Opplæring i BasWare Elektronisk fakturabehandling

Agenda Hvorfor innføring av elektronisk fakturabehandling Fakturaprosessen i dag og fra 18. mai Roller i BasWare Gjennomgang av programvaren BasWare, IP Client Endringsønsker Spørsmål

Hvorfor innføring? Ved: Hovedmål Frigjøre ressurser vedr. fakturabeh. og som kan benyttes til å bygge et bedre støtteapparat rundt de vitenskapelige ansatte og økonomioppfølgning generelt. Økt styringsevne gjennom bedre kontrollmuligheter. Ved: Raskere saksbehandling av fakturaen – forenklet arbeidsprosess Raskere saksbehandling av interne bilag Integrasjon mot innkjøpssystem Reduksjon av skyggeregnskap Reduksjon av bilagskopiering Færre fakturapurringer Arkivbesparelse

Den manuelle fakturaprosessen Enhet / Bestiller Ankomstregistrering / Kontroll /stempling Distribusjon Attestasjon Anvisning Distribusjon Distribusjon til RS Godkjenning av faktura Regnskap Arkivering

Hva skjer fra 18. mai 2005? En sentral fakturaadresse Brev ble sendt eksisterende leverandører 29. april Felles fakturaadresse: NTNU, Regnskapsseksjonen, Felles fakturamottak, 7491 Trondheim Elektronisk arkiv Original papirfaktura oppbevares av Regnskapsseksjonen i 3 år Faktura med vedlegg vises i programvaren Alt som skjer med fakturaen logges i alle arkiver (personlige og sentrale) Elektronisk attestasjon og anvisning av: Alle inngående faktura Utgiftsrefusjoner som ikke skal lønnsinnberettes De fleste omposteringer og intern handel bilag (fra månedsskiftet mai/juni)

forts. Hva skjer fra 18. mai 2005? All registrering i OF leverandørmodul (økonomisystemet Oracle Financials opphører ved enhetene for nevnte bilagstyper – endret ansvarsområde fra 20.05.) I løpet av juni forventes også ferdigstillelse av integrasjon mellom EMBLA (innkjøpssystem) og BasWare.

Roller i BasWare Stedsansvarlig Første mottaker av faktura som er skannet ved Regnskapsseksjonen. Det kan være flere stedsansvarlige ved hver enhet. Kontere faktura hvis dette skal gjøres av stedsansvarlig. Kan enten attestere faktura eller sende den videre til en annen attestant. Ferdig attestert faktura sendes direkte til anviser Sørge for å sende informasjon/kopi av faktura til de som har behov for informasjon. (informativ sirkulasjon)

Roller i BasWare Attestant. Mottar faktura fra den stedsansvarlige Sjekke grunnlagsdata (beløp, forfallsdato og lignende) Konterer faktura hvis dette ikke er gjort av stedsansvarlig (faktura kan også konteres av anviser. Avhengig av praksis hos den enkelte enhet.) Attestere faktura Videresende faktura til anviser

Roller i BasWare Anviser Kontroller at faktura er riktig kontert. Sjekke at faktura er belastet på riktig plass. Anvise faktura Oversende faktura til Regnskapsseksjonen.

Gjennomgang av programvaren BasWare IP Pålogging Fakturakontroll Hva gjør du hvis du finner feil på fakturaen Rutiner med mer. Intern handel/ompostering Sende faktura til noen som ikke er brukere av BasWare Elearningsmateriell (lagt ut på http://www.ntnu.no/okonomi/ ) Rollen attestant/stedansvarlig Rollen anviser Sirkulasjon (Informativ sirkulasjon, videresending) Annullering Midlertidig stedfortreder Ditt personlige arkiv Returnere faktura Vedlegg Konteringsmaler Favoritter

Pålogging - Litt før 18.05. vil dere få tilsendt en mail fra en av våre systemadministratorer om hvordan dere logger dere inn i BasWare. Når deres bruker er registrert vil dere få en mail fra systemet (basware@ntnu.no) om at dere har fått tildelt nytt passord i BasWare. Følg oppskrift i mail fra sys.adm for å skifte passord. Hver mail om at dere har ubehandlede faktura i systemet vil inneholde link til klienten.

Fakturakontroll (feil med fakturaen) Hva gjør vi? Feil firma Kontakt leverandør – be om ny faktura utstedt til riktig firma Be om annullering faktura i BasWare. (Se e-learningsmateriell) Faktura er ikke din (gjelder et annet kostnadssted) Hvis du vet hvem som skal ha fakturaen, kan du videresende direkte til vedkommende bruker Hvis du ikke vet hvem som skal ha fakturaen, returneres fakturaen til regnskap (Se e-learningsmateriell) Grunnlagsdata er feil (fakturanr., beløp, forfallsdato etc.) ”Returner” fakturaen til regnskap Det er kun regnskap som kan rette grunnlagsdata. NB! Dere har ansvaret for å kontrollere grunnlagsdata. Feil kan skje ved skanning. HUSK: Bruk kommentarfeltet flittig ved sending av fakturaen. For eksempel årsak til annullering, returnering.

