Innkreving – Fra faktureringsbehov til innbetaling Teori kurs for Utgående fakturaansvarlig AR (Accounts Receivables) og PA (Project Accounts) Innkreving – Fra faktureringsbehov til innbetaling Signe Marie Bjordal Bodil Karlsen Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (ØKA) 2010

Dagens agenda – utgående fakturabehandling Rammebetingelser – lover, regler og instrukser i Staten og v/UiB Ansvar og myndighet Organisering – arbeidsflyt - ansvarsfordeling Arbeidsoppgavene innen innkrevingsprosessen Regnskapsforståelse – kontostreng, mva, korrigeringer Kunden – hvem er det? Utarbeiding av fakturagrunnlag Når innbetalingen kommer før faktura er laget Kreditnota Avskriving, tapsføring og tvisting Oppfølging – er innbetalingen kommet? Aktuelle rapporter i Discoverer

Opplæringsplan

Økonomikurs ved UiB Prosess- og rollebaserte kurs:   Økonomikurs ved UiB Prosess- og rollebaserte kurs: Arbeidsprosesser: Rolle: Budsjettering og økonomistyring Controller Prosjektadministrasjon – (BOA) Prosjektøkonom Anskaffelser Innkjøper/Bestiller Bestilling til Betaling (BtB) Bestiller Fastlønn Fastlønnsattestant Variabel lønn, reiser og næring/lønn Variabellønnsattestant Innkreving – utgående fakturabehandling Utgående fakturaansvarlig

Hele verdikjeden i utgående fakturabehandling - fra faktureringsbehov til innbetaling… Avtale om oppdrag/bidrag/salg Grunnlag for fakturering Innbetaling- og innfordring

Fakturaansvarlig rollen Ansvaret til fakturaansvarlig i prosessen fra faktureringsbehov til innbetaling gyldig fakturagrunnlag m/ underbilag Fakturere korrekt juridisk enhet (kunde) Riktig inntektskontering inkl. mva Kontroll av papirfakturaen og utsending Arkivansvar for kopi av fakturagrunnlag samt vedlegg i 10 år Følger opp at fakturaen blir betalt Oppfølging av ubetalte fakturaer inkasso, følges opp manuelt, krediteres eller avskrives.

Oppbygging av Oracle Økonomisystem Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning E&H Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) E-faktura (IP) E-Innkjøp (PM) Leverandørreskontro (AP) Utgifter Anleggsregister (FA) Hovedbok (GL) Lønnssystem Kundereskontro (AR) Inn- kjøps- system Personalsystem Prosjekt-modul (PA) Lønns- og personalsystem (PAGA) Ressurser Reiseregninger og lønn

Hvorfor kundereskontro? Kunderegister over alle våre kunder Registrere alle krav vi har overfor våre kunder UiB fremstår som én leverandør Felles rutiner Gjøre det mulig å purre på en rasjonell måte Forenkle rapportering Krav i økonomireglementet Regnskapsprinsippet gjelder - Inntekten blir ført i regnskapet når fakturaen er laget - Inntekten vises i regnskapet og rapporter selv om fakturaen ikke er betalt.

Rammebetingelsene Lov om årsregnskap Lov om bokføring Lov om merverdiavgift Lov om foreldelse av fordringer Reglement for økonomistyring i staten, med bestemmelser Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdep. om økonomiforvaltningen ved universitetet og høyskoler Interne rutiner ved UiB Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UiB

Status PA Prosjektmodul I 2009 ble alle nye prosjekter innen Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet (BOA) registrert i PA Prosjektmodul. Unntak: En del Prosjekt er ikke overført PA Kort gjenstående levetid på prosjektet Adm. avd. ikke tatt i bruk PA Når det gjelder PA, så har vi orientert om denne ved flere anledninger tidligere. Vi gjennomfører en kontrollert og forsiktig utrulling, noe som både har årsak i at opprinnelig løsning ikke hadde god nok løsning for håndtering av egenfinansiering i bidragsprosjekter. Et annet moment er at vi må være sikre på at kompetansen rundt den nye modulen er god nok, det innebærer bla at økonomiavdelingen måtte ha på plass både bemanning og riktig kompetanse nok til å kunne gjennomføre opplæring/bistand i implementeringen av denne. PA; ikke prosjektplanleggingsverktøy. Ad. Integrert del av øk….. Daglige overføringer av økonomiske data til regnskapssystemet Rapporter fra Discoverer

Skal faktura lages i AR eller PA? Hovedregel: Når vi har et krav overfor en ekstern* kunde -> LAGE FAKTURA Salg av varer og tjenester Refusjon av utgifter AR – Kundemodul Fakturaer som ikke skal føres i PA-modul Når vi ønsker å få inntektsført et beløp på Grunnbevilgning Annuum (000000) og Prosjekt (700000 -799999) Eller prosjekt i serien 100000 – 699999 PA – modul skal brukes når: BOA – prosjekter opprettet i PA – modul ALLE faktura lages i PA. Interne kunder skal ha internfaktura * Dersom du fakturerer for UiB, er Uni Research As, Nsd, Ilab og BTO eksterne kunder. Dvs at de IKKE skal ha internfaktura – siden de er selvstendige, juridiske enheter.

Arbeidsdeling Institutt - Regnskap AKTIVITET Institutt - fakturaansvarlig Regnskapskontoret - saksbehandler Kontrollere at en har et gyldig faktura grunnlag X Fylle ut kundeskjema Sendes på Issue Tracker til Regnskap Registrere kunde Registrer/lage faktura i AR/PA Skrive ut fakturaer kl 11:00 hver dag og sender dem i internposten til institutt v/ fakt.ansvarlig. Arkivering av fakturakopi (10år) Arkivansvar fakturagrunnlag inkl. underdokumentasjon (10år) Kreditnotaskjema lages, anvises og sendes i posten til Regnskap Kreditnota registres i AR/PA

forts Arbeidsdeling Institutt – Regnskap AKTIVITET Institutt - fakturaansvarlig Regnskapskontoret - saksbehandler Sender fakturaer og kreditnota til kunden (les: har all kundekontakt) X Overfører data til Hovedbok (GL) Registrerer innbetalinger Purringer og inkasso til kundene (X) Sjekker at fakturaen blir betalt -rapporter i Discoverer Viewer -ved spørringer i AR Fyller ut skjema for tvisting –inntil 2/3 mnd betalingsutsettelse Utfører rutine for tvisting

Rutinebeskrivelser og skjema for kundemodulen Hvor finner vi disse på intranettet til UiB? Rutinebeskrivelser finnes på følgende sti: Administrasjon/Økonomi/Regnskap/Bruk av økonomisystemet Skjema finner du på følgende sti: Administrasjon/Økonomi/Økonomiavdelingen/Skjema og maler

Rutinebeskrivelser for kundemodulen Sti på intranett: Administrasjon/ Økonomi/ Regnskap/ Bruk av økonomisystemet

Skjemabank for kundemodulen og PA Rutinebeskrivelser for PA Rutinebeskrivelser for kundemodulen Sti på intranett: Administrasjon/ Økonomi/ Regnskap/ Ressurser/ Skjema og maler/ Regnskap: UiB Kundemodul eller PA

Først noen begreper: Kontosegment: Et felt en kan kontere i - f.eks. sted eller art Kontere: Betyr å registrere verdier i kontosegmenter Kontostreng: Rekken av segmenter som tilsammen utgjør en konto Hovedkonto: Det segmentet som regnskapsmessig er viktigst i økonomisystemet. Litt om UiBs kontoplan er delt inn i syv segment – 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes XX XXXX XXXXXX Firma Art Prosjekt Sted Analyse Motpart Aktivitet Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen inngår ikke i kontostrengen Eksempel: 01-3202-000000-170000-246012-00-000000 17

Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen Kode som angir hvilket firma det konteres på. Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB 02 - 04: Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen 2 hovedtyper arter: BALANSEARTER : klasse 1 - 2 RESULTATARTER: klasse 3 - 9 Klasse 3 Driftsinntekter Klasse 4 Kjøp av større utstyr og vedlikeholds-/ombygningskostnader Klasse 5 Kostnader for arbeidskraft Klasse 6 Andre Driftskostnader Klasse 7 Andre driftskostnader Klasse 8 Finansinntekter og – kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader Klasse 9 Interne transaksjoner 18

Artskontoplanen En absolutt(!) hovedregel: Bruk kapittel 3 i artskontoplanen når du konterer inntekter (vær oppmerksom på mva-reglene) Huskeregel ved bruk av kapittel 3 i artskontoplanen og mva-koder: 3000 – 3099 Salgsinntekter, avgiftspliktige (03) 3100 – 3199 Salgsinntekter, fritatt etter mva loven (05) 3200 – 3999 Salgsinntekter unntatt mva loven (00) Uni Research As og UiB er selvstendige, juridiske enheter men er felles registrert i avgiftsregisteret derfor skal en ikke fakturere med mva mellom disse to enhetene (Artskontoplan for Uib og Randsonene 2007 finner du på følgende sti: intranett: Administrasjon/Økonomi/Regnskap/Kontoplan)

MVA - tre typer inntekter

Fakturagrunnlag Bruk skjema for fakturagrunnlag En skal aldri fakturere uten at en har et gyldig grunnlag for fakturaen Grunnlaget skal bygge på skriftlig underdokumentasjon. Eks. Kontrakt, avtale, bestilling/rekvisisjon, påmelding, levert vare/tjeneste Bruk skjema for fakturagrunnlag

Fakturagrunnlag – samme skjema for fakturagrunnlag både i AR og i PA Engelsk faktura – husk å sette kryss Sjekk at kunden er registret, send melding om oppretting av ny kunde dersom kunden er ny/opplysninger skal endres Sjekk at kundenummeret som velges har rett profilklasse Kontostreng m/mva kode (når fakturaen lages legges mva koden inn på linjeartikler) Fritekst kommer på fakturaen Linjeartikler viser hva som faktureres, mengde og pris (kommer på fakturaen) Når fakturaen er registrert noteres fakturanummeret her

Kunden Kunden er den som juridisk er forpliktet til å betale fakturaen Dersom en fakturerer en norsk organisasjon skal disse identifiseres med organisasjonsnummer En kan fakturere underavdelinger direkte dersom de er registrert som underorganisasjoner med egne org. nummer Fakturamottak – har kunden fakturamottak skal det kun faktureres til denne adressen. Vær da obs på om de krever at fakturaen skal merkes med bestillerkode eller lignende – dette fylles ut under ’spesialinstrukser’ på fakturaen. Det finnes noen få kunder med fakturamottak som likevel har mange ulike adresser som alle er fakturamottak, her har vi lagt inn NB!VELG RIKTIG UNDERENHET som default på fakturaen, da må dere velge den adressen/avdelingen som dere skal fakturere. Eksempel på dette er Bergen kommune Bergen kommune 18103 (dersom dere er i tvil om en registrert kunde er den dere skal fakturere kan dere kontakte Regnskapskontoret som kan sjekke opp hvilket org. nr som ligger inne på kunden – det er dessverre ikke mulig for dere å søke på org. nr direkte) (Regnskapskontoret har mulighet til å søke opp underavdelingsorg.nr. – ta kontakt dersom dere trenger hjelp til å finne disse numrene – eksempel på dette kan være NAV som har mange underavdelinger det kan være aktuelt å fakturere direkte)

