hvordan tenker de?

Oslo kommune Byrådslederens avdeling Segmentering = Å dele mottakerne i grupper hvor medlemmene i gruppene er mer lik hverandre enn de er lik medlemmer i andre grupper.

Segmentering etter i hvilken grad en blir berørt: Oslo kommune Byrådslederens avdeling Segmentering etter i hvilken grad en blir berørt: Ikke-bevisste Latente Bevisste Aktive

Budsjettering Kunnskapskjerne – strategisk kunnskap: Oslo kommune Byrådslederens avdeling Kunnskapskjerne – strategisk kunnskap: Beherske tre arenaer ”the stakeholder stage” ”the public stage” ”the issue stage” Budsjettering

Tre sfærer i fremragende informasjons-arbeid: Oslo kommune Byrådslederens avdeling Tre sfærer i fremragende informasjons-arbeid:

Felles forståelse med ledelse Medlem av lederteam ”Grenserytter” rolle Oslo kommune Byrådslederens avdeling Felles forståelse med ledelse Medlem av lederteam ”Grenserytter” rolle Gjensidige forventninger Kritikk: uformell/formell ledelse Grenserytterrollen kan være ensom – særlig dersom en er en person i funksjonen Litt av alt men ikke helt med i noe. Iflg. Grunig ligger dette litt i sakens stillingens natur. Grunig bruker disse fire som utgangspunkt. Videre snakker han om i hvilken grad disse fire gruppene er bevisst i hvilken grad de berøres eller ikke. Oppfatter en selv som berøret eller ikke? Dettte er kompliserende faktorer. Det viktigste er å være bevisst på å kommunisere ulikt til ulike grupper. Eksempler: Stengeing av sognsvannsbanen: Bruker den ikke - ikke bevistt Latent - bor ved en annen linje (min tur neste gang), skal kanskje til Sognsvann Vet at det skjer , bor i nærheten/bruker banen Bor ved linja og blir direkte berørt, har klaget ofte til sporveiene

Krav om excellence Levering av ecellence Oslo kommune Byrådslederens avdeling Krav om excellence Informasjons-ekspertise og forståelse for forventningene Ledelsens forventinger til informasjon Levering av ecellence

påvirker beslutningsadferd Oslo kommune Byrådslederens avdeling Organisasjonskultur påvirker beslutningsadferd bidrar til å bestemme hvilken informasjon som er viktig, og hva som kan utelukkes bestemmer hva som er passende adferd

Organisasjonskultur: Oslo kommune Byrådslederens avdeling Organisasjonskultur: Et mønster av grunnleggende antakelser som har fungert tilstrekkelig bra til at et det blir betraktet som sant, og som læres bort til nye medlemmer som den riktige måten å oppfatte, tenke og føle på . Edgar Schein Organisasjonskultur og ledelse

Deltagende organisasjonskultur: Åpenhet Involvering Innovasjon Oslo kommune Byrådslederens avdeling Deltagende organisasjonskultur: Åpenhet Involvering Innovasjon Tydelige ledelse

Oslo kommune Byrådslederens avdeling STRATEGI

Det kommer an på hvor du skal, det, svarte katten. Oslo kommune Byrådslederens avdeling ”- Snille deg, Cheshire-pus, … vil du være så snill å si meg hvilken vei jeg skal gå for å komme bort herfra? Det kommer an på hvor du skal, det, svarte katten. Det er ikke så nøye med hvor… Da er det ikke så nøye med hvilken vei du tar heller, sa katten.” Lewis Carroll: Alice i Eventyrland

Oslo kommune Byrådslederens avdeling Strategisk ledelse: Kartlegge mønstre og tendenser i omgivelser i forandring. Identifisere endringsbehov. Finne nødvendige ”verktøy” for endring. Utvikle og iverksette endringsstrategier.

Oslo kommune Byrådslederens avdeling I følge Grunig, er det bare når informasjonsfunksjonen brukes strategisk, at den gir en effektivitets gevinst for virksomheten.

Oslo kommune Byrådslederens avdeling ”…ser byrådet først og fremst informasjon og kommunikasjon som strategiske virkemidler eller instrumenter for at kommunen skal nå sine overordnede mål sentral og lokalt.” Bystyremelding 2/98

Strategisk informasjonsarbeid handler like Oslo kommune Byrådslederens avdeling Strategisk informasjonsarbeid handler like mye om informasjonen vi henter inn, om som om den vi sender ut!