Forprosjekt Meldingsovervåking Et KommIT-prosjekt v/Prosjektleder Iver Olav Sunnset, Værnesregionen IT

Bakgrunn og hensikt Bakgrunn Hensikt Norsk Helsenett (NHN) program for meldingsutbredelse i norske kommuner startet i 2012. 280 kommuner sender og mottar meldinger i NHN i dag. Programmet for meldingsutbredelse er ferdig i 2015, og det er da viktig at kommunene har mulighet til å ivareta meldingsovervåking på en god måte KommIT og KNUIT observerer en bekymring fra norske kommuner for kvaliteten på meldingsovervåkingen knyttet til: Organisatoriske utfordringer i små kommuner Tekniske utfordringer i samhandlingskjeden Utfordring med utydelige roller og ansvar i forbindelse med feilsøk Problemstillinger knyttet til finansiering av samhandling Dette forprosjektet skal konkretisere problemstillingene rundt meldingsovervåking i helsenettet for norske kommuner Prosjektet skal videre skissere mulige løsninger for fremtidig drift KS og KommIT skal kunne benytte leveransene fra dette prosjektet til å forankre en omforent nåsituasjon for meldingsutvekslingsproblematikken i kommunesektoren, samt ta stilling til , og iverksette, detaljert utredning og design av fremtidig løsning på kort og lang sikt

Leveranser fra prosjektet Prosjektmandat Leveranser fra prosjektet Konkretisering og synliggjøring av problemstillingene: 1) Oversikt over aktører og aktørenes interesse i denne sammenheng 2) Konkretisering av problemstillinger knyttet til «verdikjeden» for meldingsutveksling - Hva feiler i dag? - Hvilke problemstillinger oppstår i forhold til roller/ansvar i kommunesektoren når noe feiler? - Hvilke konsekvenser oppstår i kommunesektoren som følge av problemer knyttet til meldingsovervåking? 3) Hvilke finansielle problemstillinger står kommunene ovenfor sett i forhold til ansvaret knyttet til meldingsovervåking i helsenettet? Mulighetsrom for løsning: Hvilke alternative løsninger eksisterer knyttet til meldingsovervåking i helsenettet for norske kommuner? Beskrivelse av mulige overordnede tilnærminger/driftsløsninger inkludert Overordnet arkitekturbilde Rolle/ansvarsdeling Modell for finansiering Mulighetsrom for løsning skal danne grunnlag for at KS iverksetter detaljert utredning av et eller flere alternativer

Helse-Norge er komplekst Helse-Norge er komplekst. Pasientinformasjon skal flyte mellom tjeneste- og forvaltningsnivåer Helse- og omsorgsdepartementet Helsedirektoratet Helseforetak Institusjoner Fylkeskommuner Tannhelse Kommuner Legevakts-ordning Helsestasjons- og skolehelsetjenesten Fastlege-ordningen Rus- og psykisk helsearbeid Habilitering, rehabilitering og fysioterapi Pleie- og omsorgs-tjenesten Sosiale tjenester NAV Fastleger Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt Helse Nord Norsk Norsk Helsenett Private aktører

Elektronisk meldingsutveksling skal bidra til å bedre informasjonsflyten mellom tjenestene og forvaltningsnivåene Helse- og omsorgsdepartementet Helsedirektoratet Helseforetak Institusjoner Fylkeskommuner Tannhelse Kommuner Legevakts-ordning Helsestasjons- og skolehelsetjenesten Fastlege-ordningen Rus- og psykisk helsearbeid Habilitering, rehabilitering og fysioterapi Pleie- og omsorgs-tjenesten Sosiale tjenester NAV Fastleger Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt Helse Nord Norsk Norsk Helsenett Private aktører Fase 2: To-veis meldingsutveksling mellom kommunene og helseforetaket Basismeldinger: Helseforetaket sender enveismeldinger til kommunene Fase 1: Kommunen sender meldinger til fastlege

Overordnede problemstillinger for kommuner knyttet til meldingsovervåking Identifiserte problemstillinger Organisatoriske utfordringer: Meldingsovervåking krever teknisk og faglig kompetanse Det er for små IKT-miljøer i de fleste små og mellomstore kommuner til å håndtere meldingsovervåkingen på egen hånd IKT-samarbeider har ikke mulighet til å utføre meldingsovervåking på vegne av kommunene p.g.a. tekniske hindre for dette Tekniske utfordringer: Meldinger feiler p.g.a. utfordringer på både avsender og mottakers side samt i Norsk Helsenett Det er ikke satt felles krav til funksjonalitet og teknisk løsning ovenfor fag-systemleverandøren Dette hindrer blant annet muligheten for overvåking på tvers av flere kommuner med ulike fagsystemer Uklare roller og ansvarsforhold: Det er mange parter involverte; helseforetak, systemleverandører, kommuner, IKT-samarbeider, NHN, driftsleverandører med flere Når noe går galt, opplever kommunene at er det uklare ansvarsforhold for feilsøking og problemløsning Kommunenes IKT-avdelinger «kompenserer» for leverandørene Finansiering av samhandling Endel kommuner opplever at utgiftene knyttet til meldingsovervåking har oversteget faktiske øremerkede midler til meldingsløftet I tillegg til å tydeliggjøre roller og ansvarsforhold, er det viktig å avklare tydelig «hvor langt går kommunens ansvar - dekker finansieringen kommunens ansvarsområde».

Organisatoriske utfordringer i kommunene Små kommuner -små IKT-driftsmiljøer Meldinger fra/til Helseforetak og fra/til fastlegene kan feile. I de fleste kommuner oppstår det feil hver dag. Det er behøvelig med en overvåking for å forsikre at meldingene går som de skal I mange norske kommuner jobber det kun 2-3 personer med IKT, og åpningstiden er 8-4. Meldinger sendes hele døgnet… Teknisk kompetanse Meldingsovervåking krever teknisk kompetanse til feilsøk og driftsovervåking på tvers av ulike fagsystemer For både små og mellomstore kommuner er dette en særskilt utfordring De fleste kommuner ønsker ikke sitte på denne kompetansen og ansvaret Faglig kompetanse Det kreves personell med innsikt og forståelse for helsefaglig terminologi og kjennskap til helse-organisering for å løse problemene når noe feiler Lokalkunnskap er også viktig – hvor skal man henvende seg når en melding har stoppet for å sikre at pasienten mottar påkrevd behandling til tross for tekniske problemer

Organisatoriske utfordringer i kommunene Eksempler fra Trysil, Oslo og Grimstad Erfaringer fra Trysil kommune: Trysil kommune har 1 årsverk i IKT-avdelingen. Kommunen opplever meldingsutvekslingen som «kaotisk» og utfordrende kompetansemessig å følge opp. Det har vært spesielt krevende utfordringer å håndtere p.g.a. bytte av organisasjonsnumre i kommunen, stadig skiftende vikarleger samt turister uten personnummer. Alt dette gjør at meldinger feiler Kommunen ser at fastlegene ikke mottar nok støtte fra leverandørene, og forsøker å kompensere ved å bidra som brukerstøtte. Erfaringer fra Oslo kommune: I Oslo kommune utveksles det meldinger med alle helseforetak, og 73% av kommunens fastleger. Kommunen erfarer spesielt stor problematikk i.f.t. at meldinger feiler hos fastleger. Kommunen har tatt ansvar for overvåking på dagtid av meldinger på tvers av bydelene. To årsverk jobber med meldingsovervåking til/fra helseforetak og fastleger. Oslo opplever synes det er krevende å overvåke på tvers av alle ulike fagsystemer, og mener det burde vært mulig å outsource driftsovervåking. Dette er p.t. ikke mulig p.g.a. tekniske hindringer fra fagsystemleverandørene. Erfaringer fra Grimstad kommune: Grimstad har ganske nylig begynt med meldingsutveksling mellom kommune, helseforetak og fastleger Kommunen er en mellomstor har 3 årsverk i sin IKT-avdeling. Meldingsovervåking er utfordrende p.g.a. både manglende faglig og teknisk kunnskap. Grimstad er medlem av samarbeidet IKT-Agder, og dette IKT-samarbeidet utfører en del av driftsovervåkingen for Grimstad.

