1 Nils Olsson Inst. for bygg, anlegg og transport, NTNU SINTEF Teknologi og Samfunn Ingrid Spjelkavik SINTEF Teknologi og Samfunn Oslo 25. Oktober 2007 Back to basic i prosjektrisiko – ta utgangspunkt i forutsetningene for prosjektet

2 Back to basics i prosjektrisiko – ta utgangspunkt i forutsetningene for prosjektet Hva mener vi med forutsetninger? Hvordan kan det brukes til håndtering av usikkerhet i prosjekter? På søk etter tidlig varsling Hvorfor er dette ”back to basics?”

3 Back to basic i prosjektrisiko – ta utgangspunkt i forutsetningene for prosjektet Mange prosjekter får endringer i forutsetningene underveis i prosjektet. Dette viser seg å skape overraskelser og problemer for prosjektene. Vi vil vise hvordan man med utgangspunkt i grunnleggende forutsetninger for prosjektet kan utvikle indikatorer til håndtering av risiko av denne type. Dette er risikostyring til bruk for prosjekteier til å bidra til å håndtere risiko av denne type i prosjekter.

4 Hva er grunnleggende forutsetninger? Grunnleggende forutsetninger omfatter det grunnlaget som prosjektet er basert på Back to basics – hva lå i sin tid til grunn for prosjektet? Grunnleggende forutsetninger kan være: –Dimensjonering –Avhengigheter –Prioriteringer –Forankring –Prosjektfinansiering –Driftskostnader/lønnsomhet av levert produkt –Forhold rundt etterfølgende drift av prosjektets leveranse

5 Hva er indikatorer? En indikator angir noe som endrer seg Det kan være et tegn, et tall, grafisk framstilling etc. Etterskuddsindikatorer: Forteller noe om det som har skjedd Tidlig varsling: Forteller om noe som er i ferd med å skje Umiddelbare indikatorer: Gir varsel om en samtidig hendelse Signal om endring i noe du vil oppnå (prestasjonsindikatorer) Signal om endring i noe du vil unngå (kriseindikatorer)

6 Forutsetninger Planlagt effekt UtførelseEffekt Prosjekt- plan Langsiktig oppfølging, ”Final indicator” Utvikling av forutsetninger - Oppfølging av forutsetninger underveis, ”leadingIndicator” Vanlig form for oppfølging underveis

7 Tid Dimensjoneringskriterium Planlagt nivå Prognose/faktisk Linear utvikling Risiko Må ikke vente hit med å skrike ”Ulv”

8 Noen eksempler Prinsippene er brukt i ”intern risikostyring” To store utbygginger av produksjonsfasiliteter for transport –Vedlikeholdsbaser og servicebaser –Godsterminal Behovet vist i flere evalueringsrapporter av utførte prosjekter –Rikshospitalet

9 Vedlikeholdsbaser og servicebaser Antall kjøretøy utgangspunkt Bytrafikk 112 Langdistanse 155 Frakt 310 Planlagt ved Prosjektstart Status

10 Tid Dimensjoneringskriterium Planlagt nivå Observert Reduksjon 800

11 ForutsetningStatusAvvik ABA-B=C

12 Antall kjøretøy utgangspunkt Bytrafikk 112 Langdistane 155 Frakt 310 Planlagt ved Prosjektstart Status

13 Kan alt kvantifiseres? ForutsetningStatusAvvik ABA-B=C Gjennom- strømnings- terminal ”Mindre gjennom- strømnings- terminal enn tenkt”

14 Hva er vanskelig? Det vanskelige er ikke selve oppfølgingen, som nesten er triviell Det vanskelige er: 1.Å identifisere grunnleggende forutsetninger 2.Operasjonalisere forutsetningene så de blir oppfølgbare 3.Finne en interessent som ønsker denne type oppfølging

15 Usikkerhetsoppfølging av prosjekter Usikkerhet har både en opp- og en nedside Dette er mange enige om, men i praksis fokuserer man i prosjektledelse på nedsiden, risiko X Kostnad, leveranser Nytte, effekt Positiv Muligheter Negativ Risiko Usikkerhet

16 Hva er hindringene? Krever et annet perspektiv enn tradisjonell prosjektrisiko Ikke prosjektets oppgave å følge opp rammebetingelser Det må ikke være prosjektet som utfører oppfølgingen av forutsetningene –Men noen må gjøre det

17 Avvik mellom opprinnelige og observerte forutsetninger Lavt Høyt Robusthet i forhold til forutsetningen Lav Høy Høy risiko Mulig høy risiko Mindre risiko

18 Hva gjør man ved gap mellom planlagte og faktiske forutsetninger? Prosjektet tilpassesProsjektet fortsetter som planlagt Påvirke forutsetningene 1. Både prosjektet og de nye forutsetningene justeres 2. Ikke akseptere nye forutsetninger Leve med nye forutsetninger 3. Prosjektet endres4. Fortsett som planlagt likevel

19 Er dette noe nytt? Prinsippene er brukt i tidligfasen I mindre grad i gjennomførings- fasen

20 Forutsetninger endres over tid Fra Svenska MAD nr. 6, 1976

21

22

23

24 Om oppfølging av grunnleggende forutsetninger Back to basics – gå tilbake til det som i sin tid lå til grunn for prosjektet Oppfølging som fokuserer på bakgrunn for ”scope creep” Format tilpasset senior beslutningstakere Mottakeren bør ha interesse for helheten i prosjektet - prosjekteier Synliggjør kommende risiko for prosjekter – tidlig varsling Utfordring å identifisere egnede faktorer Ikke være alt for forståelsesfull –Dette er en øvelse i å være frikantet