Søknad om tilskudd/ prosjektmidler Skriv søknad og be om at evt. tildelte midler overføres bankkonto Kopi til regnskap sammen med bilagsblankett hvor art, sted, funksjon og prosjektnummer fylles ut. Er det et nytt prosjekt, legg ved et notat og be oss opprette prosjektnummer. Meld fra til økonomi om å legge inn budsjett.
Prosjeknummer 2 serien er kommunale øremerkede midler 3 serien er statlige øremerkede midler 7 serien er interne prosjekter i bydelen
Innkjøp som belastes prosjekter Når fakturaen skal betales, er det viktig at fakturaen blir belastet korrekt art, sted, funksjon og prosjektnummer og beløp. Fyll ut dette på rekvisisjonen og lever til deres bestiller for AGRESSO. Hold tungen rett i munnen og fyll ut riktig prosjektnummer. Evt pakkseddel leveres deres bestiller.
Hold styr på prosjektene. Lag en egen perm for hvert prosjekt Alle fakturakopier og brev vedr. dette prosjektet arkiveres i egen perm for prosjektet og ikke i permen for koststedet, dersom det er flere prosjekter på samme koststed. I permen for koststedet oppbevares kun fakturakopier og rekvisisjonskopier som ikke føres med prosjektnummer.
Økonomioppfølging Vi på økonomi oppretter egen resultatrapport for deres nye prosjekter. Vi lager også egen spørremal på kontoboken som tar med prosjektnummer. Disse to typer rapporter tas ut for hvert prosjekt hver måned og kontrolleres mot fakturakopier i permene og opp mot budsjett.
Prosjektnummer på lønn Dersom fast ansatte/vikarer/timelønnede skal belastes prosjektet, er det meget viktig at dere skriver opp riktig prosjektnummer på timelister eller melder dette til lønningskontoret ved faste ansatte. Husk også å gi beskjed til lønningskontoret når en ansatt ikke lenger skal belastes på et prosjektnummer.