Prosjektledelse Per Ø Halmrast Studieprogramansvarlig Økled Foreleser i emnet Prosjektledelse

Kp 1 Hva kjennetegner et prosjekt? Engangsoppgave Utenfor etablert organisasjon (rutine og kompetanse) Definert mål Besluttet ut fra spesifikk situasjon Egen midlertidig organisasjon Eget styringsobjekt Tidsavgrenset Avslutning planlagt på forhånd Kompleksitet og tverrfaglighet Kan ikke løses i ”linjen”

Typer prosjekter (4) Arbeidsform i bedriftsutviklingsprosesser Overlevelse avhengig av utvikling på disse fire (fem) områdene Produkter og tjenester (eksternt fokus) Produkter og tjenester markedet har behov for Nyttige informasjons- systemer Verdi-skapning (økonomi) Produksjons teknologi (internt fokus – ressurs) Administrative styrings-systemer (internt fokus – ressurs) Effektiv miljøvennlig teknologi Organisasjon (menneskelige ressurser) (internt fokus – ressurs) Kunnskaps-oppbyggede (FoU – ny viten) Bedre bruk av menneskelige ressurser, både for bedriften og individet

Faglige gjøremål i prosjektet Prosjektarbeid Deles inn i to hovedtyper arbeidsoppgaver Prosjekt- administrasjon Utførelse: Faglige gjøremål i prosjektet Resultat Innsats

Prosjektmodell Beskrivelse av hvordan ulike prosjekter skal gjennomføres (mal/prosjektmodell). Bør beskrive viktige steg i prosessen Faser Faglige og administrative oppgave knyttet til oppstart, gjennomføring av avslutning av de enkelte faser Milepæler, beslutningspunkter og beslutningsprosedyrer Krav til dokumentasjon og beslutningsgrunnlag

Idevurderings-rapport Prosjektmodell Behov/ ideer Planer/ status Mulighets- studie Mulighets- studie rap. Idevurderings-rapport Idevurdering Beslutte løsnings- utforming B Kontraktutkast Stopp vent Rev B Planer/ status Forespørsel tilbud Forpr. rapport Løsnings- utforming Forprosjekt Krav-spesifikasjon Prosjekt- beskrivelse B Beslutte realisering Stopp vent Rev Kontrakt B Omstillings- beskrivelse Realisering Kravspesifikk. Hovedprosjekt Planer/ status Vedl. dokument Stopp vent B Beslutte innføring B Drifts-dokument Statusrapport Bruker- dokumentasjon Sluttdok. Planer/ status Innføring Resultat i drift Sluttrapport Ajourført dokumentasjon Etteranalyse Etteranalyse- rapport

Kp 2 Prosjektadministrasjon Målformulering Beslutte og beskrive hva prosjektet skal resultere i. Planlegging Bryte ned målene i delmål og oppgaver. Samordne aktiviteter og ressurser slik at målene nås med minst mulig ressursbruk og risiko. Oppfølging Periodevis registrere (måle) hva som har skjedd i prosjektet og omgivelsene, sammenholde med plan og forutsetninger. Hvis nødvendig iverksette korrigerende tiltak Justere utførelsen Korrigere plan Eller justere mål

Utfordringer Beslutninger vedrørende: Hvor man ønsker å komme og hvordan man kommer dit. Målformulering Mål Korreksjoner Planlegging Oppfølging Registrert forløp Plan Utførelse Resultat Innsatsfaktorer Figur 2.2. Styringssløyfen

Prosjektleders ansvar Egenskaper og kvalitet (kvalitetsstyring) Resultatet/produktet skal ha visse egenskaper, i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tid/fremdrift (fremdriftsstyring) Delresultater skal foreligge innen visse tidspunkter. Ressurser (ressursstyring) Av ulike slag (personell, utstyr etc) trengs i forskjellige omfang til forskjellige tider. Økonomi (økonomistyring) Kapital holdes opp mot den nytten og de inntektene prosjektet forventes å skape. Andre faktorer Forhold til omgivelsene Arbeidsmiljø i prosjektgruppen Etc.

