Kurs i Kundemodulenen (Accounts Receivables) Opplæring i kundereskontro – praktisk trening Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (ØKA)

Kursinnhold Praktisk del – registrering av utgående faktura Noen tips før du begynner 4 trinn for å registrere en utgående faktura Registrering av Fakturahodet inkl. eget kommentarfelt Registrering av Linjeartikler Registrering av Kontostrengen Ferdigmelding av utgående faktura Noen huskeregler Hvordan søke frem en faktura? Praktisk trening Praktisk del – Oppfølging av krav og rapporter Hvordan følge opp kravene? Spørringer i AR Rapporter i Discoverer Viewer Oppsummering

1. 2 Oppbygging av Oracle Økonomisystem Hver natt overføres data fra alle moduler Skanning E&H Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) E-faktura (IP) E-Innkjøp (PM) Leverandørreskontro (AP) Utgifter Anleggsregister (FA) Hovedbok (GL) Lønnssystem Kundereskontro (AR) Inn- kjøps- system Personalsystem Prosjekt-modul (PA) Lønns- og personalsystem (PAGA) Ressurser Reiseregninger & lønn

Når bruker vi kundemodulen AR? Når vi har et krav overfor en ekstern* kunde Salg av varer og tjenester Refusjon av utgifter * Interne kunder skal ha internfaktura * Dersom du fakturerer for UiB, er Unifob As, Nsd, Ilab og BTO eksterne kunder. Dvs at de IKKE skal ha internfaktura – siden de er selvstendige, juridiske enheter. Når vi ønsker å få inntektsført et beløp på annuum (prosjekt 000000) eller et ”GL-prosjekt”

Pålogging til Kundemodulen AR

PÅLOGGING TIL ORACLE 11i - Åpne terminalserveren Citrix Program Neigbourhood 1. Dobbelklikk på ikonet ”Citrix Program Neigbourhood

PÅLOGGING TIL ORACLE 11i – forts - Logg deg først på Terminalserveren og deretter OF 11i 2. Dobbelklikk på ikonet: ”11i_OF-Term-2003” 3. Først må du logge deg på terminalserveren: Skriv inn brukernavn og passord og domene ”uib” Velg ”OK”

PÅLOGGING TIL ORACLE 11i – forts - Åpne OF 11i 4. Dobbelklikk på ”Økonomisystemet (OAPROD)” (produksjonsbasen) eller ”innlogging OAKURS” (testbasen/kursbasen) 5. Sikkerhetsavdvarsel! Velg ”Yes”

PÅLOGGING TIL ORACLE 11i – forts - Logg deg på Oracle 11i 6. Skriv inn brukernavn og passord til Oracle, velg ”Pålogging” (passordet må innholde 8 tegn; ett tall og ingen like tegn)

PÅLOGGING TIL ORACLE 11i – forts - velg ønsket ansvarsområde 7. Klikk på linken ”AR Registrerer UiB” / ”AR UIB inst. reg. NNNNN” 8. Advarsel! Velg ”Yes”

Tips: Lage en 10-på-topp liste TI–PÅ–TOPP-liste: Fakturering sti: Fakturaer-Registrer-Transaksjoner 2. Spørre på kundens saldo sti: Fakturaer-registrer-Kontodetaljer

Noen funksjoner i Oracle Lagrer endringer Opprett en ny post Nullstiller post Sletter aktuell post fra databasen Skriver ut aktuelt skjermbilde

Hurtigtaster i Oracle 11i

Tips ……FØR DU BEGYNNER... ► Sørg for å ha riktig tilgang, f.eks. AR UiB Inst. registrerer Botanisk institutt ► Ha ferdig utfylt fakturagrunnlag foran deg. Vær sikker på at du vet hvem som er kunden... ► Husk riktig kundeprofilklasse!

forts Velg riktig tilgang! Noen fakturerer for flere avdelinger...

Registrering av utgående fakturaer i Kundemodulen AR

4 Trinn for å registrere en faktura Fakturahodet - ”Transaksjoner” - hvilken type inntekt (annum/prosjekt) - hvilken type faktura (innland/utland) - hvilken saksbehandler - selger - fritekst - hvem skal faktureres (kunden) ”Linjeartikler” - angir hva som er fakturert og til hvilken pris ”Kontering” - angir konteringen av inntekten ”Fullfør” - ferdigmelding/endelig lagring av faktura

Trinn 1 - Fakturahodet (bruk tabulator her) - Endre fakturakilde, type og valuta dersom ønskelig ”Type” endres kun om dere trenger engelsk faktura. Ellers vil ”Type” være identisk med ”Kilde”.

forts Fakturahodet Valuta: Velg aktuell valuta. Tenk beløp i utenlandsk valuta, systemet regner om. Kilde: Velg mellom ’faktura annum UiB’ eller ’faktura prosjekt UiB’ (’kreditnota’ eller ’refusjoner’ skal IKKE brukes) Type: Velg mellom ’faktura annum UiB’, ’faktura prosjekt UIB’ eller ’engelsk faktura UiB’ (til Skandinavia -> eng. faktura). De to første genereres automatisk, engelsk faktura UIB må man inn og velge

forts Fakturahodet - Transaksjonsopplysninger

forts Fakturahodet Fyll ut kundeoppl forts Fakturahodet Fyll ut kundeoppl. + selger - Velg deretter ”Linjeartikler” eller ”Mer” NB – husk selgeren!

forts Fakturahodet - Spesialinstruks på faktura ”Mer” Om man ønsker en kommentar på fakturaen, legger man den inn under fanen ”Mer” og skriver kommentaren i feltet ”Spesialinstrukser”. For eksempel: ”Fiktiv faktura –skal ikke sendes kunden” eller ”Bestillerkode XXXXXX”

Trinn 2 - Linjeartikler Fyll ut beskrivelse, mengde, enhetspris og avgiftskode (legg merke til faktura nr. på første side) Velg deretter Konteringer - NB: ikke velg Avgift Det er de gule feltene som er obligatorisk og må fylles ut.

Artskontoplanen En absolutt(!) hovedregel: Bruk kapittel 3 i artskontoplanen når du konterer inntekter (vær oppmerksom på mva-reglene) Huskeregel ved bruk av kapittel 3 i artskontoplanen og mva-koder: 3000 – 3099 Salgsinntekter, avgiftspliktige (03) 3100 – 3199 Salgsinntekter, fritatt etter mva loven (05) 3200 – 3999 Salgsinntekter unntatt mva loven (00) Uni Research As og UiB er selvstendige, juridiske enheter men er felles registrert i avgiftsregisteret derfor skal en ikke fakturere med mva mellom disse to enhetene (Artskontoplan for Uib og Randsonene 2007 finner du på følgende sti: intranett: Administrasjon/Økonomi/Regnskap/Kontoplan)

Velg OK! Dette er en feilmelding vi ikke tar hensyn til 2.4 forts Linjeartikler Velg OK! Dette er en feilmelding vi ikke tar hensyn til

Trinn 3 - Kontering – hver eneste varelinje må konteres for seg Her må du få frem plukklisten (bruk hurtigtast Ctrl+L eller klikk med mus på plukklisten

Legg inn ønsket kontostreng, velg deretter OK og lukk bildet med ”X” forts Kontering – hver eneste linje må konteres for seg Legg inn ønsket kontostreng, velg deretter OK og lukk bildet med ”X” ►Viktig at artskode stemmer overens med valgte avgiftskode 3000 – 3099 (03) 3100 – 3199 (05) 3200 – 3999 (00)

forts Kontering Lukk neste bilde (”X”) for å komme tilbake til fakturahodet/Transaksjonsbildet

Trinn 4 - Fullfør fakturaen – ferdigmelding av fakturaen Dersom du er ferdig, klikk på knappen ”Fullfør” Fakturaen er klar for utskrift – kl. 11.00 hver dag (kan gjøres om igjen ved å trykke ”ikke fullfør”)

forts Fullfør fakturaen – ferdigmelding av fakturaen Fakturaen din er godkjent dersom du får en hake ”√” foran Fullført For ny faktura – trykk Pil ned el. Klikk på ikonet ”Ny”

Noen huskeregler Alt kan endres på en faktura inntil den er skrevet ut eller overført til hovedbok Etter utskriving og overføring til hovedbok er det kun konteringen som kan endres av Regnskap Ved endring av beløp, kunde, mva. osv, må det lages kreditnota og ny faktura

Praktisk trening - Kursoppgave 1 Ditt institutt har betalt en regning som Universitetet i Oslo, Institutt for Samfunnsforskning, 0017 OSLO skal være med å betale. Fakturaen skal merkes: 101782 Beløpet er kr 10.000,-. Fyll ut fakturagrunnlag Fyll evt. ut skjema for registrering av ny kunde Registrer fakturaen i kursdatabasen Før/etter at du har fullført, blir du ”kastet” ut av systemet. Gå inn i transaksjoner på nytt og søk opp fakturaen. Etter at du har fullført kommer du på at du skulle valgt et analysenummer ved konteringen. Hva gjør du? 1 uke etter at du har sendt fakturaen, ringer kunden og hevder at fakturabeløpet skal være på Kr 9.000 i stedet. Du sjekker saken, og finner ut at kunden har rett. Gjør det som er nødvendig for å rette opp i denne feilen.

Hvordan følge opp kravene? Spørringer i AR og Rapporter i Discoverer

Hvordan følge opp kravene? Lag deg en jevnlig rutine for å sjekke om fakturaene dine blir betalt, f.eks. 1 gang pr. måned. (Regnskapskontoret kan sende fakturaene dine til Kreditor-foreningen uten at du blir spurt). 2 måter: Spørring i kontodetaljer: Pr. faktura/kunde Ved Discoverer-rapport: Alle forfalte fakturaer pr valgt avdeling (selger)

Hvordan søke frem en faktura – i Transaksjoner Gå inn i transaksjonsbildet Bruk hurtigtast F11 for å stille bildet i søkemodus Skriv fakturanummeret Bruk hurtigtast Ctrl+F11 for å søke frem fakturaen

Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Gå inn i Kontodetaljer – (dette er et søkebilde) Her kan du også få oversikt over alle fakturaene til en bestemt kunde Skriv inn f.eks Fakturanummer Søk etter kunden/ kundenummer Beløp Åpne/lukkede/alle(blank) Velg ”Søk etter” for å få svar på søket ditt

Spørring – kontodetaljer (et søkebilde) forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Spørring – kontodetaljer (et søkebilde) fakturanummer Kunde navn Kunde nummer

forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Utestående Saldo

forts Vedrørende søk i Kontodetaljer Dersom fakturaen er betalt eller kreditert, er total saldo = 0 I så fall, klikk på ”aktiviteter” for å finne detaljer om dette Status: En faktura har status ”åpen” dersom den ikke er betalt En faktura har status ”lukket” når den er betalt For å se registrert faktura, klikk på ”detaljer”. Tips: velg ikonet ”purrehistorikk” for å se om det er sendt purringer (brev UIB1 og UIB2)

Rapporter i Discoverer Viewer Velg rapport ”Forfalte Fakturaer”

forts Rapporter i Discoverer Viewer Velg Selgernavn for AR fakturaer - skriv din selger (stedkode) direkte inn i boksen ”Selgernavn” slik: ’153700’ og velg ”Start” - eller klikk på lommelykten og gjør velg fra plukklisten Velg PA sted for PA fakturaer

forts Rapport – Forfalte AR fakturaer

Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Issue Tracker http://bs.uib.no nye kunder endring av eksisterende kunder forespørsel vedr. purringer forespørsel vedr innbetalinger Dessuten: Brukerstøttetelefon 8-3500 (kl.09:00-14:30) Brukerstøtte BOA (PA-modul) 8-3015 (kl.09:00-14:30) Økonomiavdelingens hjemmeside http://www.uib.no/oka/ Samt intranett under Administrasjon/Økonomi Nyhetsbrev: Løpende info. finnes på intranett under Regnskap. LØPende informasjon- nyhetsbrev