Internt handlingsrom (IHR) Presentasjon på USITs allmøte 23. juni 2011 Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe

Hva vil vi med IHR? Et viktig mål på sikt er å skape en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester

Hva vil vi med IHR? Øke UiOs interne økonomiske handlingsrom Bruke en større andel av de samlede ressursene til primærvirksomheten: forskning og utdanning Skape en mer tilfredsstillende arbeidsdag for ansatte og studenter

Kartlegging våren 2011 Vi har gjennomført 3 kartlegginger: –I møter mellom ledelsen og organisasjonen og innspill mottatt på e-post –Systematisk gjennomgang av UiOs administrative prosesser innenfor syv områder –Overordnet kartlegging av våre samlede ressurser på ulike administrative områder

Hva har kartleggingen gitt oss? Kartleggingen har gitt et solid grunnlag for å velge hva IHR skal ta tak i Møtene mellom enhetene og ledelsen har gitt verdifull informasjon om forhold som må forbedres Plangruppene har systematisk gjennomgått arbeidsprosessene innenfor forskningsadministrasjon, studieadministrasjon, formidling, økonomiområdet, personal- og organisasjonsområdet, bygningsforvaltning og IT Overordnet kartlegging gir et godt utgangspunkt for å måle effekt av de tiltakene vi setter ut i livet

Overordnet kartlegging Fordeling av administrative og tekniske støttestillinger

Utvikling av ressursbruk innenfor tekniske og administrative stillinger Vitenskapelige stillinger (årsverk) Tekniske og administrative stillinger (årsverk)

Ikke alt på en gang Kartleggingen har vist at mange områder som bør vies oppmerksomhet. Av ressurshensyn og gjennomføringskraft kan ikke alt settes i gang på en gang.

Prioriterte områder – første omgang Eksternfinansiert virksomhet Administrative IT-systemer Bilagslønn Studieområdet Roller og ansvar – administrative nivåer

Eksternt finansiert virksomhet Utgjør 25% av UiOs totale aktivitet Støttefunksjoner til forskere er ikke gode nok Mangler knyttet til økonomistyringen Dobbeltarbeid, frustrasjon og skyggeregnskap

Administrative IT-systemer Svært mange klager på systemene Liten brukervennlighet Systemene snakker ikke sammen – samme data må legges inn flere ganger Vi skal foreta en gjennomgang på overordnet nivå av både system-eierfunksjon, utvikling og drift

Bilagslønn Involverer mange mennesker Prosessene er tid- og ressurskrevende Mange feilkilder Stort innslag av manuelt (ikke IT-basert) arbeid Standardrutiner mangler Ikke tilstrekkelig opplæring

Studieområdet Studentmobilitet: Inn- og utreisende studenter, innpassing og godkjenning av norsk og utenlandsk utdanning Korte ned svartid for studentene Forenkle prosessene til studentene Sikre riktig kompetanse på kompliserte saker Få til fornuftig arbeidsdeling mellom nivåene og sikre stordriftsfordeler Senke frustrasjonsnivået hos studenter og til dels administrativt personale

Roller og ansvar Tre administrative nivåer skaper utfordringer (sentraladministrasjonen, fakultet/museum og institutt) Risiko for dobbeltarbeid Uklarhet om hvem som tar beslutninger Sterkere vekst i Sentraladministrasjonen enn veksten i administrative stillinger på enhetene Organiseringen har ikke endret seg mye de siste 25 årene

Hvordan skal vi arbeide? Den overordnede styringsstrukturen er universitetets ordinære linjestruktur. Linjen har ansvar for å sørge for at forbedringsprosessene blir forankret.

Hvordan skal vi arbeide? Plangrupper med personer fra fakultetsnivå, instituttnivå og fagavdelinger. Vernelinjen og de tillitsvalgte får tilbud om delta i plangruppene Hver plangruppene vil ble ledet av en (fortrinnsvis) intern prosjektleder Medbestemmelse skjer i formelle møter Arbeidsmetodikk tilpasset problemområdene Prosjektene gjennomføres fram til utgangen av 2013 i faser med 2-5 prosjekter i hver fase Prosjektene har ulik varighet – men som grunnregel avsluttes gjerne hvert prosjekt innenfor en tidsramme på 6-9 måneder

Informasjon og tilbakemeldinger Besøk prosjektets nettsider: Kontakt oss gjerne på e-post: