Videreføring av EFV (EFV-V) Ambisjonsnivå EFV-V prosjektet 4.september 2013

Overordnet målsetting om.. God bruk av prosjektleders og prosjekteiers tid Bedre finansiering ved bedre innsikt i ressursbruken Best mulig faglig uttelling for hver eksternt finansiert krone Dette krever… Sterk ledelsesforankring Realistisk ambisjonsnivå Vilje og evne til å gjennomføre prioriteringer Gode verktøy som tilgjengeliggjører informasjon på tvers av våre systemer Formidling på tvers av administrative fagområder Tverrfaglig administrativ kompetanse (personal, forskningsadministrasjon, system og økonomi) Et godt organisert støtteapparat med rett kompetanse (opplæring)

IT-utvikling sektoren Nasjonalt administrative fagsystemer BOT økonomi FS studier – anskaffelse rapportløsning Frida forskning – portal med rapportløsning Ut fra et rasjonale om hva er behovet innen det enkelte administrative område «silo» Departementet «større grad av felles digital forvaltning» Standardisering på flere nivåer (metadata, kontrakts- og malverk, prosesser og rutiner, plattformer og grensesnitt) Felleskomponenter på sektornivå (grunndata & digitalisering av datafangst samt støtteprosesser) Utvikling av tjenestesenterløsninger og kompetansebaser (tjenesteplattformer og brukervennlige og helhetlige sluttbrukergrensesnitt) Ut fra et rasjonale om en mer effektiv forvaltning!

Prosjekt- initiering Søknad- og kontrakt OppstartGjennomføringAvslutning Et felles system for prosjektleder? SYSTEMER UiO Hvordan brukes applikasjonene til å løse hvilke oppgaver i forskingsprosessen og av hvilke roller ?? Start hvor? Start hvor? Stopp hvor? Stopp hvor? Hva er ambisjonsnivået - hva skal løsningen dekke/omfatte ? Kartlegge oppgaver Prosjekt- leder Prosjekt- eier Prosjektkoordinator Forskningskonsulent Prosjektcontroller Økonomikonsulent Administrativ leder Kritisk god samhandling!

Veien skritt for skritt…ny prosjektportal Delprosjekt 1 1. Behovsanalyse Hva er behovet / ambisjonsnivået - hva skal løsningen dekke/omfatte og ikke? Hva finnes i dag av systemer ved UiO som kan dekke behov, ref. system ved OD? 2. Mulighetsstudie Hva finnes av systemer innen og utenfor sektoren? Kartlegging dagens systemportefølje Hvordan sette sammen og presentere informasjon fra ulike fagappl. / systemer? Avsjekk mot veikart Kortsiktige tiltak som løpende forbedringsarbeid Sjekklister Kontrakts- maler Policy og risiko- avklaringer Delprosjekt 2 1. Prosjektstyringsprosessen Definisjon og avgrensning Økonomi er gått opp – hva er den faglige forskningsadministrative delen av dette bilde? Ref. sluttrapport arbeidsgruppe 4 samt kartlegging IHR 2. Organisering og ansvar Mulige modeller for organisering av administrativ støtte knyttet til prosessen med definerte roller og ansvar Hvor støtter systemene i prosessen og håndteres av hvilke roller? Gapanalyse og nødvendige avklaringer Manglende systemstøtte, samt eventuell manglende integrering mellom disse Manglende standardisering av roller, ansvar og oppgaver i prosjektstyringsprosessen Ambisjonsnivå og avgrensning for nødvendig applikasjonsutvikling på eksisterende systemer og nødvendig grensesnitt mot portalløsning -> Klar for portalanskaffelse Utarbeide kravspesifikasjon og gjennomføre anskaffelsesprosess Gapanalyse og nødvendige avklaringer Manglende systemstøtte, samt eventuell manglende integrering mellom disse Manglende standardisering av roller, ansvar og oppgaver i prosjektstyringsprosessen Ambisjonsnivå og avgrensning for nødvendig applikasjonsutvikling på eksisterende systemer og nødvendig grensesnitt mot portalløsning -> Klar for portalanskaffelse Utarbeide kravspesifikasjon og gjennomføre anskaffelsesprosess

Videreføring EFV-prosjektet Estimat overordnet tidsramme Prosjekt- økonomi- styring Kontrakter & sjekklister Policy & risiko BEHOVSANALYSE PROSJEKTPORTAL HØSTEN 2013 Kompetanse: Operativ forsknings- administrativ og økonomifaglig, prosjektorganisering, Behovsanalyse Behov og prioritering Organisering modeller Opp- læring MULIGHETER & MODELL 2014 Kompetanse: Personaladministrasjon, system- og utvikling, organisasjon og roller Mulighetsstudie Kravspek og anskaffelse Implementering & opplæring Organisering og opplæring IMPLEMENTENTERING & OPPLÆRING Kompetanse: Anskaffelser, systemimplementering, opplæring og formidling

Arbeidsgruppe 5 Formål: Gjennomføre en behovsanalyse for en prosjektportal med sikte på en avgrensning av oppdragets omfang Mandat: I perioden – gjennomføre en behovsanalyse av behovet og ambisjonsnivået for en prosjektportal med sikte på konkretisering av innholdet i en fremtidig prosjektportal. –Hva har vi i dagens systemer, hva mangler?

Arbeidsgruppe 5 Sammensetning: –Leder, Vebjørn Bakken –Sekretariat, Jan Thorsen –Økonomi, Camilla Kuhlman –Forskningsadministrasjon sentralt, Katinka Grønli –Forskningsadministrasjon fakultet, Ingse Noremsaune –Prosjektleder, Jan Inge Faleide? –Prosjektleder ?? –Prosjekteier, ?? –Prosjektcontroller, Svein Arnesen Klin.med? –UHN fra OD

Arbeidsgruppe 5 Kompetanse: –Arbeidsgruppen må dekke fakultets- og instituttnivå –Prosjektledelse –Økonomi, forskningsadministrasjon Leveranse: –Arbeidsgruppen skal levere en anbefaling til plangruppen innen for veien videre. –Anbefalingen skal inneholde en prioritert liste av må-krav og bør-krav Fase 2 – Mulighetsstudie –Viktig med deltakelse fra Personal i det videre løpet