Tekniske utfordringer: Overordnet prosess for meldingsutveksling mellom avsender og mottaker (eksempelvis helseforetak) 1 2 3 4 5 Norsk Helsenett (NHN) Mottaker (eksempelvis legekontor) Overordnet prosess for meldingsutveksling 0: Avsenders fagsystem formatterer beskjed, fx i ebXML og gir til avsenderkomponent 1: Avsenders system slår opp mottagers adresse og sertifikat i NHNs adressebok 2: Avsenders system sender kryptert melding til mottakers postkasse på NHN 3: Mottager henter periodisk beskjeder fra postkassen 4: Mottagers system sender kvittering (en transport og en applikasjon) til avsenders postkasse på Helsenett 5: Avsenders system henter og fordeler kvitteringer

Eksempler på tekniske utfordringer i samhandlingskjeden Typer feil Tekniske og applikasjonsfeil Brukerfeil Validerer og formatterer fagsystemet data til avsendelse i overensstemmelse med ebXML spesifikasjon? Snakker komponentene godt sammen? Er adressaten riktig satt opp? Er det riktig type sertifikat (CA3)? Er sertifikatet utløpt? Er avtalen registrert? Reagerer mottaker på meldingen? Avsender Norsk Helsenett Mottaker Er sertifikatet korrekt installert? (spørsmålet gjelder også avsender) Er beskjeden i riktig format? Understøttes avsenders meldingstype? Forstår mottager-systemet avsendersystemets nyanser i språk? Har brugt open source ikoner fra https://www.iconfinder.com/icons/3698/female_lady_user_woman_icon#size=128 https://www.iconfinder.com/search/?q=database Identifiseres riktig mottager? Leses (og forstås) meldinger om feil? Er forbindelsen fra avsender til NHN i orden? (spørsmålet gjelder også mottager) Understøttes meldingstypen? Er beskjeden for stor til postkassen? Hentes beskjeden i rimelig tid?

Tekniske utfordringer i kommunene Eksempler på hyppige problemer i Trysil, Oslo og Grimstad Helseforetak Feil i meldingene fra HF-ene til kommunene Meldinger blir liggende u-avhentet Tekniske utfordringer med linjene fra NHN Norsk Norsk Helsenett Meldinger feiler pg.a. mangelfulle sertifikater, brukerfeil med mer Fastleger

Uklare roller og ansvarsforhold Det er beskrevet fra statlig hold at det må etableres gode rutiner for håndtering av meldinger som har feilet… …Men dette mangler i følge kommunene Det er utfordrende for kommunene at det mangler: En tydelig eier for hele prosessen Tydelig beskrivelse av hele prosessen for meldingsutveksling Rutiner for feilhåndtering Beskrivelse av hvordan varsling skal skje - Hvem skal kontaktes når noe feiler Hentet fra kith.no

Finansiering av samhandling Helse- og omsorgsdepartementet Helsedirektoratet Helseforetak Institusjoner Fylkeskommuner Tannhelse Kommuner Legevakts-ordning Helsestasjons- og skolehelsetjenesten Fastlege-ordningen Rus- og psykisk helsearbeid Habilitering, rehabilitering og fysioterapi Pleie- og omsorgs-tjenesten Sosiale tjenester NAV Fastleger Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt Helse Nord Norsk Norsk Helsenett Private aktører Hvor langt går kommunenes ansvar? Harmonerer finansieringen til oppgaven?

Veien videre Prosjektet vil levere en rapport innen 31.12: Beskrivelse av overordnet problemstilling for kommunene Beskrivelse av mulige løsninger for kommunene på kort og lang sikt – organisatorisk, teknisk og finansielt KS vil ta stilling til hvilke løsninger som skal utredes på detaljert nivå KS vil senere innstille på foretrukket løsning for kommunene

Plan for arbeidet Aktiviteter Møter i prosjektgruppen Møte i referansegruppen Utarbeide konkretiserte problemstillinger Utarbeide mulighetsrom for løsning Aktiviteter Uke 51 Uke 52 Uke 48 Uke 49 Uke 50 26.11 13.12 27.11 13.12 Møte med rådmannsutv. i NT Overlevere rapport Møter og dato for møter eller milepæl