To typer usikkerhet Operasjonell usikkerhet: - Arbeidsomfang og ressurser Kontekstuell usikkerhet: - Omkringliggende faktorer som kan endre seg

Styringsfaktorer Karakteristikk formalisert styringsprosess Foregår periodevis (dag, uke, måned, år) Behandler kvantitativ informasjon (tid, penger, tidspunkt) Benytter formelle skjema og prosedyrer Kan ikke enkelt tilpasses skiftende situasjoner Samsvarer med venstre hjernehalvdel, logisk og rasjonell, sekvensiell Karakteristikk uformell styringsprosess Foregår kontinuerlig Er kvalitativ, forhold som ikke er direkte målbare og vanskelige å beskrive Fleksibel og tilpasningsdyktig Glidende overgang mellom styringsfaktorer Samsvarer med høyre hjernehalvdel, intuitiv, emosjonell, innovativ og helhetlig Levendegjør styringssløyfen, menneskelig

Styringsfaktorer Målbeslutning Planlegging Oppfølging Formalisert Uformalisert Målbeslutning Nedskrevne mål, ofte kvantitative. For eksempel avkastning = x% av investert kapital Oppfatning om ønsket resultat. Personlige ambisjoner Planlegging Formalisert planleggingssystem. For eksempel nettverkssystem Modeller/tanker i hode, løse skisser/Antydninger om fremgangsmåte Oppfølging Registrering av data vedrørende utførelsen, for eksempel timer, beløp, antall etc Vurderinger og meninger om oppnådd resultat, og om arbeidsprosessen.

Ledelse Se muligheter og ta beslutninger Skape kommunikasjon og samarbeid Motivere og skape entusiasme om et felles mål Beherske administrative metoder og styringsverktøy Ha fagkunnskap på det aktuelle området Prosjektorganisasjonen kjennetegnes av en flat struktur, lederen en blant likemenn.

Kp 3 Initiering Hvordan prosjekter blir til – prosess fra en ide oppstår til et vedtatt prosjekt foreligger. Ideskapning Idebehandling I det daglige 1 Ideskapning spontane ideer bevisst søkning forespørsler utenfra Idebehandling - analyse vurdering prioritering Forslag Prosjekt 4 Ide videreført i daglig virksomhet Gå i søplebøtta Lagres i idebank Etablere et prosjekt 3 2 Idebank

Initiering av prosjektideer Styringssløyfa Initiering av prosjektideer Målformulering Mål Korreksjoner Planlegging Oppfølging Registrert forløp Plan Resultat Utførelse Innsatsfaktorer Figur 2.2. Styringssløyfen

Ideskapning Muligheter: Spontan ide hos en person eller en gruppe i organisasjonen. Ved systematisk analyse av bedriftens situasjon – bedriftsutviklingsprosess (planlagt ideskapning) Ved forespørsel utenfra – potensiell kunde, oppdragsmulighet En forutsetning at bedriften har en kultur som fremmer kreativitet hos individer og grupper (kap. 9). Ikke automatisk reagere negativt på nye ideer Oppmuntre og støtte ideskaperen Søke etter positive ikke negative sider ved ideen Støtte fra kolleger og overordnede Apparat/system for å fange opp og registrere ideer (idebank)

Produktstrategi og -ledelse Baker & Hart Idekilder FoU Produksjon Teknisk Markedsføring salg Interne Kundeservice Innkjøp Eksterne Kunder Konkurrenter Forskere Universiteter Patenter Messer Konsulenter Media Internett Etc. Leverandører Distributører

Where do ideas come from?                                                                                                           

Idebehandling Skal gi svar på følgende spørsmål Er prosjektide x verdt å satse på? (kost/nytte analyse) Realismen/Risikoen? (Second opinion) 3. Skal prosjekt x prioriteres foran prosjekt y? (hvilke prosjekt har det beste kost/nytte forholdet)

Idebehandling Konsekvensanalyse av prosjektide Ressurser Markedsforhold Økonomisk regnestykke Kvantitativ analyse Kvalitativ analyse Arbeidsmiljø Profil Kompetanse Kriterier (strategi gir retning) Avveining Hva avgjør suksess i en avveiningsprosess? Hvilke krav og mål skal ideen veies mot? Kortsiktig økonomisk gevinst? Langsiktig effekter? Effekter vanskelig å være sikre på Derfor ikke bare objektiv vurdering, men plass til intuisjon/subjektive vurderinger Ide- vurderings rapport

Idebehandling Konsekvensanalyse av prosjektide – sjekkliste profilskjema Faktor Vurdering Kritisk faktor 1 2 3 4 5 Sannsynlighet teknisk suksess (*) Tilgang på kompetanse Potensielt marked X (x) (y) Noen faktorer viktigere enn andre – kritiske/vektes annerledes (ref 1 og 3)

Idevurderingsrapport Idebehandling Idevurderingsrapport Resultatet av idebehandlingen dokumenters i en rapport. Idevurderingsrapport Prosjekttittel: Beskrivelse av ide Sjekkliste – vurdering Helhetsvurdering/anbefaling (maks 1 side) Foreløpig gjennomføringsplan Angrepsmåte Hovedoppgaver (mål, delmål, ksf) Framdrift Ressursbehov og kostnader Dato: Sign: