Elektronisk saksbehandling og arkiv Informasjon til arkivmedarbeidere 22. februar 2006

Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem ePhorte – webbasert system. Word brukes som tekstbehandler NOARK-godkjent Tilfredsstiller kravene til Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling (SGK) Samme løsning som bl.a. NTNU, UiS, UMB, høgskolesektoren Fellesløsning som driftes ved USIT

Hvorfor et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem? Krav fra ”myndighetene” Ønske om å effektivisere og forenkle rutinene knyttet til saksbehandling og arkiv Øke gjenfinnbarheten og sporbarheten av saker og dokumenter (både arkivverdig og ikke-arkivverdig materiale) Øke kvaliteten i vår saksbehandling – ledd i kvalitetsarbeidet ved UiB Felles maler Forenkle postrutinene

Hvem skal bruke ePhorte? ePhorte skal brukes i all saksbehandling ved UiB – dette betyr at alle som skriver brev og saksutredninger som er arkivverdige skal bruke systemet Arkivmedarbeidere – Doculive ”legges ned” ePhorte vil også kunne brukes som grensesnitt for ikke- arkivverdige dokumenter

Hva skjer nå? Oppstart med leverandør (mars – april – mai) Foranalyse Kartlegging arkivstruktur ordningsprinsipper roller og brukergrupper maler Rutinegjennomgang Elektroniske postmottak ved alle enheter (fakultet / institutt / avdelinger i sentraladm.) Kjøremønster for transporten Praktiske postrutiner Informasjon April/mai: med fakultetsansvarlige (”hvordan gjør vi det hos dere”) Juni: arkivmedarbeidere

Opplæring Generell opplæring Kurs i forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven 23. og 28. mars, samt 4. april Passer for ”alle” ePhorte-opplæring Kursing av arkivmedarbeidere: oppstart 15. august 2-dagers kurs i ePhorte skjermbilder registrering av inn- og utgående post avskriving og søking rapportmuligheter 1-dags kurs i skannemodulen

Driftsstart September Skanning Pilot SV

Organisering av prosjektet ved UiB Prosjektgruppe – prosjektleder Cecilie Ohm Kompetanse på organisasjonsutvikling, arkiv, IT, systemadministrasjon Styringsgruppe – leder Kjell Bernstrøm Bredt sammensatt med representanter fra flere fakultet og fra alle nivå i organisasjonen

Oppsummering Tidspunkt Aktivitet Våren 2006 Innføringsprosjekt med leverandøren Informasjon til arkivmedarbeidere Nye post- og arkivrutiner August 2006 Opplæring av arkivmedarbeidere September 2006 Overgang til nytt arkivsystem Opplæring av saksbehandlere på SV-fakultetet Oktober 2006 Pilot SV igangsettes November / desember 2006 Evaluere pilot SV Opplæring av superbrukere og kursholdere Januar 2007 Start opplæring hele UiB