Rutiner mm Mobiltelefon hvor NTNU er abbonent faktura og spesifikasjon sendes ut til enhetene som i dag privat andel beregnes og legges inn i skjema (http://www.ntnu.no/okonomi/index.php?site=informasjon/telefon_avis_pc/refusjonsbestemmelser-telefon-05.htm) spesifikasjon arkivers ved enheten og fakturaen påføres kostnadssted og sendes regnskapsseksjonen for skanning Utenlandsfaktura og mva-import bruk kommentarfeltet når omposteringsbilag skal utarbeides lag omposteringsbilag med referanse til leverandørnavn og fakturanummer – ikke kopi av fakturaen bak omposteringsbilaget 3) inntil ny beskjed sendes omposteringene inn på samme måte som i dag

forts. rutiner mm Bespisning Dokumentasjonskrav til navn og formål! Mottatt faktura: Påfør navn og formål i kommentarfeltet om plass Legg ved navneliste fra word eller excel-fil (se opplæringsmateriell) før attestering Dersom lister må vedlegges etter anvisning (bør unngås) må disse sendes via lop-hjelp@adm.ntnu.no og merkes med vedlegg til fakturanummer xxxx. Utgiftsrefusjon: 1) Send skjema med vedlegg (navneliste) til Regnskapsseksjonen. Husk vedlegg skal ikke stiftes, men tapes opp på ark. Holdes sammen med binders.

forts. rutiner mm Utgiftsrefusjon Bestillinger Kontering mva Nytt skjema utarbeidet for skanning. Blir lagt ut på ”Skjemabanken” 18. mai. (Må utfylles maskinelt) Vedlegg må ikke stiftes, men tapes helst på A4-ark. Stiftede bilag kan forventes å bli sendt i retur. NB Husk kun fødselsdato. (seks siffer) Utgiftsrefusjoner som skal lønnsinnberettes Bruk gammelt skjema og send til lønnsseksjonen som i dag. Konteres/anvises på vanlig måte. Bestillinger Ved bestillinger utenfor EMBLA skal alltid kostnadssted og navn oppgis til leverandør. Fordel om eventuelt prosjektnummer oppgis i tillegg. Kontering mva NB!!!! Kun bilag som bruker mva-kode i dag skal konteres med mva i BasWare

Intern handel/omposteringer Ikke helt ferdig testet ennå. Mål: På plass til 1. juni. Utarbeidet bilagsmal som skal sendes inn til e-postadresse hos Regnskapsseksjonen. Leses så inn i systemet og sendes ut for attestasjon/anvisning på samme måte som en faktura. Vi kommer tilbake med rutiner for dette når det er klart. Følg med på Felles Økonomi

Sende faktura til en som ikke er bruker av BasWare

forts. Sende faktura til en som ikke er bruker av BasWare Kan være aktuelt for å få kontering eller få bekreftet varemottak av en prosjektleder eller lignende eller kun som en informasjon. Husk skriv nr på faktura i Meldingshode på mail. Vedlegg forsvinner hvis de svarer på mailen. Du kan markere at faktura er parkert i påvente av kontering ved å hake av ”Sett i behandlingsmodus” i grunnlagsdata. Minus: Kan bare sende en side av gangen med mail.

Endringer som er innmeldt til BasWare eller som er til vurdering Default ved sending til regnskap fra anviser Automatisk forslag til beløp ved kontering Anvisning av flere fakturaer samtidig Mailsending med samtlige vedlegg Prosjektnavn ved kontering Bruk av hurtigtaster (foreløpig ikke mulig) Arkivfunksjonen: skal vise de 20 siste, søkemulighet for prosjektnummer, vise status på hvem som har bilaget til behandling

NB! Dårlig trykk på mottatt mail (på mottakers pc) Bruk av Mac (kontakt LOP-hjelp@adm.ntnu.no hvis problemer) Bruk av Thin Client (kontakt LOP-hjelp@adm.ntnu.no hvis problemer) Hva skjer når att. sender til regnskap direkte Hva skjer når faktura ikke er attestert før anvisning Brukerstøtte: Felles mailadresse: LOP-hjelp@adm.ntnu.no Ved hastesaker se telefonnummer på våre hjemmesider (oppdatert pr. 18.05.) evt. kontakt fakultetsadm.