Velg riktig kunde AR En kunde kan ha flere kundenummer der hvert nummer er knyttet til ulik profilklasse Hvert kundenummer kan ha flere adresser Hver adresse kan ha flere kontaktpersoner PA I PA – faktureringskilden er kunden

Oversikt over oppbyggingen i kunderegisteret

Kundeprofilklasser Vi deler kundene i 6 profilklasser Personer (15 dg bet. Purres av Regnskapskontoret) Standard (30 dg bet. firma + off. inst. Purres av regnskapskontoret) Bidragsytere (30 dg bet. Betalingspåminning sendes 1 gang av Regnskapskontoret) Utland (engelske purrebrev – 30 dg bet. 2 purringer sendes av Regnskapskontoret) Fiktive kunder (samlekunder – 30 dg bet. Blir ikke purret av Regnskapskontoret Privatister ( 15 dg bet. Blir ikke purret. Brukes kun ved fakturering av eksamensgebyr som skal være betalt før eksamen avlegges. Fakturaer i denne profilklassen skal krediteres dersom de ikke blir betalt. Uni Research skal bare bruke 1. Personer, 2. Standard eller 4. Utland ► Dere må alltid ta stilling til hvilken profilklasse kundene deres skal ha! I AR kan en se profilklassen når en søker opp kunden. I PA er det ikke mulig å sjekke hvilken profil kunden har, dersom en er i tvil kan en ta kontakt med Regnskapskontoret Betydning for både Forfall og Purring

Hvordan sjekke profilklasse på kunde i AR Søk opp kunden ved å klikke på det grå feltet helt til høyre. Skriv inn navnet på kunden med % tegn foran og bak. I boksen som kommer opp Kunden kan ha flere kundenummer der hvert kundenummer er knyttet til ulik profilklasse for kunden NB! Si noe om FAKTURAMOTTAK vs FAKTURAMOTTAK/BIDRAGSYTER Dersom det ikke står noe i feltet kontobeskrivelse er det en ’Standard kunde’ (evt. ’Person’-kunde dersom kunden er en privatperson, eller ’Utland’ dersom kunden har adresse utland)

Purrerutiner ved UiB 1. gangs purring på utestående krav hver mnd (brev UIB1) Bidragsytere får her betalingspåminning og ikke purring 2. gangs purring/ inkassovarsel blir oversendt Kreditorforeningen (brev UIB2). Kreditorforeningen sender ut 2. gangs purring dvs. inkassovarsel – da har kunden 14 dager på å betale kravet før inkassobyrået setter i gang inkassobehandling. Nb -> Det blir pålagt renter ved utsending av 2. gangs purring/inkassovarsel. For kunder med profilklasse utland sender Regnskapskontoret ut 2. gangs purring Kreditorforeningen står for ytterligere innkreving av ubetalte fordringer. Før kravet oversendes til inkasso blir det sendt info om dette til saksbehandler på fakturaen, med frist for å komme med motsigelser til at fakturaen blir oversendt inkassobyrået.

Manuell oppfølging – fakturaansvarlig sin jobb Personer/Standard kunder Følge opp Gi regnskap melding om plan videre Bidragsyter Følge opp direkte mot kunden Gi Regnskap melding om behov for oversending til inkassobyrå Utland Følge opp direkte mot kunden Vurdere om behov for inkasso ut i fra beløpets størrelse, gi melding til Regnskap om dette. Avskrives Privatister Skal sende skjema for kreditering til regnskap senest 1. mnd etter at aktuell eksamen er avholdt. Fiktive kunder Følge opp direkte mot kunden

Kreditnota Brukes når en faktura må korrigeres .... beløp kan kreditere deler av en faktura (PA-kun 100%) feil kunde feil mva-kode dobbeltfakturering .... Fyll ut kreditnotagrunnlag m/attestasjon og anvisning (!) Skjema sendes i internposten til Regnskap merket ”Regnskap-kunde”

forts Kreditnota – samme skjema for kreditering både i AR og i PA Må attesteres og anvises Årsak registreres i systemet Fritekst kommer på kreditnota AR: Kan kreditere hele – 100% - av fakturaen deler av fakturaen flere linjer på fakturaen PA: Kan kreditere KUN

Tvisting av faktura Brukes dersom det er uenighet om kravet eller kunden ønsker betalingsutsettelse og dette skal gis Send inn skjema for tvisting av faktura til regnskapskontoret En faktura kan tvistes i 2 mnd. Fakturaen blir ikke purret før tvistingen er tatt bort.

forts Tvisting – samme skjema for tvisting både i AR og i PA Fyll ut opplysninger om hva som er fakturert Fyll ut opplysninger om årsaken for tvisting, og hvor lenge tvistingen skal gjelde. Opplysningene blir lagt inn under kommentarfeltet til fakturaen under ”mer” Må attesteres og anvises

Avskriving og tapsføring av fakturaer Er kravet gyldig? Er purrerutinen fulgt? Er det lite sannsynlig at kravet vil bli gjort opp? Da skal fakturaen avskrives. Det skal dokumenteres hva som er gjort for å inndrive kravet. Kravet vil fortsatt bestå ovenfor debitor til foreldelsesfristen er utløpt (3 år). TAPSFØRING Lite brukt ved UIB Strenge krav til tapsføring i staten. Må godkjennes av departementet Er kunden konkurs og det ikke er noe å hente i boet, er tapsføring aktuelt (krever ikke godkjenning) Vi har egne skjema som skal fylles ut ved tapsføring – kontakt regnskapskontoret ved behov. Foreligger det et forventet tap? Dersom kravet på et senere tidspunkt blir innbetalt, inntektsføres innbetalingen der fakturaen opprinnelig var inntektsført.

forts Avskriving – AR-fakturaer Fyll ut opplysninger om hva som er fakturert Viktig at dere fyller inn dette feltet. Disse opplysningene blir brukt når en skal vurdere om foreldelsesfristen skal brytes Konteringen skal i utg. punktet være lik konteringen på fakturaen som skal avskrives med unntak av art som er 7831 For PA fakturaer er systemet ikke satt opp til å kunne avskrive i UIB – ta kontakt med regnskapskontoret dersom en har PA fakturaer som skal avskrives. Må attesteres og anvises

Hva gjør en når innbetalingen kommer først? Innbetalingen genererer behov for fakturering Lag fakturaen som vanlig. Før på at det er en ”FIKTIV FAKTURA” som ikke skal sendes til kunden. Det gjøres under feltet ”Spesialinstrukser”, under mappen ”Mer”. Gi melding til regnskapskontoret om at faktura er laget – oppgi faktura nr og hvilken innbetaling det gjelder.

Fakturaer som blir betalt dobbelt eller med for høyt beløp. Regnskapskontoret tar kontakt med fakturaansvarlig og oppgir hvor mye og hvem som har betalt inn. Fakturaansvarlig tar kontakt med kunden og får oppgitt hvilken bankkonto pengene skal tilbakebetales til. For å unngå misforståelser og feilutbetalinger bør tilbakemeldingen på bankkonto fra kunden være skriftlig. Gi Regnskapskontoret tilbakemelding på kontonr., navn og adresse på kontoeier der pengene skal returneres.

Utskrift av faktura Regnskapskontoret skriver ut alle ferdigstilte fakturaer hver dag kl 11 Fakturaene blir sendt med internposten til den som står som saksbehandler på fakturaen

Kontroll, vedlegg og utsending Kontrollere opplysningene på den ferdige fakturaen. Sende fakturaen/kreditnotaen og eventuelle vedlegg til kunden. ”FIKTIV FAKTURA” skal ikke sendes kunden.

Arkivering Regnskapskontoret har ansvar for å arkivere kopier av alle fakturaer i ubrutt nummerserie i 10 år. Fakturaansvarlig skal lagre fakturagrunnlag med underbilag og eventuelle vedlegg til fakturaen i 10 år. Det er ikke et krav at selve fakturaen skal lagres, siden kopi lagres på regnskapskontoret, men det mest praktiske er gjerne at en kopi av fakturaen lagres sammen med grunnlag og vedlegg.

Hvordan følge opp kravene? Rapporter og spørringer Lag deg en jevnlig rutine for å sjekke om fakturaene dine blir betalt, f.eks. 1 gang pr. måned. (Regnskapskontoret kan sende fakturaene dine til Kreditor-foreningen uten at du blir spurt). 2 måter: Spørring i kontodetaljer: Pr. faktura/kunde Ved Discoverer-rapport: Alle forfalte fakturaer pr valgt avdeling (selger)

Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Gå inn i Kontodetaljer – (dette er et søkebilde) Her kan du også få oversikt over alle fakturaene til en bestemt kunde Skriv inn f.eks Fakturanummer Søk etter kunden/ kundenummer Beløp Åpne/lukkede/alle(blank) Velg ”Søk etter” for å få svar på søket ditt

Spørring – kontodetaljer (et søkebilde) forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Spørring – kontodetaljer (et søkebilde) fakturanummer Kunde navn Kunde nummer

Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Total utestående Saldo Viser faktura opplysninger/kontering/linjer Viser plasserte innbetalinger

Vedrørende søk i Kontodetaljer Dersom fakturaen er betalt eller kreditert, er total saldo = 0. I så fall, klikk på ”aktiviteter” for å finne detaljer om dette. Status: En faktura har status ”åpen” dersom den ikke er betalt En faktura har status ”lukket” når den er betalt For å se registrert faktura, klikk på ”detaljer”. Tips: velg ikonet ”purrehistorikk” for å se om det er sendt purringer (brev UIB1 og UIB2)

Rapporter i Discoverer Viewer Velg rapport ”Forfalte Fakturaer”

forts Rapporter i Discoverer Viewer Velg Selgernavn for AR fakturaer - skriv din selger (stedkode) direkte inn i boksen ”Selgernavn” slik: ’153700’ og velg ”Start” - eller klikk på lommelykten og gjør velg fra plukklisten Velg PA sted for PA fakturaer

forts Rapport – Forfalte AR fakturaer

forts Rapport – Forfalte PA fakturaer Når en har søkt opp et PA sted – kan en i denne menyen velge om en bare vil ha fakturaer for det stedet – eller om en vil ha fra andre PA sted på samme avdeling event. alle stedene.

Hva du ikke skal gjøre når du fakturerer  Ikke lage faktura uten gyldig fakturagrunnlag. Ikke inntektskontere fakturaer som gjelder refusjoner på 6-arter, bruk 3-arter. Ikke inntektskontere fakturaer på 9-arter. Artsklasse 9 brukes kun til internfakturering. Ikke rett konteringslinjen på art 1500 som automatposteres på alle fakturaer. Dette er balanseføringen i kundereskontroen.

Forts Hva du ikke skal gjøre når du fakturerer  Dersom en går inn igjen og ser på konteringen ved hjelp av konteringsknappen, vil også konteringene som kommer automatisk vise – disse linjene skal en ikke endre på. Det er balanseføringen i kundereskontroen. Når en ser på inntektskonteringen under linjeartikler, ligger det kun en linje

Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Issue Tracker http://bs.uib.no nye kunder endring av eksisterende kunder forespørsel vedr. purringer forespørsel vedr innbetalinger Dessuten: Brukerstøttetelefon 8-3500 (kl.09:00-14:30) Brukerstøtte BOA (PA-modul) 8-3015 (kl.09:00-14:30) Økonomiavdelingens hjemmeside http://www.uib.no/oka/ Samt intranett under Administrasjon/Økonomi Nyhetsbrev: Løpende info. finnes på intranett under Regnskap. LØPende informasjon- nyhetsbrev