Effektiv anvendelse av IT; En håndbok BIT-konferansen 28. Oktober 1999 Siviling./Bedriftsøk. Bo Hjort Christensen Studierektor Handelshøyskolen BI Institutt for teknologiledelse Bedriftsrådgiver BHC A/S bo.hjort.christensen@bi.no

Fokus Håndbokens fokus Pilotfasen Spredningsfasen Håndbokens fokus Utvikling av Bransjeløsninger Implementering i i Pilotbedriftene Markedsføring og salg av Bransjeløsninger Implementering av Bransjeløsning Effektiv anvendelse av Bransjeløsning Et verktøy for å redusere risiko og øke kvaliteten i sluttproduktet (les: implementert Bransjeløsning)

Håndbok Strukturerer prosessen fra idè til anvendelse Fokuserer på hvilke oppgaver som skal løses Fokuserer på hvilke delleveranser som skal produseres Foreslår ulike analyse- og beskrivelsesteknikker Gjør bedriften istand til å ta ansvar Gjør bedriften istand til å kommunisere effektivt med leverandørene Skaper en felles mental modell hos prosjktdeltakerne Håndboken er kompetansegivende

Kritiske faktorer ved innføring av ERP-systemer Undersøkelse foretatt våren 1999 av studenter på BIs Management Program; ”IT; Innovasjon & Ledele” Rang 1: Utøve ledelsesengasjement 2,04 Rang 2: Planlegge utdanning 1,12 Rang 3: Velge en balansert prosjektgruppe 1,04 Rang 4: Oppnå store forandringer gjennom små seire 0,36 Rang 5: Forstå betydningen av kommunikasjon 0,28 Rang 6: Tilpasse organisasjonen til ERP systemet 0,24 Rang 7: Etablere en klar systemdesign 0,12 Rang 8: Velge en riktig metode for prosjektoppfølging 0,04 Rang 9: Sikre prosjektleder kompetanse 0,00 Rang 10: Å følge planen for gjennomføring av prosjektet -0,20 Rang 11: Gjennomføre grundig testing gjennom pilotinstallasj. -0,36 Rang 12: Sikre budsjettering -0,64 Rang 13: Etablere en formell applikasjonsstruktur -0,84 Rang 14: Tilpasse ERP-systemet til organisasjonen -1,44 Metode: Q Method, Tvungen rangering med verdier fra -3 til +3. Tallkolonnen viser gjennomsnitt

Undersøkelse om prioriteringer ved kjøp av programvare Diplomoppgave vår/høst 99 Løsningens funksjonalitet 1,6 Prosjektets totaløkonomi 3,2 Løsningens tekniske konsept 3,8 Løsningens markedsmessige posisjon 4,0 Leveransekvaliteter 4,5 Aktørenes markedsmessige posisjon 4,6 Kvalitet i tilbudsmateriale og tilbudsprosess 6,4

Undersøkelse om prioriteringer ved kjøp av programvare Diplomoppgave vår/høst 99 Funksjonell arkitektur 1,5 Rapportering/infouthenting 3,0 Brukergrensesnitt 3,2 Arbeidsflyt/workflow 3,9 Autorisasjon/sikkerhet 4,5 Dokumentasjon/hjelpefunksj. 4,9 Løsningens funksjonalitet Prosjektets totaløkonomi Løsningens tekniske konsept Løsningens markedsmessige posisjon Leveransekvaliteter Aktørenes markedsmessige posisjon Kvalitet i tilbudsmateriale og tilbudsprosess Konsulenttjenester 2,2 Applikasjoner 2,4 Infrastruktur 3,1 Effektivitetstap etter start 3,2 Interne ressurser 4,5 Drift 5,5 Implementeringsmetode 2,3 Referanseprosesser 3,0 Support 3,3 Påvirkningskraft 3,8 Opplæringsprogram 4,0 Programvarelev. alliansep. 4,7 OBS: Laveste score = høyeste rang

Aktørmønsteret Bedriften SND Konsulenter Sprednings- Pilotbedrifter Hovedansvarlig; BIT-programmet Programvare- leverandør Leverandør av bransjeløsning Konsulenter faglig støtte Pilotbedrifter Sprednings- bedrifter Bransje- forening Koordinering Erfaringer/ Best Practices

Spredningsbedrift Konsept Programvarehus Allianser Sekundærprodukt Teknologi Programvare Konsulent Sekundærprodukt Referanse- prosesser Primærprodukt: Bransjeløsning Sekundærprodukt Implementerings- metode Komponent Komponent Komponent Komponent Sekundærprodukt Sertifisert kunnskap i markedet Sekundærprodukt Opplærings- metode Komponent Spredningsbedrift

Leavitts`diamant STRUKTUR OPPGAVER MENNESKER TEKNOLOGI

To perspektiver, fem dimensjoner A: ORGANISASJON Medarbeidere Organisasjons- struktur D: SYSTEMER B: PROSESSER E: TEKNISK UTSTYR PCer Tjenermaskiner Operativsystemer Nettverk/Skrivere Teknisk infrastruktur Bransjeløsningen For- og ettersystemer Kontorstøtte Systemstruktur Verdiskapende prosesser Støtteprosesser Prosesstruktur C: DATA Grunndata Datastruktur

Prosess Leverandøren stiller ofte med egen metode T Implemen- terings- fasen Valgfasen Anvendelses- Beslutning om kjøp om drifts- start Modnings- om å iverksette prosjekt Idè Implementering av nye moduler Utskifting av Bransjeløsningen om å videre- føre dagens løsning Prosjektorganisering T

Prosjektets økonomiske utvikling Valg- fasen Implementerings- Anvendelses- Akkumulert kost/nytte Tid - Konsulenthjelp - Egen innsats - Kjøp av programvare - Lisenskostnader - Opplæring - Infrastruktur - Erstatningshjelp - Produktivitetstap i en overgangsperiode - Vedlikehold - Support - Intern forvaltning/drift Break-even punkt - Tilleggskjøp av programvare - Utvidete lisenser (database mm) - Opplæring av nye medarbeidere + Effektivisering + Økt salg + Salg man unngår å tape + Lavere kapitalbinding + Lavere tap på fordringer + Redusert kredittid År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 R

Prosjektorganisering i implementeringsfasen Leverandørens Konsulent(er): Installasjon Opplæring Parametersetting prosjektleder Prosjekteier (Daglig leder) Prosjektleder Delprosjektgruppe: Teknisk infrastruktur Installasjon mm Organisasjon/ Kompetanse/ Motivasjon Prosesser/rutiner Prosjektansvarlig (Leder i styringsgruppe)

Anvendelsesfasen i et bredt perspektiv Plan- prosesser Prosjekt/tiltaks- prosess 1. driftsår 2. driftsår 3. driftsår Forvaltningsprosesser Prosjekt/tiltaks prosess Prosj.pros.

Flere tiltak og prosjekter, men èn visjon VISJONEN UØNSKET SITUASJON ØNSKET

Håndbokens begrensninger Må ikke brukes ”slavisk”,- det er rom for både forenkling og personlig vinkling Håndboken er ingen garanti for suksess !! MÅL: Videreutvikle Håndboken (basert på innspill fra brukerne) Utvikle et kurstilbud Gjøre håndbokens tabeller, regneark og presentasjonsmateriell tilgjengelig i et elektronisk format