Torhild Rio Finvik og Torstein Rønningen Prosjektprosess i HNT Torhild Rio Finvik og Torstein Rønningen

Innhold Introduksjon til prosjektprosess Rollebeskrivelse Hva er et vellykket prosjekt? Prosjektdokumentasjon Prosjektmetodikk i HNT Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen Planlegging og oppstart av prosjekt Gjennomføring og oppfølging Avslutning Kontakt for metodestøtte Fagavdelingen ved Torstein Rønningen 5604 / 90049521 FFE. Psykiatrisk Klinikk ved Torhild Rio Finvik 5627

Introduksjon til prosjektprosessen Hva er et prosjekt? "Et prosjekt er aktiviteter som er avgrenset fra de aktivitetene en organisasjon/gruppe vanligvis gjennomfører, som er avgrenset i tid og som har et klart mål for hva man vil ha oppnådd når prosjektperioden er over." Prosjektlederprosessen - PLP ISO 9001:2008 HNT Prosjektmetodikk FoU - Forskning i HNT

Definisjon av prosjektroller

Prosjekteier Ansvar ved prosjektstart Ansvar ved gjennomføring Oppnevner prosjektansvarlig, styringsgruppe og prosjektleder Bestiller leveranse – resultatet av prosjektet Definerer prosjekttype og mandat Ansvarlig for å få på plass prosjektfinansiering Ansvar ved gjennomføring Har det totale prosjektansvaret, som initierer, endrer retning på eller avbryter prosjektet dersom målene ikke nås, eller forutsetningene endrer seg

Prosjektansvarlig Ansvar ved prosjektstart Ansvar ved gjennomføring Prosjektansvarlig er leder av styringsgruppen og skal samarbeide nært med prosjektleder Oppnevner prosjektgruppe og ved behov referansegruppe i samarbeid med prosjektleder Ansvar ved gjennomføring Overordnet styring av prosjekt Nødvendig rapportering til prosjekteier Innkaller til styringsgruppemøter og er ansvarlig for sakliste, dokumentasjon og referat

Styringsgruppe Ansvar ved prosjektstart Ansvar ved gjennomføring Godkjenne prosjektplan Ansvar ved gjennomføring Styringsgruppens viktigste oppgaver: Gjøre nødvendige beslutninger og følge opp disse Bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser Gi råd i problemstillinger som prosjektansvarlig tar opp Gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med i prosjektets framdrift Informere organisasjonen Styringsgruppemøtene skal avholdes med sakliste, dokumentasjon og referat.

Prosjektleder Ansvar ved prosjektstart Ansvar ved gjennomføring Utarbeide prosjektplan Ansvar ved gjennomføring Lede prosjektaktivitetene Delegere oppgaver til prosjektgruppen Styring/oppfølging av Omfang Kvalitet Framdrift Ressursbruk Rapportering

Implementeringsansvarlig Ansvar ved prosjektstart Utarbeide implementeringsplan Ansvar ved gjennomføring Lede implementeringsaktivitetene og sørge for at prosjektresultatet blir realisert Delegere oppgaver Styring/oppfølging av Omfang Kvalitet Framdrift Ressursbruk Rapportering

Prosjektgruppe Ansvar ved prosjektstart Ansvar ved gjennomføring Bidra til utarbeidelse av prosjektplan Ansvar ved gjennomføring Prosjektgruppen er et team som skal utføre delegerte prosjektoppgaver fra prosjektleder Teamet skal ta opp aktuelle problemstillinger med prosjektleder og bidra til problemløsning

Referansegruppe/ -personer Ansvar ved prosjektstart Ingen Ansvar ved gjennomføring Gi råd til prosjektorganisasjonen ved behov Prosjektleder / prosjektgruppe / styringsgruppe / prosjektansvarlig kan drøfte problemstillinger med personer i referansegruppen for råd og veiledning All kontakt med referansegrupper skal rapporteres til prosjektleder Referansegruppen har ingen myndighet i prosjektet. Kan være enkeltperson(er) eller grupper med spesiell kompetanse som er nyttig/ nødvendig for prosjektet

Hva kjennetegner et vellykket prosjekt? Klart mål som er kommunisert i organisasjonen Konsis, konsistent, fullstendig og entydig krav til prosjektleveranse Omfattende langsiktig og detaljert planlegging Definisjon av kvalitetskriteria for leveranse tidlig i prosjektet Aktiv utøvende støtte gjennom hele prosjektet Nøye planlagt implementering Realistisk estimat og plan Tidlig risikovurdering Fortløpende risikostyring Gjennomføre risikoanalyse ved behov – kontakt Fagavdelingen Måling av sannsynlighet for å lykkes gjennom hele prosjektet

Hva kjennetegner et vellykket prosjekt? - forts. Planlegging for endringsledelse av prosesser Proaktiv problemløsning Involvering av interessenter gjennom hele livssyklusen Definert og konsekvent gjennomføring av endringsledelse for å minimere muligheten for at omfanget øker En dyktig prosjektleder med erfaring i gjennomføring av beste praksis Standard programvare infrastruktur Standard metode for prosjekt Et kompetent team Vilje til suksess

Prosjektdokumentasjon Prosjektarkiv ePhorte Prosjektplan Sluttrapport Prosjektportefølje/ lokalt prosjektarkiv på Innblikk (etter modell fra Psykiatrisk Klinikk) Statusrapporter Prosjektresultat Endringsdokument Avviksdokument Evaluerings- og valideringsrapporter Arbeidsdokument må kunne deles med hele prosjektet } Dobbelarkivering – men nødvendig (?)

Prosjektdokumentasjon – forts. Hvorfor dokumentere? Ha kontroll med prosjektet Krav til oss i Forvaltningsloven Egne prosesser – Prosjektmetodikk / PLP For å ha oversikt over og kontroll med enkeltprosjekt og prosjektportefølje Når skal vi dokumentere? Mandat og prosjektplan før prosjektstart Registrer prosjekt i prosjektporteføljen når det er besluttet å starte prosjektet Øvrig prosjektdokumentasjon oppdateres fortløpende

Prosjektmetodikk i Helse Nord-Trøndelag

Fra idè til prosjekt – beslutningsprosessen

Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen Kontinuerlig forbedring Utviklingsprosjekt Forskningsprosjekt Beslutningspunkt Roller Sjekklister og hjelpeverktøy

Planlegging og oppstart av prosjekt Stikkord: Din rolle som leder Er mandatet klart? Risikovurdering eller ROS-analyse? Bruk av verktøy Har vi oversikt over alle prosjektene – prosjektporteføljen Er rette personer med i prosjektet? – kompetanse og egnethet Frigi ressurs og tilrettelegg for reell prosjektdeltakelse Har prosjektet budsjett og finansiering? Planlegg med egne styringsgruppemøter – prosjektansvarlig

Gjennomføring og oppfølging Gjennomføre Rapportere Etterspørre resultat og status Kontrollere og evaluere Er resultatet bærekraftig – måling 2

Avslutning og evaluering Godkjenning av prosjektresultat – er mandatet oppfylt? Behov for kvalitetssikring av delresultat? Er resultatet bærekraftig – måling 3 Er det behov for ytterligere aktiviteter?