© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Brukeradministrasjon, automagi, og datakvalitet i administrative systemer v/Bård Henry Moum Jakobsen, Gruppeleder, GT/SAPP/USIT

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Mål Orientering om brukeradministreringen ved UiO Innsikt i eksisterende automatiserte rutiner og noen mulige nye Underbygge behovet for datakvalitet i UiO sine administrative systemer

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO IT Personell Øk. Forsk. Studie Info. Setralt Fakultet Institutt Styringspyramiden

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Tall 12. november 2001 Fakultet : Ansatte : Ansatt/student : Student : Eksterne/Andre : Total TF : 63 : 30 : 312 : 29 : 434 JUS : 288 : 185 : 2810 : 73 : 3356 Med : 1342 : 213 : 2092 : 1488 : 5135 HF : 809 : 331 : 4550 : 395 : 6085 MN : 1163 : 732 : 6217 : 1152 : 9264 Odont : 476 : 94 : 480 : 53 : 1103 SV : 485 : 286 : 4048 : 148 : 4967 UV : 343 : 81 : 2084 : 102 : 2610 UKM : 125 : 12 : 6 : 13 : 156 UNM : 155 : 11 : 26 : 32 : 224 UiO sentralt : 994 : 227 : 234 : 531 : 1986 Andre : 15 : 8 : 64 : 121 : Total : 6258 : 2210 : : 4137 : ===========================================================================

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Konsekvens For mange til å drive manuell administrasjon av brukere. Må forankre seg i UiO sine administrative systemer.

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Hva er et Brukeradministrative system (BAS) (i) Student register Student register Personal register BAS Personer Brukere

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Hva er et Brukeradministrative system (BAS) (ii) Person - Fødselsnummer - Navn - Adresse - Tilknytning - Type Bruker - Brukernavn/ID - Passord - E-post adresse - Type Gruppe - Gruppenavn/ID - Beskrivelse - Medlemmer - Brukere - Grupper

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Ureg2000 FSLT NIS (UiO) NT AD (W2K) Notes ARS Tivoli BOFH Radius (Oppringt) UA (Adgangskontroll) PRISS Exim NIS (IfI) LDAP LMS (CF)

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO LT – Lønn og Trekksystem er UiO sitt eneste personalsystem gir UREG: –steder »SKO - StedKOde »Navn »Katalogmerke »Kontaktadresser –personer: »Ansatte (med tilsetting) persontype = A »Bilaglønnet persontype = M »Jobbsted og privatadresse er autoritativt for steddata i UREG

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Ansatte mm. Hvem som defineres som ansatte avgjøres av den informasjonen vi får fra LT. Systemeier for LT er OPA (Organisasjons- og personalavdelingen) Problemer: –Tar for lang tid å få inn informasjon i LT om nytilsatte. –Får ikke informasjon om andre enn de som har et ansettelses forhold til UiO. »Ikke sivilarbeidere, Kaia-ansatt, eksternfinansierte, gjesteforskere, osv.

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Roller i LT Personer i LT kan tildeles roller. Roller er organiser i kategorier (adm, it, studie, personell, etc) Roller gjelder i forhold til sted (og underliggende steder om de ikke har rollen definert). For eksempel: –Kontorsjef for (IfI) –Studiekonsulent for (GI) –LITA for (ISP)

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO FS – Felles Studentsystemer er UIO sitt eneste studentregister gir UREG: –Studenter, persontype = S »Navn »Semesteradresse »Studium Emner Kull Klasser Opptak Aktivt studieprogram Studienivå Er autoritativt, dvs. skriver over persondata i UREG Vi henter info om alle aktive studenter (også EVU- studenter). Aktiv  Semesterregistrert m/opptak eller aktivt EVU-kurs

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Studenter FS avgjør hvem som er student. Systemeier er SFA. Krav om obligatorisk kurs får å få konto Organiseres ved det enkelte fakultet Legges stort sett på Platon, Kant/Hume og Hipp/Happ Problem: –Noe gammelt efterslep som vi ikke har mye oversikt over. Stort sett ute på fakultet/institutt-servere. –Manglende registrering i FS –Overgangsopptak... –EVU –’Lærere’ i FS, FS ≠ LT

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Hva vil vi? Sikrere identifikasjon av brukere –Personnr på alle personbrukere Eierskap til felleskonti og programvarekonti –Knytte disse til personer (LITA/USIT) Redusere antall typer av konti Etablere rutiner for automatisk sletting av brukere –Tidsbegrensede konti –Ansatte som slutter

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Mere.. Alle brukere som ikke er ansatte eller studenter (data fra LT eller FS) tidsbegrenses automatisk. Klarere identifikasjon av LITA. Alle brukere knyttes til en LITA som er ansvarlig for brukerstøtte til denne brukeren. Automatisk konvertere eksterne personer/brukere til interne når data om dem fås fra enten LT eller FS. Ingen upersonlige brukere (eller færest mulig). Ingen personlige brukere uten at de personen er registrert i et administrativt system.

© GT/SAPP/USIT UNIVERSITETET I OSLO Oppsumering UiO trenger kvalitative data om personer knyttet til Universitetet. Autorative data finnes kun i sentrale administrative systemer. Den enkelte enhet er ansvarlig for sine data, og dette er den lokale kontorsjefens ansvar.